Blog - Net at Work GmbH

Outlook-Aufgaben aus Exchange Öffentlichen Ordnern nach SharePoint übertragen

23.09.2010 · Erstellt von Molkentin, Michael
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SharePoint hat in Ihr Unternehmen Einzug gefunden und damit viele neue Möglichkeiten den Anforderungen des Arbeitsalltags entgegen zu treten? Unter anderem können Sie nun SharePoint-Aufgabenlisten nutzen und die Daten für z.B. Workflows nutzbar machen. Was nur, wenn bisher Aufgaben in einem öffentlichen Ordner im Exchange Server verwaltet wurden? Wie bekommt man Outlook-Aufgaben nun in den SharePoint Server übertragen? Wie kann man generell öffentliche Ordner Inhalte nach SharePoint exportieren?

Sicher gibt es hier kostenpflichtige Tools oder man könnte ein Import-Script entwickeln. Wir haben einen pragmatischeren Weg gewählt, da es sich nur um einen einmaligen Vorgang handelte. Den Ablauf der Übertragung von Aufgaben aus einem öffentlichen Ordner in eine SharePoint-Aufgabenliste möchten wir in diesem Beitrag aufzeigen. Prinzipiell sollten auf diesem Wege auch andere Exchange-Elemente nach SharePoint migriert werden können.

Vorbereitungen
Zum Auslesen der Aufgaben aus dem Aufgabenordner der öffentlichen Ordner installieren wir das Outlook-Add-On von Code Two „Outlook Export“ (http://www.codetwo.com/freeware/outlook-export/).

Auf Seiten des SharePoint Servers muss einen Aufgabenliste erstellt und (falls notwendig) die zusätzlichen Spalten angelegt worden sein. Außerdem muss eine weitere Textspalte Temp angelegt werden, in dem die Namen der in den Aufgaben zugewiesenen Personen eingetragen werden können. Diese Namen werden später den SharePoint Benutzern zugeordnet.

Die Übertragung der Daten erfolgt über einen Export in eine CSV Datei und Import in SharePoint. Die CSV Datei muss vor dem Import noch manipuliert werden.

Outlook-Aufgaben auslesen
Im Outlook wird auf die Aufgabenliste im öffentlichen Ordner navigiert und auf das Add-On im Ribbon (ab 2007 oder in der Symbolleiste) geklickt. Welche Listenspalten in welcher Reihenfolge ausgelesen werden sollen und unter welchem Namen die Spalten in der CSV-Datei gespeichert werden, kann im folgenden Dialog konfiguriert werden.

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Auch benutzerdefinierte Outlook-Spalten in der Aufgabenliste können mit diesem Add-On exportiert werden!

Manipulation der exportierten Daten
Die exportierten Daten können in dieser Form nicht direkt in den SharePoint Server eingetragen werden, da in den Spalten Priorität und Status Zahlenwerte statt Texte exportiert werden. Außerdem muss der Gleitkommawert aus „% abgeschlossen“ in ein Prozentwert umgewandelt werden.
Die exportierte CSV-Datei wird in ein Excel-Arbeitsblatt importiert. Dabei werden Datumsspalten als Datum konvertiert, Texte als Text und die restlichen Spalten auf Standard belassen. Gleitkommazahlen sollen mit Punkt statt Komma interpretiert werden.

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Nach dem Import werden die genannten Spalten mit Excel-Formeln umgerechnet.

Status: =WENN(C2=0;"Nicht begonnen";WENN(C2=1;"In Bearbeitung";WENN(C2=2;"Abgeschlossen";WENN(C2=3;"Wartet auf jemand anderen";WENN(C2=4;"Zurückgestellt";"Fehler")))))

Priorität: =WENN(D2=0;"(3) Niedrig";WENN(D2=1;"(2) Normal";WENN(D2=2;"(1) Hoch";"Fehler")))

„% abgeschlossen“: =TEXT(G2*100;"###0")&"%"

Nun müssen nur die relevanten Werte in ein Arbeitsblatt übertragen werden, die für den Import in den SharePoint Server notwendig sind (also die konvertierten und nicht die originalen).

Outlook-Aufgaben in SharePoint einlesen
Die Daten, die sich jetzt im zweiten Arbeitsblatt der Excel-Datei befinden, können einfach mit Access in einer SharePoint-Liste importiert werden.
Access wird gestartet und eine neue leere Datenbank erstellt. Über den Menüpunkt „Externe Daten“ - „SharePoint-Liste Importieren“ (nicht Exportieren) wird eine Verbindung zu der unter Punkt 2 vorbereiteten SharePoint Aufgabenliste erzeugt.

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Der nächste Schritt ist der Import der Excel-Datei in die Access Datenbank und damit in die SharePoint-Liste. Dies geschieht über den Menüpunkt „Externe Daten“ – „Excel Importieren“ mit der Option „Daten anfügen“.

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In dem sich daraufhin öffnenden Import-Assistenten muss nur noch das Tabellenblatt2 ausgewählt werden. Mit „Weiter, Weiter, Fertigstellen. Ja. Schließen.“ ist der Import erledigt.

SharePoint Spalte „Zugewiesen an“ füllen
Als letzter Schritt muss nun der Name in der Spalte Temp in eine Verknüpfung zu dem Benutzer in der Spalte „Zugewiesen an“ umgewandelt werden. Dabei hilft weder Excel noch Access. Wir mußten programmieren, um aus einem Benutzernamen im Textformat einen gültigen SharePoint Benutzer zu machen. Dies erledigt unser Tool DisplaynameToAssignTo.exe. Dieses Tool muss auf dem SharePoint Server unter administrativen Rechten ausgeführt werden.

Das Tool überprüft, ob es einen AD-User im AD finden kann, der dem Namen in der Temp-Spalte entspricht, trägt diesen User als Benutzer auf der SharePoint Website ein und speichert die dabei entstehende ID in die Spalte „Zugewiesen an“ ein.
Falls Sie so ein Tool nicht selbst programmieren wollen, sprechen Sie uns an.

Kategorien: SharePoint, Exchange

Windows Mobile Synchronisierungsproblem mit Thawte Zertifikaten

17.09.2010 · Erstellt von Broer, Tobias
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In unserem Support sind wir kürzlich auf ein Problem bei den von uns häufig verwendeten SSL-Zertifikaten von Thawte gestoßen. Neuere Zertifikate wurden als nicht vertrauenswürdig angezeigt. Seit dem 27. Juni 2010 signiert Thawte alle neu ausgestellten Zertifikate mit einer primären und sekundären Zwischenzertifizierungsstelle. Diese beiden Zertifikate der Zwischenzertifizierungsstellen müssen zwingend auf dem (Web)-Server in die lokalen Zwischenzertifizierungsstellen importiert werden, da sonst die Zertifikatskette bis zum ausgestellten Zertifikat nicht verifiziert werden kann.

Trotz dem Import beider Zertifikate hatten wir noch Fehler bei der Synchronisation von Windows Mobile Geräten mit Exchange. Dieses Problem betrifft das folgende Zertifikat:

Common Name - Thawte Primary Root CA
Expiry Date - 17th July 2036
Thumbprint - 91 c6 d6 ee 3e 8a c8 63 84 e5 48 c2 99 29 5c 75 6c 81 7b 81 

Ist dieses Zertifikat in den Vertrauenswürdigen Stammzertifizierungsstellen vorhanden, muss es deaktiviert werden, da es sonst unter anderem zu Synchronisierungsproblemen mit Windows Mobile Geräten kommen kann. Ist es nicht vorhanden, muss es importiert und anschließend deaktiviert werden. Die Ursache für diese Merkwürdigkeit ist eine Re-Organisation bei Thawte und VeriSign, so dass eine neue Zertifizierungsstruktur und Änderungen bei den Root-Zertifizierungsstellen entstanden sind. Eine detaillierter Artikel bei Problemen mit Thawte Zertifikaten ist bereits veröffentlicht und unter folgendem Link zu finden:

https://search.thawte.com/support/ssl-digital-certificates/index?page=content&id=SO15171

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit Exchange 2010 !

31.05.2010 · Erstellt von Ulbrich, Uwe
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Ja! Das ist die ganz knappe Zusammenfassung des in dieser Woche veröffentlichen Whitepapers der PRW Rechtsanwälte.

Zur Fragestellung Exchange 2010 nimmt der Autor sehr deutlich Stellung:

„Kann mit den Archivierungsmöglichkeiten von Microsoft Exchange Server 2010 eine rechtskonforme Archivierung sichergestellt werden. Die eindeutige Antwort ist: Ja.”

Bemerkenswert finde ich die Aussage: “… wenn der Originärhersteller (Microsoft mit Exchange Server 2010) selbst ein Archivierungstool anbietet, mit dem eine rechtlich einwandfreie Archivierung möglich ist, dann ist für eine unterlassene Archivierung kein argumentativer Platz mehr.”

Wir kennen die Diskussionen und vor allem offenen Fragestellungen zum Thema E-Mail-Archivierung aus einer Reihe von Kundenprojekten. Diese Projekte sind oft getrieben vom Thema Storage-Entlastung im Bereich Exchange. Bremsen sind oft die Unsicherheiten im rechtlichen Umfeld, wie z.B. das Thema “private E-Mail-Nutzung”. Selten waren unsere Kunden angetrieben von den  Anforderungen aus dem Bereich GDPdU oder anderer rechtlicher Vorschriften. Allen Interessenten empfehlen wir deshalb dieses Whitepaper.

Kategorien: Exchange, IT-Pro

Exchange 2007 auf Windows 2008 R2

04.05.2010 · Erstellt von Cink, Stefan
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4 Supportfälle in 1 Woche mit ein und der selben Ursache.
In vielen Foren wird beschrieben, wie man Exchange 2007 auf einem Windows 2008 R2 Server installiert.
Da man aber „nur“ die Kompatibilitätsprüfung abschalten muss und eine DLL Datei tauschen muss, lässt sich Exchange 2007 auch auf Windows 2008 R2 installieren. Die Installation scheint des Weiteren „sauber“ durchzulaufen, die eigentlichen Fehler oder das Fehlverhalten des Servers erkennt man aber erst später.

Diese Konstellation ist von Microsoft nicht supported!

So ist eine Deinstallation des Exchangeservers nicht mehr möglich, da die Mailboxfunktion
sich nicht deinstallieren lässt. Es hilft dann nur noch ASDIEdit um den Server „manuell“ zu löschen. Das ist vergleichbar, mit der manuellen Löschung eines Registrykeys, nur dass dieser Vorgang im ActiveDirectory durchgeführt wird und den kompletten Forrest betrifft. Weitere Probleme sind aufgetaucht in den Verbindungen zwischen Outlook und dem Exchange Server 2007 auf Windows 2008 R2 Basis. Das Exchange 2007 SP2 lässt sich ebenfalls nicht reibungslos installieren.
4 Supportfälle in 1 Woche mit der gleichen Lösung: Deinstallation von Exchange 2007 (inkl. ADSIEdit), Neuinstallation Windows 2008 und Neuinstallation Exchange 2007.
Nach einem durchschnittlichen Aufwand von 4,5h inklusiver der nötigen Patches, waren sämtliche Probleme  behoben.
Das erzeugt nicht nur unnötige Ausfallzeit sondern auch unnötige Kosten.
Daher unsere klare Ansage:
Exchange 2007 auf Windows 2008, oder aber Exchange 2010 auf Windows 2008 R2.

Workshop am 22. April 2010 in Paderborn: Hyper-V, Exchange 2010, OCS 2007 R2

13.04.2010 · Erstellt von Ulbrich, Uwe
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Themen:

  • Virtualisierung mit Hyper-V und Systemmanagemant
  • Exchange 2010
  • Office Communication Server 2007 R2

    Fragen Sie sich auch, wie Sie den heutigen Anforderungen nach Flexibilität, Performance, Sicherheit und Kosteneffizienz gerecht werden können? Unser Spezialist in Virtualisierungstechnologien zeigt Ihnen, wie Sie mit Hyper-V und Systemmanagement die Grundlagen für den dynamischen und effizienten Betrieb schaffen. Welche Kostenvorteile Ihnen der Einsatz von Exchange 2010 bringen kann, beantwortet Ihnen unser Exchange-Experte Frank Carius. Auch erfahren Sie von ihm, wie Sie Ihre Unternehmenskommunikation mit Office Communications Server 2007 R2 optimieren und günstig gestalten. Besuchen Sie unseren Workshop und erhalten Sie detaillierte Einblicke. Verschaffen Sie sich persönlich einen Eindruck, wie einfach es ist, individuelle und anspruchsvolle Lösungen mit uns zu realisieren. Wir freuen uns, Sie bei uns begrüßen zu dürfen.

    Melden Sie sich jetzt zu unserer Veranstaltung an. Bitte gehen Sie dazu auf folgendes Kontaktformular.

    Hier können Sie sich die ausführliche Agenda herunterladen. Download per Klick


    Die Veranstaltung kostet für unsere Kunden € 25,-- zzgl. 19% MwSt. pro Person. Für Mitarbeiter von IT-Dienstleistern/Systemhäusern erheben wir eine Teilnahmegebühr von € 199,-- zzgl. 19% MwSt. pro Person.

    • Vier-Augen-Prinzip oder Moderation mit Exchange 2010

    02.02.2010 · Erstellt von Ulbrich, Uwe
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    (Kurzfassung des Artikels von Frank Carius aus msxfaq.de)

    Exchange 2010 hat sehr viel neue Funktionen im Bereich Compliance, Verschlüsselung, Sicherung, Rights Management Services etc. mit gebracht. Eine für viele Firmen vielleicht interessante Funktion ist die Möglichkeit einer Freigabe durch eine andere Person. Es ist in Exchange möglich, Mails anhand bestimmter Kriterien einer zweiten Person zur Bestätigung vorzulegen. Die Exchange 2010 Hub/Transport-Rolle fängt die Mail bei der Übertragung ab und leitet sie an ein anderes Postfach um. Die darauf berechtigte Person kann die Mail anschauen und dann über die normalen Abstimmungsschaltflächen die Mail frei geben oder ablehnen.

    Wenn Sie nun sofort an die Überwachung von Mitarbeitern denken, dann ist die sicher ein Weg, aber neben der technischen Umsetzung ist also auch die betriebliche Organisation einer solchen Lösung zu beachten. Schließlich gilt es hier auch die gültigen Gesetze (Briefgeheimnis etc.) zu beachten.

    Der Absender hat keine einfache Möglichkeit, diese Ehrenrunde der Mail zu erkennen. Wenn jemand aber eine Mail versendet, die von Exchange zur Genehmigung erst jemandem anderen vorgelegt wird, dann wird er vielleicht bemerken, dass die Mail auch nach einigen Minuten noch nicht am Ziel angekommen ist. Über das Messagetracking kann der Anwender dann natürlich zumindest innerhalb von Exchange 2010 selbst ermitteln, dass die Mail das Unternehmen noch gar nicht verlassen hat und sich seinen Teil dazu denken.

    Aber es gibt Einsatzbereiche, die eine solche Funktion als sehr sinnvoll erscheinen lassen, z.B.:

    • Mails an Verteiler
      Interessant ist diese Funktion bei Mails, die an sehr große Verteiler (z.B. "Alle Mitarbeiter") gesendet werden. Damit ist ein effektiver Schutz gegen internen Spam möglich.
    • Automatischer Versand von Mails
      Rechnungsausgang oder Mahnungen, bei denen der Geschäftsführer noch mal "drüberschauen" kann.
    • Prüfung vor Verarbeitung
      Sehr viele Firmen nehmen auch per Mail entsprechende Steuerungsnachrichten an (Stichwort Edifact etc.). Mit dieser Lösung ist es sehr viel einfacher, alle Mails an so ein Verarbeitungssystem vorab noch einmal zu prüfen.
    • Test und Entwicklung
      Und natürlich sind die Entwickler daran interessiert. Kann man damit doch ganz einfach Mails auf dem Übertragungsweg abgreifen und dem Entwickler zur Ansicht vorlegen. So kann er Versenderoutinen oder auch die Verarbeitung eingehender Mails einfach prüfen.

    Natürlich ist und bleibt es auch ein Mittel, um sensible Nachrichten oder Postfächer einen besonderen Schutz zukommen zu lassen.

    Leider kenne ich noch keine Möglichkeit, dass Exchange eine Mail nach einer bestimmten Zeit selbst "frei" gibt, also dass nicht unbedingt ein Anwender die Freigabe erteilen muss, sondern dass die Freigabe auch nach Ablauf einer Zeit oder anderer Kriterien möglich ist. Es ist aber sicher nur eine Frage der Zeit, bis jemand so einen "Auto Approve"-Agenten entwickelt hat.

    Einrichten als Transportregel

    Das Abfangen und Umleiten der Mail erfolgt auf der Exchange 2010 Transportrolle über eine normale Transportregel.

    Bei Exchange 2010 gibt es eine Aktion "Weiterleiten der Mail zur Moderation". Im angegebenen Postfach landet dann eine Mail in der folgenden Form (Angezeigt mit Outlook 2007).

    Der Absender ist der "Microsoft Exchange Approval Assistant", welcher die originale Mail als Anlage an eine neue Mail in das Postfach abgelegt. Zudem wird eine Vorschau angezeigt. Sie können auch direkt oben die Abstimmungsschaltflächen erkennen, über welche die Mail zum Versand frei gegeben oder abgelehnt werden kann. Sie sehen auch, dass Exchange 2010 sich durchaus auf die Landessprache des Postfachs bezieht. Der Exchange 2010 Server dahinter ist nämlich englisch installiert worden.

    Wir die Mail bestätigt, dann sendet Exchange die Nachricht weiter, als wenn niemand etwas geändert hätte. Hier mit OWA 2007 gelesen:

    Der Empfänger kann nicht erkennen, dass die Mail überprüft wurde.

    Einrichten auf Verteilern

    Um Mailverteiler gegen unterwünschte Nachrichten zu schützen bedarf es aber keiner Transportregel. Zwar konnte schon früher an einem Verteiler gesteuert werden, wer dort etwas hin senden darf, aber mit Exchange 2010 kann an einem Verteiler nun auch ein Moderator hinterlegt werden. Dieser bekommt in der gleichen Weise die Mails zur Begutachtung und muss den Versand an den Verteiler entsprechend autorisieren.

    Damit kann man also nicht nur Mails in der Form "Licht am Auto mit Kennzeichen XY brennt" an die "Alle Mitarbeiter"-Gruppe verhindern. Jede Gruppe mit vielen Empfängern ist hier ein Kandidat für eine Moderation.

    Kategorien: Exchange, IT-Pro

    Exchange 2010 2-Server-DAG

    02.02.2010 · Erstellt von Ulbrich, Uwe
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    (Kurzfassung des Artikels von Frank Carius aus msxfaq.de)

    Die Exchange 2010 Database Availability Group (DAG) löst die Exchange 2007 Funktionen LCR, CCR und SCR komplett ab. Gerade für den Mittelstand ist die DAG aber bei einer ersten Betrachtung am ehesten mit dem Exchange Cluster zu vergleichen. Nun weiß ich selbst, dass gerade beim Thema "Cluster" bei vielen Firmen erst mal Vorbehalte bestehen, weil dazu zum einen Windows Enterprise Server erforderlich sind und der Betrieb eines Clusters auch für gewöhnlich die Komplexität steigert.

    Bei der neuen Exchange Database Availability Group ist das aber etwas anderes gelagert. Zugegeben, Sie benötigen mindestens zwei Windows Enterprise Server Lizenzen und zwei Server. Im Gegensatz zu Exchange 2007 können aber die zusätzlichen Rollen CAS und HT mit auf dem Cluster installiert werden und die Funktion des Clusters ist so stark vereinfacht, dass Sie eigentlich gar nichts mehr davon bemerken.

    Ich sehe ein großes Potential einer Exchange 2010 Cluster Lösung auch gerade im klassischen Mittelstand, zumindest wenn Sie über mehr als einen Server nachdenken und die Verfügbarkeit  nicht in Stunden oder gar Tagen gefordert wird.

    Achtung:
    Es gibt noch keine Bestätigung, dass diese Konfiguration "supported" ist.
    Zudem ist der Zugriff auf öffentliche Ordner damit nicht abgedeckt, da Outlook dazu auf den Mailboxserver zugreift.

    Wenn Sie allerdings die offiziellen Dokumentationen und Anleitungen studieren, dann finden Sie sich da nicht immer gleich wieder. Dort wird sehr gerne von großen Umgebungen mit zigtausend Postfächern, mehreren Exchange Postfachservern die sogar auf Redundanz bei Disks (RAID) und Backup verzichten und mehreren CAS-Servern als Array gesprochen. Aber es geht auch etwas "kleiner" und mit wenigen Einschränkungen.

    Fakt ist natürlich, dass Sie zwei Server benötigen, die sich aber bei geschickter Konfiguration die Last teilen und die Funktion des jeweils anderen Servers übernehmen können. Sie gewinnen die Skalierung und eine automatische Ausfallsicherheit. Nur wie kann so eine Konfiguration aussehen?

    Ich möchte ihnen auf dieser Seite zwei Konfigurationen aufzeigen, die eine interessante Option darstellen könnte. Der Kniff besteht darin, wie die Kombination aus den Rollen ClientAccess/HubTransport und Postfachrollen konfiguriert werden, damit die Clients einen "virtuellen CAS"-Server erreichen, obwohl man auf dem Cluster kein NLB einrichten kann und die wenigsten kleinen Firmen einen vorgeschalteten Loadbalancer haben.

    • DAG mit zusätzlicher Cluster-IP für CAS
      Eine Variante besteht darin, dem durch Exchange eingerichteten Cluster eine weitere IP-Adresse zugewiesen wird, welche auf einem Knoten aktiv ist und im Fehlerfall "umfällt".
    • Hyper-V Konfiguration
      Da für den Cluster sowieso "Windows Enterprise" erforderlich ist, können Sie auf einer Hardware auch bis zu vier Server virtuell betreiben. So lassen sich geclusterte Postfachserver und per NLB redundant konfigurierte CAS-Server logisch voneinander trennen.

    Mehr Details zu dieser Konfiguration lesen Sie auf meiner Webseite http://www.msxfaq.de/e2010/2serverdag.htm Versehen Sie dies aber nicht als Schritt-für-Schritt-Anleitung. Eine gewissenhafte Planung und Konfiguration ist hier unterlässlich, aber würde den Rahmen dieser kurzen Anleitung sprengen.

    Vergleich zu Exchange 2007

    Vergleichen Sie diese beiden Alternativen einmal mit einer Exchange 2007 Verfügbarkeitslösung wie SCR oder CCR. Im Vergleich zu CCR ist die DAG natürlich schnell als Gewinner ausgemacht, da nun beide Server aktiv Daten betreiben können und die Kombination mit der CAS-Rolle, die bei Exchange 2007 noch erforderlichen zusätzlichen Server bei der zweiten Variante überflüssig macht.

    Aber selbst den Vergleich zu SCR muss die DAG nicht scheuen. Auch SCR benötigt zwei Exchange Server Lizenzen und zwei Server. Zwar kann auch ein SCR-Server "überkreuz" die Datenbanken eines anderen Servers replizieren aber der Failover ist dabei nicht dynamisch. Hier muss ein Administrator immer aktiv werden, selbst wenn er "geplant" einen Server für Updates nur kurz offline nehmen möchte. Dafür ist der Aufpreis einer Windows Enterprise Lizenz sicher zu verkraften.

    Für mich stellt sich beim Kunden eigentlich nur noch die Frage, ob der Kunde mit den Einschränkungen eines noch günstigeren "Single Servers" arbeiten möchte. Ich gehe aber davon aus, dass aufgrund der Bedeutung eines Mailsystems die Exchange 2010 DAG schon fast zum Massenprodukt werden kann.

    Kategorien: Exchange, IT-Pro
     

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