SharePoint hat in Ihr Unternehmen Einzug gefunden und damit viele neue Möglichkeiten den Anforderungen des Arbeitsalltags entgegen zu treten? Unter anderem können Sie nun SharePoint-Aufgabenlisten nutzen und die Daten für z.B. Workflows nutzbar machen. Was nur, wenn bisher Aufgaben in einem öffentlichen Ordner im Exchange Server verwaltet wurden? Wie bekommt man Outlook-Aufgaben nun in den SharePoint Server übertragen? Wie kann man generell öffentliche Ordner Inhalte nach SharePoint exportieren?

Sicher gibt es hier kostenpflichtige Tools oder man könnte ein Import-Script entwickeln. Wir haben einen pragmatischeren Weg gewählt, da es sich nur um einen einmaligen Vorgang handelte. Den Ablauf der Übertragung von Aufgaben aus einem öffentlichen Ordner in eine SharePoint-Aufgabenliste möchten wir in diesem Beitrag aufzeigen. Prinzipiell sollten auf diesem Wege auch andere Exchange-Elemente nach SharePoint migriert werden können.

Vorbereitungen
Zum Auslesen der Aufgaben aus dem Aufgabenordner der öffentlichen Ordner installieren wir das Outlook-Add-On von Code Two „Outlook Export“ (http://www.codetwo.com/freeware/outlook-export/).

Auf Seiten des SharePoint Servers muss einen Aufgabenliste erstellt und (falls notwendig) die zusätzlichen Spalten angelegt worden sein. Außerdem muss eine weitere Textspalte Temp angelegt werden, in dem die Namen der in den Aufgaben zugewiesenen Personen eingetragen werden können. Diese Namen werden später den SharePoint Benutzern zugeordnet.

Die Übertragung der Daten erfolgt über einen Export in eine CSV Datei und Import in SharePoint. Die CSV Datei muss vor dem Import noch manipuliert werden.

Outlook-Aufgaben auslesen
Im Outlook wird auf die Aufgabenliste im öffentlichen Ordner navigiert und auf das Add-On im Ribbon (ab 2007 oder in der Symbolleiste) geklickt. Welche Listenspalten in welcher Reihenfolge ausgelesen werden sollen und unter welchem Namen die Spalten in der CSV-Datei gespeichert werden, kann im folgenden Dialog konfiguriert werden.

Auch benutzerdefinierte Outlook-Spalten in der Aufgabenliste können mit diesem Add-On exportiert werden!

Manipulation der exportierten Daten
Die exportierten Daten können in dieser Form nicht direkt in den SharePoint Server eingetragen werden, da in den Spalten Priorität und Status Zahlenwerte statt Texte exportiert werden. Außerdem muss der Gleitkommawert aus „% abgeschlossen“ in ein Prozentwert umgewandelt werden.
Die exportierte CSV-Datei wird in ein Excel-Arbeitsblatt importiert. Dabei werden Datumsspalten als Datum konvertiert, Texte als Text und die restlichen Spalten auf Standard belassen. Gleitkommazahlen sollen mit Punkt statt Komma interpretiert werden.

Nach dem Import werden die genannten Spalten mit Excel-Formeln umgerechnet.

Status: =WENN(C2=0;"Nicht begonnen";WENN(C2=1;"In Bearbeitung";WENN(C2=2;"Abgeschlossen";WENN(C2=3;"Wartet auf jemand anderen";WENN(C2=4;"Zurückgestellt";"Fehler")))))

Priorität: =WENN(D2=0;"(3) Niedrig";WENN(D2=1;"(2) Normal";WENN(D2=2;"(1) Hoch";"Fehler")))

„% abgeschlossen“: =TEXT(G2*100;"###0")&"%"

Nun müssen nur die relevanten Werte in ein Arbeitsblatt übertragen werden, die für den Import in den SharePoint Server notwendig sind (also die konvertierten und nicht die originalen).

Outlook-Aufgaben in SharePoint einlesen
Die Daten, die sich jetzt im zweiten Arbeitsblatt der Excel-Datei befinden, können einfach mit Access in einer SharePoint-Liste importiert werden.
Access wird gestartet und eine neue leere Datenbank erstellt. Über den Menüpunkt „Externe Daten“ - „SharePoint-Liste Importieren“ (nicht Exportieren) wird eine Verbindung zu der unter Punkt 2 vorbereiteten SharePoint Aufgabenliste erzeugt.

Der nächste Schritt ist der Import der Excel-Datei in die Access Datenbank und damit in die SharePoint-Liste. Dies geschieht über den Menüpunkt „Externe Daten“ – „Excel Importieren“ mit der Option „Daten anfügen“.

In dem sich daraufhin öffnenden Import-Assistenten muss nur noch das Tabellenblatt2 ausgewählt werden. Mit „Weiter, Weiter, Fertigstellen. Ja. Schließen.“ ist der Import erledigt.

SharePoint Spalte „Zugewiesen an“ füllen
Als letzter Schritt muss nun der Name in der Spalte Temp in eine Verknüpfung zu dem Benutzer in der Spalte „Zugewiesen an“ umgewandelt werden. Dabei hilft weder Excel noch Access. Wir mußten programmieren, um aus einem Benutzernamen im Textformat einen gültigen SharePoint Benutzer zu machen. Dies erledigt unser Tool DisplaynameToAssignTo.exe. Dieses Tool muss auf dem SharePoint Server unter administrativen Rechten ausgeführt werden.

Das Tool überprüft, ob es einen AD-User im AD finden kann, der dem Namen in der Temp-Spalte entspricht, trägt diesen User als Benutzer auf der SharePoint Website ein und speichert die dabei entstehende ID in die Spalte „Zugewiesen an“ ein.
Falls Sie so ein Tool nicht selbst programmieren wollen, sprechen Sie uns an.