Mit flexiblen Arbeitsplätzen auf neue Bedürfnisse der Anwender eingehen

Mit Office 365 zum Arbeitsplatz der Zukunft
Immer mehr Mitarbeiter fordern an Ihrem Arbeitsplatz die Tools, die sie im privaten Umfeld gewohnt sind. Um auch solche Gruppen zu bedienen, suchte der SPIEGEL-Verlag für seinen „Arbeitsplatz der Zukunft“ nach einer Lösung für Kommunikation, Zusammenarbeit und Mobility, die auch das mobile Arbeiten unterstützt. Diese sollte die eingesetzte Lotus Notes-Lösung ersetzen.

Mit Office 365 erhält der Verlag einen leistungsstarken Arbeitsplatz mit Social-Collaboration-Tools, den es flexibel aufbauen und an die Bedürfnisse verschiedener Mitarbeitergruppen anpassen kann. Gleichzeitig erfüllt Office 365 hohe Standards bei Datenschutz und Datensicherheit. Die Mitarbeiter erhalten einen modernen Arbeitsplatz, auf den sie auch von unterwegs aus mit Laptop oder Tablet zugreifen können. Mit Office 365 kann die IT zudem das eigenorganisierte Arbeiten fördern und gegebenenfalls Bring your own Device im Unternehmen anbieten.

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Spiegel Verlag Rudolf Augstein GmbH & Co. KG

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Mitarbeiter mit vernetzten Arbeitsplätzen

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Verschiedene Arbeitskulturen mit einer Lösung bedienen

In dieser Situation suchte der Verlag eine zukunftsfähige Lösung für Kommunikation und Zusammenarbeit, um die eingesetzte IBM-Notes-Lösung abzulösen. Zur Wahl standen Microsoft Office 365 und die Lösung eines weiteren führenden Cloud-Anbieters. Das IT-Team setzte daher zwei Pilotprojekte parallel auf. „Beide Lösungen zeigten sich hoch verfügbar und wurden von den verschiedenen Nutzergruppen ähnlich gut akzeptiert“, berichtet Doub. Darüber hinaus prüfte der Verlag beide Lösungen aus juristischer und datenschutzrechtlicher Sicht. „Das ist wichtig für uns, da wir mit unserem Kernverständnis von kritischem und investigativem Journalismus beim „SPIEGEL“ hier stets eine kritische Haltung haben“, erläutert Doub. „Es zeigte sich, dass bei Microsoft der Datenschutz deutlich weiter gereift ist und damit rechtlich eine wesentlich stabilere Situation vorliegt.“ Dies war schließlich eines der entscheidenden Kriterien für Office 365.

Unsere Kunden schätzen die umfassende Kompetenz unserer Teams

„Als Unternehmen will ich den Arbeitsplatz flexibel gestalten können – und das zu einem attraktiven Preis. Das ist Microsoft gelungen.“

Jesper Doub,
Verlagsleiter SPIEGEL-Verlag

Mehr Flexibilität – zu einem attraktiven Preis

Eine wichtige Rolle spielte auch die Flexibilität von Office 365. Mitarbeiter des Verlags und der Redaktion können beispielsweise zum Datentausch sowohl einen Zugang über OneDrive for Business als auch über Projekt-Sites in SharePoint Online erhalten oder sie werden in Teile der Infrastruktur eingebunden. „Das ist fließend und ein Grund, warum wir uns für Office 365 entschieden haben“, so Doub. Der SPIEGEL-Verlag wählte Office 365 E4, das Microsoft Office 365 Pro Plus enthält, die Office-Desktop-Version. Zusätzlich wurde die Enterprise Mobility Suite mit Active Directory Premium geordert, das unter anderem Single-sign-on ermöglicht.

Schnell starten

Ohne die Abhängigkeiten von spezifischer Hardware oder Netzinfrastruktur kann die Projektplattform sehr viel schneller aufgesetzt und genutzt werden. Da die Plattform von einem unabhängigen Dritten bereitgestellt wird, sind die Abstimmungsaufwände in Bezug auf Benutzerrechte und Rollenmodelle, Sicherheit und Zugangskontrolle sehr viel einfacher, als wenn die hausinternen IT-Plattformen der diversen Projektpartner miteinander gekoppelt werden müssten.

Flexibel ändern

Beim Set-up-Aufwand und der Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen in der Anzahl und Art der User, beim Datenvolumen oder den Abläufen sind Cloudlösungen wie SharePoint Online unschlagbar. Das attraktive und flexible Lizenzmodell ergänzt diesen Vorteil noch. Zudem bietet SharePoint Online bzw. Office 365 bereits mit Bordmitteln viele interessante Funktionen für Projektdokumentation und Management wie beispielsweise Team-Sites für Unterprojekte, Kalenderfunktionen usw.

Einfach arbeiten

Die Oberfläche ist den meisten Nutzern bekannt und erlaubt intuitive Darstellungen wie den Projektzeitstrahl. Damit sind auch keine aufwendigen Schulungen oder Einweisungen der Projektmitarbeiter notwendig, was nicht nur aus Aufwandsgesichtsgründen nachteilig wäre, sondern auch ein gutes Stück an Schnelligkeit kosten würde.

Die Modernisierung startet

Für die Einführung von Office 365 setzt der Verlag auf den Microsoft-Partner Net at Work. „Wir haben zunächst einen Pilot gefahren, um einen Proof of Concept zu verifizieren“, berichtet Bernd Hüffer, Leiter Systemintegration Net at Work. Dann wurden einige Mitarbeiter aus der IT sowie die ersten 25 bis 50 Mitarbeiter migriert. „Dabei testen wir Performance und Verfügbarkeit und sammeln Erfahrungen für die Prozesse von Help Desk und Provisioning“, so Hüffer. In dieser Phase wurden auch die Nutzerschulungen ausgearbeitet. „Wir haben früh für den neuen Arbeitsplatz geworben und zeigen im Intranet beispielsweise in Video-Clips, wie man sich den Arbeitsalltag erleichtern kann“, erzählt Doub. Begleitend werden in 20-minütigen Veranstaltungen die neuen Tools z.B. im Social-Media-Bereich vorgestellt. Damit sind die Vorbereitungen getroffen, um bis Dezember 2015 das Gros der Mitarbeiter nach Exchange Online zu migrieren und IBM Notes abzulösen. „Dank der Übersicht von Net at Work haben wir viele möglichen Hindernisse schon im Vorfeld beseitigt“, erzählt Doub. „Diese professionelle Vorarbeit zahlt sich nun aus.“ Parallel führt der Verlag Skype for Business ein, das nach und nach IBM Sametime ersetzen wird.

Der Spiegel Verlag hat mit Net at Work diese Produkte in seinen Workflow integriert:

  • Microsoft Office 365 E4
  • Microsoft Exchange Online
  • Microsoft Skype for Business
  • Microsoft EMS
  • Microsoft Azure
Spiegel

Social-Collaboration-Balance für den Arbeitsplatz

Für den nächsten Schritt evaluiert das IT-Team gerade SharePoint Online und testet in einem Piloten, wie beispielsweise Templates für Team-Räume aussehen können. Ziel ist, das eigenorganisierte Arbeiten voranzubringen. „Die Mitarbeiter sollen sich selbst in Office 365 zusammenfinden und nicht in der IT anrufen, um eine Team-Site anzufragen“, sagt Doub und kündigt an: „Sobald Support und Mitarbeiter bereit sind und die notwendigen Gespräche mit den Gremien geführt sind, wollen wir SharePoint Online einführen.“ Gleichzeitig testet die IT Yammer und ist begeistert. „Yammer ist eine spannende Plattform, um Diskussionen voranzutreiben, welche die Nutzer aus sich heraus starten können“, erzählt Doub.

„Wir können unseren Mitarbeitern Lösungen bieten, die lange Zeit gewünscht waren und auf die wir keine technische Antwort hatten. Office 365 wird die Art und Weise deutlich umkrempeln, wie wir IT für den Arbeitsplatz bereitstellen.“

Jesper Doub, Verlagsleiter SPIEGEL-Verlag

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