Automatische Abwesenheitsnotizen in Outlook einrichten – mit Power Automate

Im modernen Arbeitsumfeld spielt Effizienz eine zentrale Rolle. Mitarbeitende wünschen sich einfache und automatisierte Lösungen, die ihnen administrative Aufgaben abnehmen und mehr Raum für wichtige Tätigkeiten lassen. Ein solcher Prozess ist die Verwaltung von Abwesenheitsnotizen im Outlook. Stellen Sie sich vor, Ihr geplanter nächster Urlaub ist genehmigt, und Ihre Abwesenheitsnotiz wird automatisch in Outlook aktiviert – ganz ohne manuelles Eingreifen. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt einen Power Automate Flow erstellen, der automatisch Abwesenheitsnotizen aktiviert, sobald eine Abwesenheit im Kalender eingetragen wird.

Abwesenheitsnotizen automatisieren mit Power Automate

Power Automate kann genutzt werden, um Workflows zu erstellen, die verschiedene Systeme miteinander verbinden. In diesem Fall kann der Workflow so eingerichtet werden, dass er automatisch Abwesenheitsnotizen aktiviert, wenn ein Kalendereintrag durch eine HR-Software wie zum Beispiel Personio erstellt wird. Das kann beispielsweise „Urlaub“, „Überstunden“ oder „Abwesend“ sein. Die Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko, dass Abwesenheiten versehentlich nicht kommuniziert werden.

Warum ist das wichtig?

Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird der Verwaltungsaufwand für Mitarbeitende minimiert und die Kommunikation im Unternehmen verbessert. Wenn jemand eine Abwesenheit beantragt und diese in Personio genehmigt wird, sorgt der Flow dafür, dass in dem entsprechenden Zeitraum durch Outlook automatische Abwesenheitsnachrichten gesendet werden und die Abwesenheit auch in Microsoft Teams korrekt angezeigt wird. So wissen Kollegen sofort, dass jemand nicht verfügbar ist und können entsprechend planen.

Vorteile gut geplanter, automatischer Antworten

Eine gut formulierte automatische Antwort informiert Kollegen, Kunden und Partner sofort über die Abwesenheit und gibt klare Hinweise, wann mit einer Antwort gerechnet werden kann oder wer in der Zwischenzeit als Ansprechpartner dient. Dies reduziert Unsicherheiten und Missverständnisse.

Sobald eine automatische Antwort in Outlook aktiviert wird, synchronisiert sich der Status mit Microsoft Teams. Diese nahtlose Integration stellt sicher, dass alle relevanten Informationen über die Verfügbarkeit eines Mitarbeitenden konsistent und an verschiedenen Stellen im Unternehmen sichtbar sind.

Abwesenheit automatisch aktivieren und planen

In Outlook können automatische Antworten so eingerichtet werden, dass sie zu bestimmten Zeiten aktiviert und deaktiviert werden. Außerdem können unterschiedliche Nachrichten für interne und externe Kontakte erstellt werden, um die Kommunikation besser auf verschiedene Zielgruppen zuzuschneiden.

Automatische Antworten in Outlook haben aber einen Haken, sie müssen manuell eingerichtet und aktiviert werden. Das wird gerne vergessen.

Die Ausgangssituation: Power Automate und Personio

In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die HR-Plattform Personio für Abwesenheitsanträge eingerichtet ist und automatisch Termine im persönlichen Outlook-Kalender erstellt.

Die von Personio erstellten Termine haben feste Eigenschaften: