Das Aus für SharePoint 2010 Online Workflows: Tipps zur Migration
Anfang Juli veröffentlichte Microsoft, dass ab dem 01.08.2020 in neuen Tenants keine SharePoint 2010 Workflows mehr erstellt werden können. Viel wichtiger ist aber, dass ab dem 01.11.2020 auch bereits implementierte SharePoint 2010 Workflows in SharePoint Online nicht mehr verwendet werden können. Für SharePoint 2013 Workflows bahnt sich derselbe Weg an. Prüfen Sie daher rechtzeitig Ihre Optionen für die Migration.
Vor wenigen Wochen kündigte Microsoft an, dass Geschäftsanwender zukünftig auf moderne Workflow-Lösungen zurückgreifen sollten, um einfach und flexibel Workflows designen zu können. Für klassische Workflows, die bereits mit dem SharePoint Designer 2010 oder dem SharePoint Designer 2013 auf Basis der SharePoint Workflow Engine 2010 und unterstützend durch den InfoPath Designer 2013 erstellt wurden, wird eine manuelle Migration in die Power Automate Umgebung empfohlen. Nachfolgend erfahren Sie Tipps zur Vorgehensweise bei der Workflow Migration.
SharePoint 2010 oder 2013 Workflows finden und Kompatibilität prüfen
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob und wie viele alte SharePoint-Workflows (kurz: SP-Workflows) in Ihrer Organisation verwendet werden, bietet Microsoft mit dem Tool „SharePoint-Modernisierungs-Scanner“ eine einfache Möglichkeit an, Ihre SharePoint-Umgebung auf die Verwendung von Legacy Workflows zu überprüfen. Dieser weist auf die Verteilung von Legacy Workflows in SharePoint 2010 und SharePoint 2013 sowie die Verteilung der integrierten und benutzerdefinierten Workflow-Verwendung hin. Zusätzlich werden Ihnen die Workflows für Websites und Listen angezeigt. Besonders vorteilhaft ist das Tool auch deshalb, weil es Ihnen direkt im Report mitteilt, in welchem Funktionsumfang die erkannten Workflows in Power Automate übernommen werden können. Außerdem wird der Report die Anzahl und die Liste der Aktionen ausgeben, die nicht mit Power Automate kompatibel sind. Dieses Tool kann ebenfalls eingesetzt werden, um zu überprüfen, ob InfoPath auf Ihrer Umgebung verwendet wurde.
SharePoint 2010 Workflows: Migration zu Power Automate oder WEBCON BPS
Wenn die Ankündigung von Microsoft auch Ihre Arbeitsumgebung betrifft, stellt sich berechtigterweise die Frage, wie eine Migration oder Neugestaltung der bestehenden Workflowprozesse durchgeführt werden kann. Besonders, weil kein gesondertes Tool existiert, um Ihnen den Umstieg zu erleichtern. Bei einer Migration müssen zudem etwaige Strukturunterschiede berücksichtigt werden:
- Unterschiedliche Maximal-Laufzeiten der Workflows
- Fehlende Identitätswechsel-Funktionalität in Power Automate
- Lizenzunterschiede für die Verwendung von HTTP-Connectoren als Aktion
- Erstellung von wiederverwendbaren Workflows und Siteworkflows in Power Automate nicht gegeben
Die Net at Work GmbH unterstützt bei der professionellen Migration Ihrer SharePoint 2010 Workflows. Dabei werden althergebrachte Workflows optimiert, auf die strukturellen Unterschiede der beiden Engines hingewiesen und gemeinsam mit Ihnen Workarounds erarbeitet.
Case Study Adama
Das Pflanzenschutzunternehmen ADAMA Deutschland GmbH stand vor der Herausforderung, die Prozesse zum grenz- und unternehmensübergreifenden Management von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen zu standardisieren und – wo möglich – zu automatisieren. ADAMA rekrutiert Mitarbeiter europaweit. Die internationale Verzahnung stellt die Personalabteilung vor erhebliche administrative Herausforderungen und erhöht den Aufwand für die HR-Mitarbeiter enorm. Einheitliche Systeme und Standardisierung bilden die Basis, um mit Automatisierung und Self-Service-Funktionen das HR-Team von Routineaufgaben zu entlasten.
Power Automate als Alternative
Mit der Cloud Engine Power Automate hat Microsoft eine empfehlenswerte Alternativlösung für den SharePoint Designer entwickelt. Als Geschäftsanwender fragen Sie sich womöglich auch, inwiefern Sie von einem Umstieg auf die neuere Workflow Engine profitieren können. Power Automate sticht vor allem mit seiner Simplizität heraus. Einfache Anwendungen können auch von Mitarbeitern ohne technischen Hintergrund entworfen werden. Mehrere Vorlagen helfen dabei, Geschäftslösungen individuell anzupassen, um Ihren Arbeitsalltag zu automatisieren. Bei Rückfragen stehen eine Vielzahl an Tutorials und Informationsblättern zur Verfügung. Workflows, bei denen bestimmte Trigger verwendet werden sollen (z. B. benutzerdefinierter Versand von E-Mails bei Anlage neuer SharePoint Listenelemente oder Starten von Genehmigungsprozessen bei Neuanlage von Dateien) können besonders gut umgesetzt werden. Net at Work nutzt die Simplizität der Cloud Engine als Basis und führt eine Migration bzw. Neuentwicklung durch.
Prozessorientierung oder Automatisierung
Für jeden Einzelfall wird von uns geprüft, ob eine Migration zu Power Automate oder zur Business Application Plattform WEBCON BPS empfehlenswert ist. Mit den Vorzügen von Power Automate gehen auch Beschränkungen einher, die in Ihrem Anwendungsfall womöglich nicht annehmbar sind. Ein kurzer Blick auf den direkten Vergleich zwischen den Besonderheiten in Power Automate Workflows und der Alternative WEBCON kann zur Entscheidungsfindung beitragen.
Besonderheiten und Features Power Automate
Besonderheiten und Features WEBCON BPS
Quelle: WEBCON
Hiernach eignet sich Power Automate insbesondere für zu automatisierende, simple und sequenzielle Workflows mit einer maximalen Laufzeit von 30 Tagen. Fallen die Szenarien komplexer und vielschichtiger aus (z. B. bei mehrstufigen Freigabeworkflows) kann WEBCON eine passende Alternative sein.
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