Effiziente Dokumentenlenkung mit SharePoint & Power Automate
In vielen Unternehmen wächst der Druck, Dokumente nicht nur sicher und zentral abzulegen, sondern auch nachvollziehbar zu steuern, mit den richtigen Personen zu teilen und effizient freizugeben. Manuelle Prozesse kosten dabei nicht nur wertvolle Zeit, sondern bergen auch das Risiko von Fehlern, Medienbrüchen und unklaren Zuständigkeiten. Unsere Lösung für die Dokumentenlenkung mit SharePoint schafft hier gezielt Abhilfe: Sie vereinfacht die tägliche Arbeit, erhöht die Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit – dank klar definierter Zugriffsrechte, intuitiver Benutzeroberflächen und vollständig automatisierter Workflows. Das Ergebnis: Weniger Aufwand bei mehr Kontrolle über sensible Informationen und interne Abläufe. Welche konkreten Vorteile unsere Lösung bietet und wie sie sich in der Praxis umsetzen lässt, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag.
Strukturierte Dokumentenbibliotheken mit rollenbasierten Berechtigungen
Ein zentraler Bestandteil unserer Lösung ist die Verwendung von individuellen SharePoint Dokumentenbibliotheken, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Innerhalb dieser Bibliotheken lassen sich granulare Zugriffsrechte für unterschiedliche Nutzergruppen definieren – sei es für Fachabteilungen, Projektteams oder externe Partner. So stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen nur von autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können. Gleichzeitig bleibt die Struktur übersichtlich und nachvollziehbar, auch bei einer großen Anzahl von Dokumenten.
Erfassung von Dokumentinformationen mit Power Apps in SharePoint
Neben der Ablage von Dokumenten spielen auch die Erfassung und Anzeige zusätzlicher Informationen eine zentrale Rolle. Durch die Integration von Power Apps wird die standardmäßige SharePoint-Oberfläche durch eine individuell konfigurierbare Eingabemaske ersetzt, die mehr Möglichkeiten bietet. So können z. B. Metadaten, Bearbeitungsvermerke oder Verantwortlichkeiten direkt am Dokument angezeigt und gepflegt werden – ohne die Dokumentenbibliothek zu verlassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch mehr Kontext für alle Beteiligten.
Automatisierte Genehmigungen und Protokolle mit Power Automate
Der manuelle Versand von Dokumenten zur Genehmigung gehört der Vergangenheit an. Mit Power Automate können Sie vollständig automatisierte Workflows für Automatisierungen einrichten und konfigurieren – etwa, um beim Upload oder bei Änderungen automatisch eine einfache, mehrstufige oder sequenzielle Freigabe anzustoßen.
Es ist außerdem möglich, den Flow direkt am Dokument auszulösen. Dieser wird dann erst nach dem Einpflegen aller Daten gestartet, was maximale Kontrolle gewährleistet.
Die zuständigen Personen werden per E-Mail, Teams-Benachrichtigung oder über die Genehmigungen-App in Microsoft Teams informiert, der Prozess läuft standardisiert und dokumentiert ab.
Auch Statusaktualisierungen oder automatische Protokollierungen in Form von Logs lassen sich integrieren – ein klarer Vorteil in puncto Compliance und Nachvollziehbarkeit. Um zu vermeiden, dass offene Freigaben untergehen, gibt es zudem die Möglichkeit, den zuständigen Freigebenden Erinnerungen zu senden. Auf diese Weise bleibt keine Freigabe unbearbeitet, sondern wird kontinuierlich im Prozess weiterbearbeitet.
Power Platform Readiness Check: Sind Sie bereit für die digitale Transformation mit der Microsoft Power Platform?
Mit unserem Power Platform Readiness Check erhalten Sie in wenigen Minuten eine fundierte Einschätzung, wie gut Ihr Unternehmen für den Einsatz der Microsoft Power Platform aufgestellt ist – und vor allem: wo konkrete Chancen liegen, Ihre Digitalisierung schneller, einfacher und effizienter voranzutreiben.
Warum der Power Platform Readiness Check genau jetzt Sinn macht?
- Schnelle Standortbestimmung – Wo steht Ihr Unternehmen heute in Sachen Digitalisierung, Tools und Know-how?
- Klare Handlungsempfehlungen – Wir zeigen Ihnen, wo Sie sofort loslegen können – z. B. mit automatisierten Genehmigungen, Self-Service-Apps oder einfachen Workflows
- Schnelle Erfolge anstatt lange Konzepte – Wir identifizieren Ihre ersten Quick Wins, die mit wenig Aufwand sichtbare Wirkung entfalten.
Was sie konkret bekommen:
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Ob Sie gerade erst mit Microsoft 365 starten oder bereits erste Tools nutzen: Der Power Platform Readiness Check zeigt Ihnen, wie Sie den nächsten Schritt machen können – gezielt, pragmatisch und mit echtem Mehrwert.
Azure Logic Apps als smarte Alternative zu Power Automate
Für Unternehmen, die bereits in der Microsoft-Azure-Welt unterwegs sind oder es künftig sein möchten, lässt sich nahezu derselbe Genehmigungsprozess alternativ auch mit Azure Logic Apps umsetzen. Besonders im Cloud-Umfeld bieten sie klare Vorteile: Logic Apps sind tief in Azure-Dienste integrierbar, flexibel skalierbar und ermöglichen eine umfassende Kontrolle über Deployment und Versionierung. Es gibt jedoch auch Einschränkungen: So ist es beispielsweise nicht möglich, Genehmigungen über die integrierte Genehmigungsaktion wie in Power Automate zu versenden.
Im Gegensatz zu Power Automate erfolgt die Abrechnung rein verbrauchsabhängig – im sogenannten Consumption Plan (deutsch: Verbraucherplan) sind beispielsweise die ersten 4.000 Aktionen pro Monat kostenlos, danach fallen nur geringe Kosten pro Aktion für eine Ausführung an (aktuell 0,000022 €). Bei 10.000 Ausführungen pro Tag mit jeweils 20 Aktionen ergibt sich somit ein Preis von ca. 5 €, wodurch es sich besonders für größere, komplexe oder kostenbewusste Automatisierungsszenarien eignet.
Integrierte Dokumentenlenkung mit SharePoint – flexibel skalierbar
Das Zusammenspiel von SharePoint, Power Apps und Power Automate bildet eine durchgängige Lösung für moderne Dokumentenlenkung – und das ganz ohne zusätzliche Software. Die gesamte Dokumentenverwaltung läuft in Ihrer Microsoft 365-Umgebung ab und kann flexibel an neue Anforderungen angepasst werden.
Ob für kleine Teams oder komplexe Organisationsstrukturen: Die Lösung ist skalierbar, zukunftssicher und vollständig in bestehende Prozesse integrier- und erweiterbar.
Fazit: Effizientes Dokumentenmanagement, das mitdenkt
Mit unserer Lösung für die Dokumentenlenkung mit SharePoint schaffen Sie eine moderne, sichere und effiziente Grundlage für Ihre interne Dokumentenverwaltung. Automatisierte Workflows, klare Verantwortlichkeiten und vollständige Transparenz sorgen für mehr Effizienz und eine bessere Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
Kostenfreier Beratungstermin zur Dokumentenlenkung mit SharePoint
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Quelle: Microsoft
