Geschäftsprozesse schnell und einfach digitalisieren: Rechnungseingang & Forderungsmanagement

Prozessdigitalisierung erhöht Effizienz, Prozessgeschwindigkeit und -qualität. Nahezu jeder individuelle Geschäftsprozess eines Unternehmens lässt sich digitalisieren. In der aktuellen Situation ist es für Unternehmen wichtiger denn je, den finanziellen Überblick zu bewahren. Im ersten Teil unserer Serie zeigen wir Ihnen, wie die Digitalisierung von Rechnungseingang und Forderungsmanagement zur Kostensenkung führt und durch Minimierung von Forderungsausfällen dazu beiträgt, Ihre Liquidität zu sichern.

Vorteile bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Immer mehr Branchen sind von den Folgen des Coronavirus (SARS-CoV-2 / COVID-19) betroffen. Sie gehen in Kurzarbeit, weil MitarbeiterInnen nicht mehr auf ihre gewohnten Geschäftsprozesse zugreifen können. Der Grund sind häufig papiergebundene Arbeitsabläufe oder die fehlende IT-Infrastruktur im Homeoffice. Wir helfen Ihnen, wichtige Arbeitsabläufe zu digitalisieren, Ihren Mitarbeitenden Zuhause zur Verfügung zu stellen und damit Verluste zu minimieren. Dabei behalten Sie die maximale Flexibilität, denn Prozess-Anpassungen sind mit unseren Workflows nachträglich jederzeit möglich.

Potenzial steckt in fast jeder Branche: in der Automobilindustrie, dem Dienstleistungssektor, dem Einzelhandel, der Energiewirtschaft und den Versorgungsunternehmen, dem Finanzsektor, dem öffentlichen Sektor, der Gesundheits- und Pharmaindustrie, der Transport- und Reisebranche oder dem Bildungswesen.

Durch orts- und geräteunabhängiges Arbeiten Redundanzen und Ausfälle minimieren

Die Digitalisierung hilft Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, trotz der aktuellen Situation ortsunabhängig (zum Beispiel aus dem Homeoffice) und geräteunabhängig (per Notebook, Smartphone oder Tablet) auf die benötigten Geschäftsprozesse zuzugreifen. Dies minimiert Redundanzen und Ausfälle.

Dank optimierter Geschäftsprozesse Bearbeitungszeit reduzieren und Qualitätsstandards schaffen

Außerdem führt die Erstellung eines neuen Workflows häufig zur Optimierung des betreffenden Arbeitsablaufs. Des Weiteren sind unternehmensinterne Regeln bereits fest im Prozess hinterlegt. Folglich reduziert die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse die Bearbeitungszeit und schafft Qualitätsstandards.

Geschäftsprozesse digitalisieren mit WEBCON BPS, Microsoft SharePoint, Office 365 oder Azure

Um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und gleichzeitig flexibel zu bleiben, nutzen wir das Workflow Management System unseres Partners WEBCON. WEBCON BPS Workflow-Lösungen fügen sich nahtlos in Ihr gewohntes Microsoft SharePoint Umfeld ein. WEBCON 2020 ist darüber hinaus als Stand-alone-Version verfügbar, wahlweise auch für Office 365 zur direkten Teams- und SharePoint Online Integration. Dabei profitieren Sie von den Vorteilen der Cloud. WEBCON ist sowohl als Managed Service SaaS (Software as a Service) einsetzbar, als auch in Ihrer eigenen Umgebung als IaaS (Infrastructure as a Service) oder On-Premises nutzbar.

WEBCON BPS bietet bei der Erstellung von Workflows diverse Vorteile. Zum einen generiert die flexible Architektur eine hohe Skalierbarkeit. Zum anderen resultiert die einfache Integration von Daten aus Fremdsystemen (z. B. SQL Datenbanken, SharePoint, SAP, ERP- und CRM-Systeme) und die schnelle Digitalisierung von Papier in kurzen Bearbeitungszeiten. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Umsetzbarkeit mehrsprachiger Formulare. Die responsive Darstellung auf Mobilgeräten, wahlweise im Browser oder in der WEBCON App, erweitert zugleich die flexible Handhabung Ihrer Workflows. Anschauliche Status- und Reporting-Übersichten sorgen zudem für hohe Transparenz. Darüber hinaus sind nachträgliche Workflow-Änderungen sogar im Live-Betrieb durchführbar, ohne dabei den laufenden Geschäftsprozess zu unterbrechen.

Responsive Darstellung von WEBCON BPS

Geschäftsprozesse digitalisieren: Rechnungseingang und Forderungsmanagement

Nachfolgende Beispiele unserer Kunden zeigen die Digitalisierung konkreter Geschäftsprozesse aus der Praxis. Dabei stehen diesmal der Rechnungseingang und das Forderungsmanagement im Fokus. Grundsätzlich lässt sich aber nahezu jeder Geschäftsprozess nach den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens digitalisieren.

Rechnungseingang digitalisieren mit WEBCON BPS

Die Digitalisierung mit WEBCON BPS bietet vielfältige Möglichkeiten beim Rechnungseingang. So importiert die integrierte Texterkennungssoftware nach dem Scan eingehender Rechnungen automatisch relevante Daten in ein vorgefertigtes Online-Formular mittels OCR. Auch das Einlesen via Strichcode ist möglich. Ab einer festgelegten Rechnungshöhe sorgt ein zusätzlicher Prüfschritt für mehr Sicherheit. Kostenkategorien generieren eine bessere Übersicht.

Beteiligte Prozessakteure erhalten eine automatische Information über anstehende Aufgaben, wie die Rechnungsfreigabe. Dabei ist sowohl die Aufgabendelegation als auch eine zeitweise Vertretung im Workflow möglich. Für einzelne Akteure sind zudem bestimmte Rollenstufen konfigurierbar, sodass lediglich berechtigte Personen Zugriff auf sensible Rechnungsdaten erhalten. Zusätzlich hilft eine Historie der durchgeführten Aktionen dabei, den Überblick zu bewahren. Auf Gesetzesänderungen bei der Archivierung erfolgt die schnelle Reaktion durch die nachträgliche Anpassung bestimmter Prozess-Parameter, zum Beispiel der Archivierungsdauer oder der Zugriffsrechte. Auch bei geänderten Geschäftsanforderungen bleiben Sie mit unseren WEBCON BPS Workflows stets flexibel.

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Forderungsmanagement digitalisieren mit WEBCON BPS

Nach dem Anlegen einer entstandenen Forderung in WEBCON BPS lassen sich sämtliche Bescheide, Rechnungen oder Kostenmitteilungen der angelegten Verbindlichkeit zuweisen und auf Wunsch automatisch an die Zielperson(en) übermitteln. Bei nicht erfolgtem Zahlungseingang ist der Versand von Mahnungen in festgelegten Zeitabständen konfigurierbar. Auch der erfolgte Zahlungseingang wird automatisch erfasst. Um die Rate gezahlter Rechnungen insgesamt zu verbessern, helfen optisch aufbereitete Reports zur Analyse vergangener Prozesse bei der weiteren Workflow-Optimierung.

Digitalisieren Sie nahezu jeden papiergebundenen Geschäftsprozess

Net at Work unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres individuellen Geschäftsprozesses. Dazu begleiten wir Sie agil bei der Aufnahme des Ist-Prozesszustandes, beraten und skizzieren gemeinsam den Soll-Zustand des Prozesses und führen die Implementierung bis zur produktiven Umsetzung durch.

Welche Anwendungsbreite WEBCON BPS bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet, verdeutlichen die folgenden abteilungsübergreifende Workflow-Beispiele unserer Kunden.

Finanzen & Buchführung	Personalwesen	IT	Betriebsorganisation & Support
Rechnungsbearbeitung, einschließlich E-Rechnungen	Onboarding / Mitarbeitereintritt, Austritt und Veränderung (Employee Life-Cycle)	Tickets für neue Workflows	Korrespondenz-Verarbeitung
Preisgestaltung	Aufgabenmanagement	Fehlerbehebung	Anschaffung, Verwaltung und Veräußerung von Fahrzeugflotten
Zahlungsfreigabe	Abwesenheitsanträge bzw. Urlaubsanträge	Beschaffungsanfragen	Verarbeitung juristischer Dokumente
Forderungseinzug Beantragung & Bearbeitung von Bankkrediten	Mitarbeiterbeurteilung	Anforderung von Zugriffsrechten	Verträge erstellen und bestätigen
Steuerdeklaration	Mitarbeitervergünstigungen und Boni managen	IT-Inventar managen	Inhalte prüfen und veröffentlichen
Budgetierung, Investitionsplanung und Kaufanfragen	Anforderung für Schulung bzw. Fortbildung	AD-Konten erstellen	Veranstaltungen planen und nachbearbeiten
Vertrags- und Lieferantenmanagement	Remote-Mitarbeiter managen	MS Exchange managen	Forderungen, Beschwerden und Rückgaben bearbeiten
Geschäftsreisen bestätigen und Reisekosten erstatten	Pensionspläne verwalten		Qualitätsmanagement und -prüfung
			Produktlebenszyklus-Management