Geschäftsprozesse schnell und einfach digitalisieren: Rechnungseingang & Forderungsmanagement
Prozessdigitalisierung erhöht Effizienz, Prozessgeschwindigkeit und -qualität. Nahezu jeder individuelle Geschäftsprozess eines Unternehmens lässt sich digitalisieren. In der aktuellen Situation ist es für Unternehmen wichtiger denn je, den finanziellen Überblick zu bewahren. Im ersten Teil unserer Serie zeigen wir Ihnen, wie die Digitalisierung von Rechnungseingang und Forderungsmanagement zur Kostensenkung führt und durch Minimierung von Forderungsausfällen dazu beiträgt, Ihre Liquidität zu sichern.
Vorteile bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Immer mehr Branchen sind von den Folgen des Coronavirus (SARS-CoV-2 / COVID-19) betroffen. Sie gehen in Kurzarbeit, weil MitarbeiterInnen nicht mehr auf ihre gewohnten Geschäftsprozesse zugreifen können. Der Grund sind häufig papiergebundene Arbeitsabläufe oder die fehlende IT-Infrastruktur im Homeoffice. Wir helfen Ihnen, wichtige Arbeitsabläufe zu digitalisieren, Ihren Mitarbeitenden Zuhause zur Verfügung zu stellen und damit Verluste zu minimieren. Dabei behalten Sie die maximale Flexibilität, denn Prozess-Anpassungen sind mit unseren Workflows nachträglich jederzeit möglich.
Potenzial steckt in fast jeder Branche: in der Automobilindustrie, dem Dienstleistungssektor, dem Einzelhandel, der Energiewirtschaft und den Versorgungsunternehmen, dem Finanzsektor, dem öffentlichen Sektor, der Gesundheits- und Pharmaindustrie, der Transport- und Reisebranche oder dem Bildungswesen.
Durch orts- und geräteunabhängiges Arbeiten Redundanzen und Ausfälle minimieren
Die Digitalisierung hilft Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, trotz der aktuellen Situation ortsunabhängig (zum Beispiel aus dem Homeoffice) und geräteunabhängig (per Notebook, Smartphone oder Tablet) auf die benötigten Geschäftsprozesse zuzugreifen. Dies minimiert Redundanzen und Ausfälle.
Dank optimierter Geschäftsprozesse Bearbeitungszeit reduzieren und Qualitätsstandards schaffen
Außerdem führt die Erstellung eines neuen Workflows häufig zur Optimierung des betreffenden Arbeitsablaufs. Des Weiteren sind unternehmensinterne Regeln bereits fest im Prozess hinterlegt. Folglich reduziert die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse die Bearbeitungszeit und schafft Qualitätsstandards.
Geschäftsprozesse digitalisieren mit WEBCON BPS, Microsoft SharePoint, Office 365 oder Azure
Um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und gleichzeitig flexibel zu bleiben, nutzen wir das Workflow Management System unseres Partners WEBCON. WEBCON BPS Workflow-Lösungen fügen sich nahtlos in Ihr gewohntes Microsoft SharePoint Umfeld ein. WEBCON 2020 ist darüber hinaus als Stand-alone-Version verfügbar, wahlweise auch für Office 365 zur direkten Teams- und SharePoint Online Integration. Dabei profitieren Sie von den Vorteilen der Cloud. WEBCON ist sowohl als Managed Service SaaS (Software as a Service) einsetzbar, als auch in Ihrer eigenen Umgebung als IaaS (Infrastructure as a Service) oder On-Premises nutzbar.
WEBCON BPS bietet bei der Erstellung von Workflows diverse Vorteile. Zum einen generiert die flexible Architektur eine hohe Skalierbarkeit. Zum anderen resultiert die einfache Integration von Daten aus Fremdsystemen (z. B. SQL Datenbanken, SharePoint, SAP, ERP- und CRM-Systeme) und die schnelle Digitalisierung von Papier in kurzen Bearbeitungszeiten. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Umsetzbarkeit mehrsprachiger Formulare. Die responsive Darstellung auf Mobilgeräten, wahlweise im Browser oder in der WEBCON App, erweitert zugleich die flexible Handhabung Ihrer Workflows. Anschauliche Status- und Reporting-Übersichten sorgen zudem für hohe Transparenz. Darüber hinaus sind nachträgliche Workflow-Änderungen sogar im Live-Betrieb durchführbar, ohne dabei den laufenden Geschäftsprozess zu unterbrechen.
Geschäftsprozesse digitalisieren: Rechnungseingang und Forderungsmanagement
Nachfolgende Beispiele unserer Kunden zeigen die Digitalisierung konkreter Geschäftsprozesse aus der Praxis. Dabei stehen diesmal der Rechnungseingang und das Forderungsmanagement im Fokus. Grundsätzlich lässt sich aber nahezu jeder Geschäftsprozess nach den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens digitalisieren.
Rechnungseingang digitalisieren mit WEBCON BPS
Die Digitalisierung mit WEBCON BPS bietet vielfältige Möglichkeiten beim Rechnungseingang. So importiert die integrierte Texterkennungssoftware nach dem Scan eingehender Rechnungen automatisch relevante Daten in ein vorgefertigtes Online-Formular mittels OCR. Auch das Einlesen via Strichcode ist möglich. Ab einer festgelegten Rechnungshöhe sorgt ein zusätzlicher Prüfschritt für mehr Sicherheit. Kostenkategorien generieren eine bessere Übersicht.
Beteiligte Prozessakteure erhalten eine automatische Information über anstehende Aufgaben, wie die Rechnungsfreigabe. Dabei ist sowohl die Aufgabendelegation als auch eine zeitweise Vertretung im Workflow möglich. Für einzelne Akteure sind zudem bestimmte Rollenstufen konfigurierbar, sodass lediglich berechtigte Personen Zugriff auf sensible Rechnungsdaten erhalten. Zusätzlich hilft eine Historie der durchgeführten Aktionen dabei, den Überblick zu bewahren. Auf Gesetzesänderungen bei der Archivierung erfolgt die schnelle Reaktion durch die nachträgliche Anpassung bestimmter Prozess-Parameter, zum Beispiel der Archivierungsdauer oder der Zugriffsrechte. Auch bei geänderten Geschäftsanforderungen bleiben Sie mit unseren WEBCON BPS Workflows stets flexibel.
Forderungsmanagement digitalisieren mit WEBCON BPS
Nach dem Anlegen einer entstandenen Forderung in WEBCON BPS lassen sich sämtliche Bescheide, Rechnungen oder Kostenmitteilungen der angelegten Verbindlichkeit zuweisen und auf Wunsch automatisch an die Zielperson(en) übermitteln. Bei nicht erfolgtem Zahlungseingang ist der Versand von Mahnungen in festgelegten Zeitabständen konfigurierbar. Auch der erfolgte Zahlungseingang wird automatisch erfasst. Um die Rate gezahlter Rechnungen insgesamt zu verbessern, helfen optisch aufbereitete Reports zur Analyse vergangener Prozesse bei der weiteren Workflow-Optimierung.
Digitalisieren Sie nahezu jeden papiergebundenen Geschäftsprozess
Net at Work unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres individuellen Geschäftsprozesses. Dazu begleiten wir Sie agil bei der Aufnahme des Ist-Prozesszustandes, beraten und skizzieren gemeinsam den Soll-Zustand des Prozesses und führen die Implementierung bis zur produktiven Umsetzung durch.
Welche Anwendungsbreite WEBCON BPS bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet, verdeutlichen die folgenden abteilungsübergreifende Workflow-Beispiele unserer Kunden.
Finanzen & Buchführung | Personalwesen | IT | Betriebsorganisation & Support |
---|---|---|---|
Rechnungsbearbeitung, einschließlich E-Rechnungen | Onboarding / Mitarbeitereintritt, Austritt und Veränderung (Employee Life-Cycle) | Tickets für neue Workflows | Korrespondenz-Verarbeitung |
Preisgestaltung | Aufgabenmanagement | Fehlerbehebung | Anschaffung, Verwaltung und Veräußerung von Fahrzeugflotten |
Zahlungsfreigabe | Abwesenheitsanträge bzw. Urlaubsanträge | Beschaffungsanfragen | Verarbeitung juristischer Dokumente |
Forderungseinzug Beantragung & Bearbeitung von Bankkrediten | Mitarbeiterbeurteilung | Anforderung von Zugriffsrechten | Verträge erstellen und bestätigen |
Steuerdeklaration | Mitarbeitervergünstigungen und Boni managen | IT-Inventar managen | Inhalte prüfen und veröffentlichen |
Budgetierung, Investitionsplanung und Kaufanfragen | Anforderung für Schulung bzw. Fortbildung | AD-Konten erstellen | Veranstaltungen planen und nachbearbeiten |
Vertrags- und Lieferantenmanagement | Remote-Mitarbeiter managen | MS Exchange managen | Forderungen, Beschwerden und Rückgaben bearbeiten |
Geschäftsreisen bestätigen und Reisekosten erstatten | Pensionspläne verwalten | Qualitätsmanagement und -prüfung | |
Produktlebenszyklus-Management |
Entdecken Sie 10 Gründe, warum sich ein Power-Automate-Architekt WEBCON BPS ansehen sollte
Jetzt Whitepaper herunterladen
Geschäftsprozesse digitalisieren: weitere Praxisbeispiele
WEBCON BPS im Intranet – Zeit sparen bei der Abwesenheitsverwaltung, so geht’s
Geschäftsprozesse schnell und einfach digitalisieren (Teil 2): Werksnormen-Prüfung
Geschäftsprozesse schnell und einfach digitalisieren (Teil 3): Konstruktionsauftrag