• Mach's gut, Skype, Net at Work nutzt jetzt Teams – mit Change Management zum Ziel

Mach’s gut Skype, Net at Work nutzt jetzt Teams – mit Change Management zum Ziel

Beim Wechsel von Skype for Business zu Microsoft Teams ist die Nutzerakzeptanz ein entscheidender Erfolgsfaktor. Denn was bringt Ihnen die beste Software, wenn Mitarbeiter sie nicht nutzen wollen oder nicht verstehen? Entdecken Sie jetzt, wie Net at Work mit passgenauen Change Management-Maßnahmen die Telefonie mit Teams einführte.

Am 05. Juli schalteten wir den Skype for Business-Server komplett ab und telefonieren seitdem ausschließlich über Microsoft Teams. Da wir Teams und Skype zuvor einige Zeit parallel nutzten, hatten die MitarbeiterInnen vorab die Möglichkeit, sich im eigenen Tempo mit der neuen Software vertraut zu machen. Unser Change Management-Team begleitete die Umstellung von Skype zu Teams im ersten Schritt ausschließlich im Hinblick auf die Anruf-Option. Die MitarbeiterInnen konnten somit auch nach dem Umstieg auf Teams telefonieren, ohne mit den zahlreichen Funktionalitäten des Kollaborationstools überfordert zu werden. Diese werden nach Abschluss der ersten Projektphase betrachtet.

Projektorganisation schaffte eine ganzheitliche Sichtweise

In einem funktionsübergreifenden Kernteam, bestehend aus Change Management, Marketing und IT, bereiteten wir die Net at Work-MitarbeiterInnen in den vergangenen Wochen auf die Telefonie mit Microsoft Teams vor. Um den Wandel auf die Bedürfnisse der KollegInnen abzustimmen, unterstützten 13 Key User aus unterschiedlichsten Abteilungen als Vermittler zwischen Kernteam und MitarbeiterInnen.

Agiles Projektvorgehen für schnelle Reaktionen auf veränderte Rahmenbedingungen

Anhand kreativer und passgenauer Change Management-Maßnahmen stellten wir das Projekt vor und beleuchteten spezielle Aspekte der Telefonie in Teams. Neben der Funktionsweise achteten wir besonders auf die Vermittlung der Vorteile für die einzelnen AnwenderInnen, sodass sie den Nutzen der Veränderung schnell erkennen konnten.

Wir unterstützten die MitarbeiterInnen mit agilem Projektvorgehen bei dem Wandel. Um diese Flexibilität während des gesamten Projektverlaufes zu bewahren, organisierte sich das Kernteam angelehnt an Scrum. Inkrementelles Arbeiten in Sprints und das Austauschen über den aktuellen Stand des Projektes bei kurzen Stand-Up Meetings alle zwei Tage spiegelten diese Agilität wider. Das Team konnte somit unverzüglich auf veränderte Rahmenbedingungen oder neue Erkenntnisse reagieren und den Wandel stets an die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen angleichen.

Der regelmäßige Austausch mit den Key Usern zählte ebenfalls zu den zentralen Bestandteilen des Projektes. Mit dem Ziel, die Effizienz der Arbeit mit Teams konstant zu erhöhen, traf sich das Kernteam regelmäßig im gelockerten Rahmen mit den Key Usern. Diese Treffen ermöglichten ihnen ihr Feedback dem Kernteam bezüglich der geplanten und durchgeführten Change Management-Maßnahmen mitzuteilen und von Anwendungsfällen ihrer direkten Kollegen zu berichten. Durch dieses Vorgehen hatte das Kernteam die Wünsche der MitarbeiterInnen permanent im Blick und konnte die Change Management-Begleitung somit beispielsweise anhand von zusätzlichen Learning Nuggets agil anpassen.

Kreative und passgenaue Change Management-Maßnahmen überzeugten

Um einen Standard für zukünftige Teams Umstellungen mit diesem Projekt zu schaffen, entwickelten wir eine Vielzahl kreativer und passgenauer Change Management-Maßnahmen. Diese waren – dank des immerwährenden Feedbacks der Key User – genau auf unser Unternehmen zugeschnitten. Die Maßnahmen zahlen sich jetzt bereits aus, denn die Kollegen nutzen die neue Technologie.

Lebendige Schulungen weckten Interesse

Eine Maßnahme, die besonders gut ankam, waren die Schulungen. In diesen bereiteten wir die Kollegen kurz vor der Abschaltung des Skype for Business Servers auf das Telefonieren mit Teams vor. In lebendigem Austausch zeigten wir ihnen, welche Möglichkeiten uns die Anruf-Option bietet und welche Einstellungen vorgenommen werden können. Die regen Fragerunden am Ende bewiesen die Akzeptanz dieser Maßnahme und schafften Vertrauen in die neue Software.

Learning-Nuggets klärten auf

Neben den Schulungen erfreuten sich die auf einer speziell für das Projekt angelegten Seite in unserem Intranet veröffentlichten Trainingsvideos großer Beliebtheit. Die kurzen Filme – wir nennen sie Learning-Nuggets – erklärten den Kollegen in wenigen Minuten ausgewählte Funktionen bei Teams-Anrufen und dienten somit der schnellen und anschaulichen Klärung von Fragen, wenn mal wenig Zeit ist.

Wir bei Net at Work – Das Let’s Teams-Event begeisterte

Allen voran begeisterte die MitarbeiterInnen bei Net at Work jedoch die Teams-Veranstaltung am Tag der Abschaltung des Skype for Business-Servers. Die Ausgabe von speziell entworfenen Let’s Teams-Shirts bildete den Auftakt der Veranstaltung.

Frank Carius und Uwe Ulbrich in Let’s Teams-Shirts
T-Shirts und Aufkleber für das Let's Teams Event

Bei der nachfolgenden Rallye lernten alle MitarbeiterInnen in entspannter Atmosphäre die anderen Abteilungen kennen. Im Anschluss daran heizte die Geschäftsführung dem Grill ordentlich ein, sodass schließlich bei Sonnenschein, gutem Essen und kühlen Getränken der Teams Only-Modus gebührend gefeiert wurde.

Weitere Maßnahmen, die überzeugten

Mittels einer maßgeschneiderten Projekt-Umfrage stellten wir fest, dass die MitarbeiterInnen die Maßnahme des kreativen Slogan-Wettbewerbs – mit dem Gewinner-Slogan „Let’s Teams“ – ebenfalls äußerst schätzten. Auch das vom Marketing gestaltete Kampagnenbild bestehend aus Fotos aller Net at Work-Kollegen gefiel sehr. Die tägliche Sprechstunde auf dem gelben Sofa, die für Anliegen rund um Teams genutzt werden konnte, rundete das vielseitige Angebot ab.

Sprechstunde auf dem gelben Change Management Sofa

Umfangreiches Change Management maximiert den Nutzwert der Office 365 Investition

Das positive Feedback der MitarbeiterInnen sowie die hohe Anwender-Akzeptanz zeigen, dass umfangreiches Change Management das Potential neuer Technologien zur Verbesserung der Zusammenarbeit tatsächlich realisiert.

Welchen Herausforderungen das Kernteam und die Net at Work-MitarbeiterInnen während dieses Projektes gegenüberstanden und wie unser Wandel zu Teams Calling im Videoformat aussieht, erfahren Sie im nächsten Blogbeitrag!

Planen Sie die Einführung von Microsoft Teams?

Buchen Sie jetzt unseren Microsoft 365 Teamwork Assessment Workshop, um das Potential des Kollaborationstools auch tatsächlich zu realisieren.

Weitere News zu diesem Thema

Schlüsselfaktoren Intranet

Jetzt für kostenfreien Newsletter anmelden!

2 + 6 = ?