Microsoft Power Automate Genehmigungsprozess effizient konfigurieren
Genehmigungen und damit verbundene Freigaben sind ein grundlegender Bestandteil in Automatisierungsabläufen. Häufig bestehen Genehmigungen nicht nur aus einfachen Freigaben, sondern aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten. Das macht die Abbildung von Genehmigungsprozessen in Power Automate schnell komplex. Insbesondere dann, wenn mehrere Schritte mit möglichen Rückfrageschleifen, verschiedene Rollen und Delegationen erforderlich sind. So entstehen Genehmigungsabläufe, die nicht nur unübersichtlich und unstrukturiert, sondern auch fehleranfällig sind. Um Genehmigungsabläufe effizient zu steuern, ist es deshalb wichtig, eine klare Struktur für die Konfiguration der Genehmigungen zu etablieren. In diesem Blogartikel zeigen wir, wie die Standard-Genehmigungen in Power Automate aufgebaut sind und welche individuellen Komponenten wir für Ihren Power Automate Genehmigungsprozess empfehlen.
Power Automate Genehmigungen
Standardmäßig bietet Power Automate fünf Arten von Genehmigungstypen an:
Der Genehmigungstyp „Sequentielle Genehmigung“ wurde im Spätherbst letzten Jahres von Microsoft veröffentlicht und bietet nun die Funktion, dass mehrere Freigebende eine Genehmigung nacheinander freigeben oder ablehnen können.
Der Aufbau von Genehmigungsaktionen folgt einem festen Schema, es besteht die Option, Details per Markdown einzufügen sowie Anhänge und Links hinzuzufügen.
Diese Aktionen erzeugen Genehmigungen, die von den Freigebenden beantwortet werden. Die Details der Genehmigungsanforderung sind in ihrem Umfang zum Teil eingeschränkt, da z. B. das Kommentarfeld nicht explizit als Pflichtfeld angegeben werden muss. Das hat den Nachteil, dass Freigebende etwas ablehnen oder genehmigen, ohne einen entsprechenden Kommentar einzutragen, was häufig bei Audits nachgefragt wird.
Genehmigungen in Microsoft Teams
Microsoft bietet vielfältige Ansätze, Genehmigungen effizient zu verwalten. Die bereits vorhandene Microsoft Teams App „Genehmigungen“ erleichtert den Nutzern die direkte Bearbeitung. Die App bietet eine übersichtliche Darstellung, gestattet das Hinzufügen von Kommentaren und das schnelle Abschließen von Aufgaben, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Alternativ lässt sich die Genehmigungsübersicht auch direkt in Power Automate nutzen.
Welche individuellen Komponenten sind für einen Genehmigungsprozess wichtig?
Alle nachfolgend beschriebenen Komponenten sind nicht Teil der Genehmigungsaktionen in Power Automate. Aus unserer Projekterfahrung wissen wir allerdings, dass einige der hier beschriebenen Komponenten essenziell für Unternehmen sind, da sie einen Mehrwert für die Mitarbeitenden bieten und wichtig für Audits durch Externe sind.
Effiziente Konfiguration
Eine durchdachte Konfiguration ist entscheidend, um Genehmigungsprozesse übersichtlich und nachvollziehbar zu gestalten. Power Automate und weitere Microsoft 365 Tools definieren Prozesse schrittweise und bilden Genehmigungsschritte, Rückfragen und Entscheidungen flexibel ab. Ein strukturierter Aufbau erlaubt es, sowohl einfache als auch komplexe Genehmigungen und Freigaben übersichtlich zu gestalten.
Zentrale Elemente wie Verantwortlichkeiten, nächste Schritte und Optionen stellen sicher, dass die einzelnen Genehmigungsschritte effizient abgearbeitet und abgeschlossen werden. Einzelne Genehmigende oder Gruppen können je nach Bedarf in die Konfiguration einbezogen werden.
Vertretungsregelung für Freigebende
Es kann vorkommen, dass die für den Genehmigungsprozess verantwortlichen Personen beispielsweise durch Urlaub oder Krankheit verhindert sind. Eine flexible und dynamische Delegation stellt einen reibungslosen Ablauf sicher. Der Aufwand für die manuelle Erstellung von Vertretungen entfällt. Klare Vertretungsregelungen sorgen für einen ungestörten Ablauf und vermeiden Verzögerungen.
Verwendung von adaptiven Karten
Wenn die oben beschrieben Genehmigungsdetails nicht ausreichen, bieten adaptive Karten zusätzliche Flexibilität. Sie erlauben die Integration dynamischer Inhalte, wie z. B. Buttons, Fotos oder eigene Formulare und spezifischer Darstellungsoptionen, um die Benutzererfahrung individuell anzupassen. Einziger Nachteil der adaptiven Karten ist, dass diese nur im Teams Chat auftauchen und nicht in der Genehmigungs-App zu finden sind.
Transparente Genehmigungshistorie
Für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Genehmigungen ist die Protokollierung der durchgeführten Schritte essenziell. Mit der Einführung von Kommentaren, Aktionen und Verantwortlichkeiten in einer zentralen Historie ist es jederzeit möglich, die laufenden und abgeschlossenen Schritte eines Genehmigungsprozesses einzusehen. Es besteht die Flexibilität, sowohl detaillierte Einträge pro Schritt als auch übersichtliche, zusammengefasste Protokolle anzeigen zu lassen.
Aktueller Status im Genehmigungsprozess
Ein laufendes Freigabeprotokoll ist hilfreich, um den Bearbeitungsstand im Genehmigungsprozess jederzeit im Auge zu behalten. Das Protokoll zeigt nicht nur an, in welchem Schritt sich der Genehmigungsprozess aktuell befindet, sondern auch wer dafür verantwortlich ist und wie lange dieser Status bereits besteht. Die Implementierung einer automatischen Erinnerung an ausstehende Freigaben stellt sicher, dass die Freigabeverantwortlichen rechtzeitig und gezielt an ihre Aufgaben denken.
Ihr Power Automate Genehmigungsprozess – flexibel und individuell
Haben Sie bei sich im Unternehmen bereits Genehmigungen, die aber noch manuell oder zeitaufwändig sind und möchten diese in Zukunft vereinfachen? Je nach Komplexität und Umfang des Genehmigungsprozesses unterstützen wir Sie mit verschiedenen Lösungen: von einer individuellen Anleitung für ihren Use Case zur eigenständigen Implementierung bis hin zur vollständigen Erstellung und Konfiguration Ihres Genehmigungsworkflows.
Mögliche Stufen reichen von einfachen Abläufen ohne Rückfragen bis hin zu erweiterten Abläufen mit Delegation, Historie und detaillierten Log-Funktionen. Beispiele sind Dokumentenfreigabeprozesse in SharePoint, über Microsoft Forms initiierte Antragsfreigaben oder mehrstufig freigegebene Rechnungen.
Fazit
Ein sorgfältig konfigurierter Power Automate Genehmigungsprozess sorgt für Klarheit, Transparenz und Effizienz. Eine geeignete Struktur ermöglicht es, den gesamten Genehmigungsprozess flexibel abzubilden und an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Dies gewährleistet eine problemlose und transparente Umsetzung aller Genehmigungen in Ihrem Unternehmen.
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