Microsoft Power Platform FAQ – häufige Fragen zu Power Apps & Co.
Unter dem Oberbegriff Power Platform fasst Microsoft die Dienste Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages und Copilot Studio zusammen. Mit Microsoft Power Platform erstellen Sie Apps und Workflows für Ihr gesamtes Unternehmen mit einfach zu bedienenden Low-Code-Tools inklusive KI-Funktionen. Dadurch senken Sie die Kosten und reduzieren die Entwicklungszeit im Rahmen Ihrer Digitalisierungsvorhaben. Zu Beginn der Power Platform Nutzung können die zahlreichen Möglichkeiten allerdings überwältigend sein. In diesem Blogartikel geben wir Ihnen einen kurzen Überblick zu den Möglichkeiten und beantworten häufige Fragen zum Thema Microsoft Power Platform.
Canvas App oder Model-Driven App?
Warum wir Power Automate nicht als Prozesslösung empfehlen
Power Automate vs. Power Automate Desktop
Wozu Power BI?
Microsoft Power Platform Erweiterungen
Power Apps Lizenzen
Benötigen Power Platform Lösungen immer eine Lizenz?
Wann brauchen Admins eine Lizenz?
Fazit
Welche Power Apps Lösung ist für Ihren Anwendungsfall die richtige: Canvas App oder Model-Driven App?
Es gibt zwei Formen von Power Apps. Zum einen die Canvas App und zum anderen die Model-Driven App. Diese beiden Apps haben zwei unterschiedliche Ansätze, die Sie vor dem Erstellen einer neuen Lösung näher betrachten sollten.
Canvas App
Bei der Canvas App liegt der Fokus stärker auf der Erstellung einer Oberfläche und ihren dazugehörigen Komponenten (Buttons, Tabellen, Beschriftungen etc.). Die einzelnen Komponenten lassen sich per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle auf der Oberfläche ziehen und haben hinterlegte Methoden, die z. B. durch Anklicken eines Buttons ausgeführt werden. Zusätzliche Logik für die Komponenten wird mit der Power Apps eigenen Sprache „Power FX“ implementiert. Diese Sprache ähnelt der Formelsprache von Microsoft Excel.
Power Apps Beispiele – Canvas App
Canvas Apps sind nützlich, wenn Sie Daten über ein Formular mit einer Datenquelle verknüpfen möchten, ohne dabei viel Prozesslogik zu implementieren. Erstellen Sie damit zum Beispiel eine App für die Inspektion und Wartung von Maschinen in einem Produktionsbetrieb. Mitarbeitende führen in der App Inspektionen durch, dokumentieren Wartungsaufgaben und generieren Berichte in Echtzeit.
Model-Driven App
Bei der Model-Driven App liegt der Fokus stärker auf der Prozesslösung mit einem dahinterliegenden Datenmodell. Anders als bei der Canvas App werden bei der modellgesteuerten Power App erst die entsprechenden Tabellen und Beziehungen im Microsoft Dataverse definiert und angelegt. Im Anschluss daran lassen sich Ansichten (Views) und Formulare (Forms) in der Lösung konfigurieren. Wie bei den Canvas Apps verschieben Sie dazu die Komponenten per Drag-and-drop auf die gewünschte Stelle der Formularoberfläche. Model Driven Apps verfügen über Prozesslogik (statt über Power FX), sogenannte Geschäftsprozessabläufe und Geschäftsregeln, die zur Steuerung der Lösung dienen.
Power Apps Beispiele – Model-Driven App
Nutzen Sie eine modellgesteuerte App, wenn Sie Daten mit Prozesslogik verarbeiten möchten. Durch eine Model-Driven App lassen sich Beziehungen zwischen Daten herstellen, die auf einer Oberfläche abgebildet sind. Erstellen Sie damit zum Beispiel eine App für die Beschaffung neuer Arbeitsmittel. Dabei möchte das Unternehmen sicherstellen, dass die Beschaffung einem standardisierten Freigabeprozess unterliegt und beim Wareneingang geprüft wird. Ein passender Bericht gibt zudem Auskunft über alle beschafften Arbeitsmittel.
Hier eine kurze Gegenüberstellung, wann welche App die richtige ist:
| Canvas Apps | Model-Driven Apps | |
|---|---|---|
| Datenquellen | Verschiedene zur Auswahl | Dataverse |
| Datenstruktur | Flexibel | Integriert |
| Automatisierung | Cloud-Flows (Power Automate) | Geschäftsprozessflows (Business Process Flows) |
| Layout | Container-basiertes Layout | Integriert |
| Entwicklungszeit | Abhängig vom Projekt, oft aufwändiger | Schnell |
| Lizenzen | Frei für manche Datenquellen, z. B. SharePoint oder Excel | Immer Premium |
Was ist Power Automate und warum sollte es nicht als Prozesslösung genutzt werden?
Power Automate ist für die Automatisierung von zeitaufwendigen und wiederkehrenden Aufgaben vorgesehen. Es gibt insgesamt drei verschiedene Arten von Prozessen (sog. Flows).
Automatisierter Flow
Die erste Art ist der automatisierte Flow, bei dem der Nutzer nicht eingreifen muss. Der Flow wird durch einen beliebigen Trigger angestoßen (z. B. wenn ein Nutzer ein Dokument in SharePoint erstellt oder ein Forms-Formular abgeschickt wird). Nach dem Trigger folgen verschiedene, zusätzliche Aktionen, die mit Informationen aus dem Trigger erweitert werden (z. B. den Status des SharePoint Dokuments ändern oder die Informationen aus dem Forms Formular verarbeiten).
Geplanter Flow
Die zweite Art ist der geplante Flow. Hier legt der Ersteller fest, wann der Flow starten soll (z. B. einmal pro Woche zu einer bestimmten Uhrzeit). Danach folgen dann wieder verschiedene Aktionen (z. B. das Hochladen von Dateien in eine Datenbank).
Direktflow
Schließlich gibt es noch die Direktflows. Hierbei wird z. B. in einer Power App durch den Nutzenden ein Button gedrückt, der den Flow auslöst. Dabei ist es möglich, Werte aus der App an den Flow zu übergeben und diese in Aktionen zu verarbeiten.
Flow-Erstellung
Die Erstellung der einzelnen Flows erfolgt per Drag-and-drop über eine grafische Oberfläche, die dem Ersteller in Power Automate zur Verfügung steht.
Ein großer Vorteil von Power Automate ist, dass Sie die Anwendung sowohl als Stand-alone-Lösung als auch zur Integration in Anwendungen (Canvas App und Model Driven App) verwenden können. Darüber hinaus stehen über 1000 Konnektoren zur Verfügung, die eine Verbindung zu anderen Diensten herstellen, um Daten auszutauschen und bestimmte Aktionen durchzuführen.
Power Automate vs. Model Driven App
Wie eingangs beschrieben, ist Power Automate für die „Automatisierung“ von Aufgaben gedacht, es ist aber sehr schwierig, komplette Prozesse damit abzubilden. In Power Automate steht dem Benutzer keine grafische Oberfläche zur Verfügung, die einzelnen Prozessschritte sind kaum nachvollziehbar und das dynamische Hinzufügen von Daten ist nicht mehr möglich. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, für die Prozesse auf eine Model Driven App zu setzen und Power Automate für Aufgaben wie die Freigabe von Genehmigungen oder den Abruf von Daten aus externen Systemen über eine Schnittstelle zu nutzen. Diese Kombination führt zu einem optimalen Ergebnis.
Was ist der Unterschied zwischen Power Automate und Power Automate Desktop?
Power Automate in der Cloud ist die Online-Version von Power Automate, mit der Workflows über einen Browser erstellt und verwaltet werden können. Diese Workflows können verschiedene Auslöser und Aktionen verwenden, die sowohl mit Cloud-basierten als auch mit lokalen Diensten verbunden sind. Die Konnektoren für lokale Dienste erfordern jedoch die Installation eines Gateways auf einem lokalen Server oder PC, um die Kommunikation mit der Cloud zu ermöglichen.
Power Automate Desktop ist die Desktop-Version von Power Automate, welche die Erstellung und Ausführung von Workflows auf dem eigenen PC ermöglicht. Diese verwenden verschiedene Auslöser und Aktionen, die sich auf das lokale Windows-System beziehen, z. B. Dateioperationen in Excel, Tastenanschläge oder Mausklicks. Über Power Automate Desktop ist auch die Interaktion mit Web- oder Cloud-basierten Diensten unter Verwendung der Funktionen des Webbrowsers möglich.
Konnektoren
Der Hauptunterschied zwischen Power Automate in der Cloud und Power Automate Desktop besteht also darin, dass die Cloud-Version mehr Konnektoren zu verschiedenen Diensten bietet, aber ein Gateway für lokale Dienste benötigt, während die Desktop-Version mehr Zugriff auf das lokale System bietet, aber weniger Konnektoren zu anderen Diensten hat.
Power Automate Lizenzen
Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass Power Automate in der Cloud eine Lizenzgebühr pro Benutzer und Monat erfordert, während Power Automate Desktop für Benutzer von Windows 10 und Windows 11 kostenlos ist. Unter Windows 11 ist Power Automate Desktop standardmäßig für einen Benutzer vorinstalliert. Unter Windows 10 ist eine explizite Installation erforderlich. Allerdings ist die Anzahl der Ausführungen pro Tag bei der Desktop-Version begrenzt, während bei der Cloud-Version je nach Plan mehr Ausführungen möglich sind.
Einfache vs. komplexe Automatisierungen
Für einfache Automatisierungen, die nur das lokale System betreffen, kann Power Automate Desktop ausreichend sein. Für komplexere Automatisierungen, die mehrere Dienste integrieren, kann Power Automate in der Cloud besser geeignet sein.
Sollte ich Power BI in meinen Lösungsansatz mit einbinden?
Power BI ist ein Werkzeug, das es ermöglicht, Dashboards zu erstellen, die interaktiv und anschaulich sind, um Daten zu analysieren und zu verstehen. Mit Power BI werden Daten aus verschiedenen Quellen kombiniert, transformiert, modelliert und visualisiert, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen und Entscheidungen zu treffen.
Sie haben die Möglichkeit, Power BI sowohl als eigenständige Anwendung als auch in Verbindung mit Power Platform zu verwenden. Wenn Sie Power BI ohne Power Platform verwenden, laden Sie Ihre Daten direkt aus verschiedenen Quellen wie SQL Server-Datenbanken oder Cloud-Diensten wie Salesforce. Anschließend bearbeiten Sie Ihre Daten in Power BI Desktop, erstellen Beziehungen zwischen Tabellen, fügen Berechnungen und Messungen hinzu und stellen Ihre Daten in ansprechenden Diagrammen und Karten dar. Veröffentlichen, teilen und aktualisieren Sie Ihre Berichte im Anschluss in Power BI Service, um sie in Websites oder Anwendungen einzubetten.
Wenn Sie Power BI zusammen mit Power Platform verwenden, profitieren Sie von der nahtlosen Integration der einzelnen Power Platform Anwendungen. So haben Sie beispielsweise Zugriff auf Daten aus Power Apps oder Power Automate, die Sie über Microsoft Dataverse verwalten.
Die Standard- Komponenten und Aktionen reichen nicht aus? Microsoft Power Platform Erweiterungen
Wenn die Standard-Komponenten wie Buttons, Tabellen oder Beschriftungen in Power Apps und Standard-Aktionen in Power Automate nicht ausreichen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Microsoft Power Platform zu erweitern. Eine davon ist die Erstellung von PCF-Komponenten für die Canvas App oder die Model-Driven App. PCF steht für Power Apps Component Framework und ermöglicht es, eigene UI-Elemente mit HTML, CSS und TypeScript zu erstellen. Diese können Sie dann in den Apps verwenden, um zusätzliche Funktionen oder ein besseres Benutzererlebnis zu bieten. Neben der eigenen Erstellung gibt es auch eine Vorlagen-Galerie.
Custom Konnektoren
Eine andere Möglichkeit ist die Erstellung von eigenen Konnektoren für Power Automate. Ein Custom Connector ist eine Schnittstelle zu externen Diensten, die noch nicht über einen Standard-Konnektor verfügen. Mit individuellen Konnektoren können Sie eigene Aktionen und Trigger definieren, die Daten aus dem Dienst abrufen oder an ihn senden. Um komplexe Workflows zu erstellen oder zu automatisieren, lassen sich Custom Konnektoren in Power Automate-Flows verwenden. Sie basieren auf OpenAPI-Spezifikationen und sind über eine grafische Benutzeroberfläche konfigurierbar.
Welche Power Apps Lizenz eignet sich für Ihre Lösung?
Wenn es um die Erstellung einer neuen Lösung im Bereich der Power Platform geht, ist häufig etwas unklar, welche Power Apps Lizenz für die Umsetzung benötigt wird. Insgesamt gibt es vier wichtige Lizenzmodelle für Power Apps (Stand Juli 2024):
Basic Plan
Dieser Plan ermöglicht einen ersten Einstieg in Power Apps durch entsprechende Microsoft 365 und Office 365 Lizenzen. Es dürfen beliebig viele Apps erstellt werden, die aber nur mit den Standard-Konnektoren in einer App arbeiten. Die Daten liegen ausschließlich in Dataverse für Microsoft Teams.
Per App Plan
Dieser Plan ermöglicht es, pro Nutzer und pro Monat eine einzelne App zu lizenzieren. Dieser ist geeignet, wenn nur eine bestimmte App benötigt wird oder wenn die App viele Premium-Funktionen enthält, die sonst teurer wären. Diese Lizenz kostet aktuell $5 pro Monat und pro User.
Pay-as-you-go Plan
Dieser Plan ermöglicht es, eine einzelne App zu lizensieren. Dieser ist geeignet, wenn es sich um eine App handelt, die nur sehr selten aufgerufen wird und nur für die gleichen Nutzer in Frage kommt. Diese Lizenz kostet aktuell $10 pro Monat und pro aktivem User bzw. App.
Premium Plan
Dieser Plan ermöglicht es, unbegrenzt viele Apps pro Anwender und Monat zu lizenzieren. Dieser ist geeignet, wenn viele Apps benötigt werden oder wenn die Nutzer flexibel zwischen verschiedenen Apps wechseln wollen. Diese Lizenz kostet aktuell $20 pro Monat und pro User.
Auf der offiziellen Power Apps Seite von Microsoft wird nur die Premium Lizenz angeboten. Allerdings gibt es eine Pdf-Datei, auf welcher Microsoft alle paar Monate einen Lizenz-Guide veröffentlicht, indem alle Lizenzdetails aufgeführt sind.
Kostenloser Power Apps Entwicklerplan
Um erste Erfahrungen mit der Power Platform zu sammeln, ist es möglich, den kostenlosen Power Apps Entwicklerplan zu nutzen. Dieser beinhaltet drei Entwicklerumgebungen mit Microsoft Dataverse.
Brauchen Sie immer zwingend eine Lizenz für eine Power Platform Lösung?
Nicht unbedingt. Es gibt eine Unterscheidung zwischen Standard- und Premium-Funktionen, davon hängt ab, ob eine Lizenz benötigt wird oder nicht.
Standard-Funktionen
Standard-Funktionen sind mit Power Apps oder Power Automate verfügbar, wie z. B.
- Excel, SharePoint, OneDrive, Outlook oder
- Freigaben (Approvals) als Datenquellen oder Konnektoren oder
- die Erstellung von Canvas Apps.
Canvas App in Microsoft Teams
Eine Besonderheit ist die Erstellung, Teilung und Nutzung einer Canvas App über Microsoft Teams, was allerdings mit Einschränkungen verbunden ist:
- Sie können nur Canvas Apps erstellen, keine Model Driven Apps.
- Sie können nur Standard-Datenquellen und -Konnektoren verwenden, keine Premium-Funktionen.
- Sie können nur Apps innerhalb Ihrer Teams Organisation oder einzelnen Teams nutzen, nicht außerhalb von Teams.
- Sie haben weniger Kontrolle über die allgemeine Sicherheit, die Sicherheitsrollen und Verwaltung der Apps, als in einer dedizierten Power Apps Umgebung.
Premium-Funktionen
Premium-Funktionen sind nur mit einer kostenpflichtigen Power Apps oder Power Automate Lizenz verfügbar, wie z. B.
- AI Builder oder
- SQL Server als Datenquellen oder
- Premium- bzw. Custom Konnektoren oder
- die Erstellung von Model Driven Apps, die als initiale Datenbasis das Microsoft Dataverse (eine Datenbank der Microsoft Power Platform) nutzen.
Zusammengefasst benötigen folgende Power Apps und Power Automate Dienste eine Lizenz:
- Premium Konnektoren (gekennzeichnet durch die Beschreibung „Premium“ oder das Diamant Symbol)
- Custom Konnektoren, die selbst erstellt wurden,
- Premium Datenquellen wie Microsoft Dataverse,
- Model-Driven Apps, da sie auf Microsoft Dataverse basieren,
- Dynamics 365.
Brauchen Sie als Admin eine Power Platform Lizenz?
Power Platform Admins erstellen und verwalten Anwendungen. Dafür benötigen Sie keine Lizenz, da das Admin Portal frei zugänglich ist. Erst bei der Erstellung von Umgebungen und der Verwaltung wird eine höhere Lizenz notwendig. Das kann der Fall sein, wenn eine Produktionsumgebung erstellt wird, die zwingend auf Microsoft Dataverse als Datenquelle angewiesen ist. Microsoft Dataverse wird in der Power Platform benötigt, um komplexe Geschäftsanwendungen zu erstellen und zu verwalten. Mit Dataverse können Sie Daten aus verschiedenen Quellen konsolidieren, strukturieren, sichern und teilen. Dataverse bietet auch eine integrierte Geschäftslogik, welche die Datenqualität und -konsistenz gewährleistet.
Fazit
Mit Microsoft Power Platform geben Sie Ihren Mitarbeitenden sogar ohne IT-Background die Möglichkeit, eigene Lösungen zu entwickeln, um die unternehmensweite Digitalisierung voranzutreiben. Durch die Kombination der Power Platform Anwendungen lassen sich optimale Geschäftsergebnisse erzielen, zum Beispiel durch die Erweiterung einer Model-Driven oder Canvas App durch Automatisierung mit Power Automate und die Integration eines Power BI-Reports, der die wichtigsten Kennzahlen enthält.
Wir empfehlen, mit einem kostenlosen Entwicklerplan oder einer Canvas App mit SharePoint als Datenquelle zu beginnen, um einen einfachen und effizienten Einstieg in das Thema Power Platform zu erhalten. Sobald Sie erste Erfahrungen gesammelt haben, können Sie beginnen, das Microsoft Dataverse zu erstellen und eine erste Model Driven App zu entwickeln.
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