Mit Microsoft Copilot Studio zum eigenen Copilot – KI im Unternehmen
Sie setzen bereits KI mit Copilot für Microsoft 365 ein, vermissen aber bestimmte inhaltliche Aspekte, die noch nicht abgedeckt werden? Dann erweitern Sie einfach Microsoft 365 Copilot, um noch umfassendere und detailliertere Antworten zu erhalten. Oder benötigen Sie einen eigenen Copilot Assistenten für Ihr Unternehmen, der spezifisch auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist? Kein Problem, unser Blogartikel zeigt, welche Möglichkeiten Ihnen Microsoft Copilot Studio bietet, wie Sie mit Ihrem individuellen Copilot einfach KI im Unternehmen nutzen und welche Erweiterungsmöglichkeiten wir empfehlen.
Was ist Microsoft Copilot Studio?
Microsoft Copilot Studio ist eine grafische Low-Code-Plattform zum Erstellen eines eigenen Copilot oder zum Erweitern von Szenarien Ihres bereits eingesetzten Microsoft 365 Copilot. Szenarien beziehen sich dabei auf Anwendungen, die vordefinierte Abläufe und Prozesse enthalten, die durch die KI unterstützt und automatisiert werden können. Dazu gehört die Verbindung von verschiedenen Diensten und Plattformen, um einen integrierten Copilot zu schaffen oder das Aufbauen auf vorhandenen Funktionen von Microsoft Copilot, um spezifische Geschäftsprozesse und -abläufe zu optimieren.
Nutzen Sie einfach die Microsoft Copilot Szenariobibliothek, um folgende Szenarien abzudecken: Kommunikation, Kundenservice, Finanzwesen, Personalabteilung, Informationstechnologie, Rechtsbereich, Marketing, Betrieb, Vertrieb.
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Eigene KI erstellen – ein Copilot nach Ihren Anforderungen
Ihren eigenen Copilot erstellen Sie ganz einfach mit Hilfe eines Chats oder für Fortgeschrittene mit Programmcode. Microsoft Copilot Studio ist in Copilot für Microsoft 365 eingebettet, benötigt aber ein Microsoft Konto und ein Azure Abonnement. Copilot Studio nutzt verschiedene Funktionalitäten wie generative KI, Plugin-Aktionen, Prozessautomatisierung und integrierte Analysen.
Microsoft Copilot Studio ist zudem eine interoperable Plattform, was bedeutet, dass diese mit anderen Diensten, wie dem Azure KI Studio zusammenarbeitet. Die Power Virtual Agents der Power Platform bilden die Basis für Microsoft Copilot Studio.
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1. Generative KI in Microsoft Copilot Studio
Mit Microsoft Copilot Studio haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl verschiedener generativer KI-Modelle, die auf unterschiedliche Datensätze trainiert wurden, z. B. auf
- öffentliche Webseiten,
- Dokumente aus Ihrem SharePoint oder OneDrive sowie
- unterschiedliche Datenquellen, wie
- Salesforce,
- Microsoft Dataverse oder
- Azure SQL-Datenbanken.
Sie haben auch die Möglichkeit, diese Modelle mit Ihren eigenen Präferenzen zu verfeinern, um damit individuelle KI-Modelle zu erstellen, die auf die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Beispiel:
Setzen Sie Ihren Copilot als Chat-Bot auf Ihrer Unternehmenswebsite ein, um in einen schnellen Dialog mit Ihren Kunden zu gehen. Ihr Kunde fragt nach den Öffnungszeiten von weiteren Unternehmensstandorten in der Nähe. Copilot wählt automatisch aus den vorhandenen Themen aus, verknüpft sie und sendet eine individuelle Nachricht zu den Standorten an den Kunden zurück. Copilot bezieht sich dabei nur auf die Daten, die Sie vorher ausgewählt und angegeben haben. Der KI-Assistent nutzt keine internen Datenquellen, die nicht freigegeben sind.
2. Copilot Erweiterung mit Plugin-Aktionen
Erweitern Sie Copilot mit Plugin-Aktionen, um eine schnellere und spezifischere Automatisierung zu erlauben. Bei den Plugin-Aktionen wird eine Verbindung zu sogenannten Daten-Konnektoren hergestellt. Dabei kann es sich um Microsoft-Datenquellen oder -dienste, wie Microsoft Power Platform, Microsoft 365 Apps oder Azure handeln. Weiterhin besteht die Möglichkeit auch externe Datenquellen, wie SAP oder Salesforce anzubinden. Ihnen steht eine Vielzahl vordefinierter Daten-Konnektoren zur Verfügung.
Sie können eigene Plugin-Aktionen erstellen oder aus einer vorkonfigurierten Auswahl auswählen. Diese eignen sich zum einen dazu, Ihren Usern Fragen zu stellen, um fehlende Informationen zu ergänzen oder Informationen dynamisch zu generieren, aber auch, um auf bestimmte Dateien zuzugreifen.
Beispiel:
Rufen Sie beispielsweise Arbeitsblätter aus Microsoft Excel ab oder senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen an zuständige Personen.
3. Copilot mit Prozessautomatisierung durch Workflows
Erstellen Sie einen Copilot mit zusätzlicher Automatisierung durch Prozessworkflows. Nutzen Sie dazu Microsoft Power Automate und die bereits beschriebenen Aktionen und Daten-Konnektoren. Oder erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Prozesse mit einem grafischen oder codebasierten Editor. Damit optimieren Sie sich wiederholende Aufgaben. Gleichzeitig steigern Sie Ihre Effizienz, indem Sie vollautomatisierte Prozesse einsetzen, die sich auch standardisieren lassen.
Beispiel:
Ein potenzieller Kunde ist auf Ihrer Website und kommuniziert mit dem von Ihnen erstellten Copilot. Der Kunde sucht nähere Informationen zu einem Thema und befragt Ihren Copilot dazu. Durch einen automatisierten Prozess wird der potenzielle Kunde in der Microsoft Dataverse Datenbank angelegt und eine Mail an den entsprechenden Vertriebsmitarbeitenden gesendet. Dieser kann dann Kontakt zum Kunden aufnehmen.
4. Individuelle Themen für Ihren Copilot
Ein „Thema“ ist eine zentrale Komponente in Microsoft Copilot Studio, die den Konversationspfad eines Copilot definiert. Themen bestimmen, wie Dialoge strukturiert sind und ablaufen, indem sie spezifische Aufgaben oder Bereiche behandeln, die Ihr Copilot abdecken soll.
Bestandteile eines Themas:
Ein Thema besteht aus den folgenden Bestandteilen:
Benutzerdefinierte Themen erstellen
In Microsoft Copilot Studio gibt es vordefinierte Themen, welche die Verwaltung spezifischer Konversationsereignisse, wie z. B. den Beginn oder das Ende einer Unterhaltung oder das Eskalieren zu einem „Live-Agenten“, also einem Mitarbeitenden Ihres Unternehmen, unterstützen. Darüber hinaus können Sie auch eigene Themen definieren, in denen bestimmte Themenabläufe dargestellt werden. Zur Erstellung gibt es zwei Möglichkeiten. Beginnen Sie zum Beispiel ohne Vorlage, also mit einem leeren Thema, bei dem Sie selbst die nächsten Schritte definieren.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie mit einem möglichen Thema beginnen sollen oder wenn Sie keine Zeit haben, ein eigenes Thema detailliert zu definieren, verwenden Sie Copilot und lassen Sie sich anhand des eingegebenen Textes ein mögliches Thema generieren. Dazu sind lediglich die Benennung des Themas und die Beschreibung der Inhalte, die im Rahmen des Themas behandelt werden sollen, erforderlich. Copilot generiert dann das Thema für Sie automatisch mit den benötigten Triggern und den inhaltlichen Abfolgen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie bei der Erstellung vorgehen, ist es möglich, auf eine Reihe bereits vorhandener Beispiele zurückzugreifen.
Verwaltung und Optimierung
Eine Vielzahl von Themen sorgt für einen optimalen Ablauf der Kommunikation. Um keine Kommunikationsbrüche zwischen unterschiedlichen Themen zu haben ist es möglich, zu anderen erstellten Themen überzuleiten, um eine nahtlose Kommunikation zu ermöglichen. Themen können neu erstellt, umbenannt und mit anderen Themen verknüpft werden, um komplexe Konversationspfade zu gestalten. Die Verwaltung umfasst auch das Einrichten von Fallback-Themen, um nicht erkannte Benutzereingaben zu verarbeiten.
Best Practices
Wir empfehlen Themen in kleinere, verwaltbare Einheiten zu unterteilen, um die Wartung und Aktualisierung zu erleichtern. Wiederverwendbare Themen und die Vermeidung von Themenüberschneidungen durch eindeutige Trigger-Phrasen sind ebenfalls wichtige Aspekte.
5. Integrierte Analysemöglichkeiten in Microsoft Copilot Studio
Microsoft Copilot Studio bietet zudem die Möglichkeit, die Leistung und Qualität von Copilot mit Hilfe des integrierten Power BI Analyse-Dashboards und entsprechender Berichte zu überwachen und zu verbessern. Beides können Sie nutzen, um zu analysieren, wie die User mit Ihrem Copilot interagieren bzw. was sie von diesem erwarten.
Auch die Ermittlung von Stärken und Schwächen des Copilot und die Optimierung von Leistung und Qualität sind möglich.
Wo wird Ihr Copilot bereitgestellt?
Ein erstellter Copilot kann über verschiedene Kanäle bereitgestellt werden. Dazu gehören Demo- und benutzerdefinierte Websites, Social-Media Plattformen und Microsoft 365 Anwendungen wie Microsoft Teams. Auf diese Weise wird der Nutzen von KI im Unternehmen mit Copilot sowohl für die Kundschaft als auch für Mitarbeitende optimiert.
Fazit
Mit Microsoft Copilot Studio erstellen Sie Ihren eigenen Copilot. Durch den übersichtlichen Aufbau der Low-Code-Plattform ist keine lange Einarbeitungszeit und kein tiefes, technisches Fachwissen erforderlich. Durch die Funktionsvielfalt der Plattform haben sie Erweiterungsmöglichkeiten, die über den Copilot Standard hinausgehen. Damit können Sie sich eine eigene KI erstellen und sich einen Copilot schaffen, der Ihre Unternehmensanforderungen optimal abdeckt.
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