SharePoint Alerts werden eingestellt – die beste Alternative mit Power Automate
Microsoft hat angekündigt, die klassischen SharePoint Alerts in diesem Jahr einzustellen. Damit entfällt für viele Mitarbeitende eine wichtige Informationsquelle, etwa wenn sich Dokumente oder Listeneinträge ändern. Informationen, die bisher automatisch zugestellt wurden, erreichen die User künftig nicht mehr zuverlässig.
Stattdessen sollen die neuen Regeln (engl. Rules) in SharePoint genutzt werden. Diese bieten jedoch nur einen eingeschränkten Funktionsumfang. Konfigurationsmöglichkeiten sind begrenzt, eine zentrale Verwaltung ist nicht vorgesehen und individuelle Anforderungen lassen sich kaum abbilden. Für Organisationen, die strukturierte Prozesse, Transparenz und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben benötigen, reicht dieser Ansatz nicht aus.
Warum die Optionen der SharePoint Regeln nicht reichen?
Die neuen SharePoint Regeln bieten zwar weiterhin eine einfache Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erhalten, in der Praxis zeigen sich jedoch klare Einschränkungen:
- keine zentrale Steuerung
- keine individuelle Anpassung der Inhalte
- keine Integration in bestehende Unternehmensprozesse
Gerade in komplexeren Umgebungen mit mehreren SharePoint Listen und unterschiedlichen Benutzergruppen stoßen diese Funktionen schnell an ihre Grenzen.
Die Lösung: Zentrale Verwaltung und Benachrichtigung mit Power Automate
Wir haben eine Lösung entwickelt, die auf Power Automate basiert und zwei zentrale SharePoint Listen nutzt:
1. Anmelde- und Abmeldeformular
- Eine SharePoint Liste mit integriertem Forms, das sich flexibel in die Unternehmensumgebung einbauen lässt – z. B. über einen Button in SharePoint über den man zum Forms gelangt.
- Benutzer können sich für Benachrichtigungen einer oder mehrerer Listen anmelden oder abmelden, um beispielsweise automatisch über Änderungen informiert zu werden.
- Benutzer werden über die erfolgreiche An- oder Abmeldung informiert, ebenso wenn es zu einem Fehler gekommen ist.
2. Verwaltungsübersicht
- Eine zweite Liste dient der Verwaltung.
- Jeder Benutzer sieht nur seine eigenen abonnierten SharePoint Listen, zu denen er Alerts erhält.
Flexibilität und Skalierbarkeit für Benachrichtigungen
Täglicher Änderungs‑Digest als moderne Alternative
Eine weitere elegante Möglichkeit, klassische SharePoint Benachrichtigungen zu ersetzen, ist ein täglicher Änderungs‑Digest. Statt bei jeder einzelnen Anpassung eine sofortige Nachricht zu erhalten, fasst ein automatischer Power Automate Flow alle relevanten Änderungen der vergangenen 24 Stunden zusammen und stellt sie übersichtlich als E-Mail per Outlook oder adaptive Karte im Microsoft Teams Chat bereit. Der Ablauf ist dabei wie folgt: Zu einer bestimmten Uhrzeit sammelt der Flow alle Aktualisierungen aus den gewünschten Listen ein z. B. für bearbeitete Einträge und sendet diese kompakt an die Personen, die sich für die jeweilige Liste registriert haben. User erhalten so genau einmal pro Tag eine verständliche Übersicht über alle wichtigen Entwicklungen, ohne in einem Übermaß an einzelnen Benachrichtigungen unterzugehen. Auf Wunsch lässt sich der Digest sogar auf bestimmte Felder eingrenzen, sodass nur tatsächlich relevante Informationen erscheinen. Diese Form der täglichen Zusammenfassung ist besonders für Teams geeignet, die regelmäßig informiert bleiben möchten, ohne ständig aus dem Arbeitsfluss gerissen zu werden.
Besonderes Feature: Entra ID-Integration
Ein Highlight der Lösung ist die Integration von Entra ID. Dabei wird automatisch geprüft, ob ein User gelöscht oder nur temporär deaktiviert wurde, zum Beispiel während einer Abwesenheit aufgrund von Elternzeit, sodass in diesem Fall keine Benachrichtigungen mehr versendet werden. Für diese Funktion wird allerdings eine Power Automate Premium Lizenz benötigt.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zentrale Steuerung aller Benachrichtigungen
- Individuelle Anpassung der Inhalte
- Automatisierte Benutzerprüfung
- Beliebig viele SharePoint Listen integrierbar
Damit schaffen Sie eine moderne, sichere und skalierbare Alternative zu den bisherigen SharePoint Alerts.
Fazit:
Die Einstellung der klassischen SharePoint Alerts muss kein Nachteil sein. Mit unserer durchdachten Power Automate Lösung behalten Sie die Kontrolle über Ihre Benachrichtigungen und stellen sicher, dass Ihren Mitarbeitenden keine wichtigen Informationen entgehen.
SharePoint Alerts rechtzeitig neu einordnen
Die klassischen SharePoint Alerts werden eingestellt. Wenn Sie klären möchten, welche Optionen es künftig für Benachrichtigungen gibt und was für Ihre SharePoint Umgebung sinnvoll ist, kommen Sie gern auf uns zu.
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