Unassigned Numbers clever managen in der Microsoft Teams Telefonie
In Unternehmen mit umfangreichen Rufnummernblöcken kann es vorkommen, dass einige Nummern vorübergehend oder dauerhaft nicht genutzt werden. Sei es durch Personalwechsel, Umstrukturierungen oder das Onboarding neuer Nummernkontingente – ungenutzte Rufnummern bedeuten verlorene Anrufe und potenzielle Geschäftseinbußen. Microsoft Teams bietet mit Unassigned Numbers eine Lösung, die es ermöglicht, eingehende Anrufe auf ungenutzten Nummern gezielt weiterzuleiten. In diesem Artikel erläutern wir die Funktionsweise dieses Features, die Konfigurationsmöglichkeiten sowie Best Practices für eine effektive Verwaltung.
Warum sind Unassigned Numbers wichtig?
Nicht zugewiesene Rufnummern ohne definiertes Routing führen dazu, dass Anrufe ins Leere laufen. Dies kann sowohl die interne Kommunikation als auch die externe Erreichbarkeit negativ beeinflussen. Das Feature Unassigned Numbers in Microsoft Teams ermöglicht es Administratoren, Regeln zu definieren, um Anrufe auf nicht genutzten Nummern automatisch an:
weiterzuleiten. Diese Funktionalität ist besonders in Unternehmen mit einer großen Anzahl an Rufnummern von Vorteil, um eine konsistente Erreichbarkeit sicherzustellen.
Konfiguration von Unassigned Numbers
Einrichtung im Teams Admin Center
Die einfachste Möglichkeit zur Einrichtung bietet das Teams Admin Center:
1. Navigieren Sie zu „Voice – Phone numbers – Routing rules“.
2. Erstellen Sie eine neue Regel („Add“) und vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung.
3. Die „Evaluation Order“ muss festgelegt werden. In dieser Reihenfolge werden die Regeln abgearbeitet.
4. Suchen Sie das gewünschte Setup aus. Danach wird der Assistent angepasst.
- Advanced Setup
- Number starting or ending with
- Phone number range
- Single number
5. Legen Sie die gewünschte Weiterleitungsaktion fest, z. B.:
- Ansage
- Voice Application
- Person in organisation
6. Speichern und testen Sie Ihre Konfiguration.
Konfiguration per PowerShell
Für eine skalierbare Verwaltung in größeren Umgebungen eignet sich PowerShell:
1. Neue Regel für ungenutzte Nummern erstellen:
New-CsTeamsUnassignedNumberTreatment -Identity „Umleitung Herr Muster“ -Pattern „^\+495251304600$“ -TargetType ResourceAccount -Target $ressAccOjectId -TreatmentPriority 100
Dieses Beispiel leitet alle Anrufe auf die Nummer +495251304600 an die Zentrale weiter. In diesem Fall ist das ein Ressourcen Account für einen AutoAttendand.
2. Konfiguration ganzer Rufnummernbereiche
Microsoft Teams unterstützt reguläre Ausdrücke (Regex) zur Definition von Ranges:
$content = Get-Content „C:\tmp\Announcement.wav“ -AsByteStream -ReadCount 0
$audioFile = Import-CsOnlineAudioFile -FileName „Announcement.wav“ -Content $content
$fileId=[System.Guid]::Parse($audioFile.Id)
New-CsTeamsUnassignedNumberTreatment -Identity „Umleitung PB“ -Pattern „^\+495251304\d{3}$“ -TargetType Announcement -Target $fileId -TreatmentPriority 110
Dieses Beispiel leitet alle Anrufe im Bereich +495251304XXX an eine Ansage weiter.
3. Bestehende Regeln anzeigen
Get-CsTeamsUnassignedNumberTreatment
4. Regel löschen
Remove-CsTeamsUnassignedNumberTreatment -Identity „Umleitung PB“
Best Practices für Unternehmen mit großem Rufnummernbestand
Wir empfehlen Unternehmen mit vielen Rufnummern ihre Unassigned Number-Routing-Regeln regelmäßig zu überprüfen, insbesondere nach strukturellen Änderungen in der Telefonie. Eine gründliche Analyse ungenutzter Nummern kann durch Teams PSTN Usage Report, SBC Call Detail Records oder Carrier-Reports erfolgen.
Der Usage Report gibt eine Übersicht aller Gespräche und sollte nach eingehenden Anrufen gefiltert werden.
Der SIP-Responsecode „404“ ist der spannende für unseren Anwendungsfall. Besser lässt sich der Report aber filtern, wenn er exportiert wird.
So sieht man schnell, welche Rufnummern problematisch sind.
Wird Direct Routing eingesetzt, können die Call Detail Records ebenso helfen, nicht vergebene Rufnummern zu finden.
Zwei Besonderheiten sind zu beachten.
- Soll auf einen Ressourcen Account weitergeleitet werden, muss dieser zwingend eine Rufnummer und damit Lizenz haben.
- Bei der Verwendung von Calling Plänen, müssen Communication Credits im Tenant vorhanden sein.
Zudem benötigen Administratoren mindestens die Rolle Teams Communication Administrator, um Unassigned Numbers zu verwalten.
Fazit: Effizientes Management nicht zugewiesener Rufnummern
Das Feature Unassigned Numbers in Microsoft Teams stellt sicher, dass eingehende Anrufe auf ungenutzten Nummern nicht verloren gehen. Unternehmen minimieren mit dieser Funktion Anrufverluste und gewährleisten eine konsistente Erreichbarkeit. Durch eine strategische Verwaltung, regelmäßige Überprüfung und den gezielten Einsatz von Routing-Regeln lassen sich Kommunikationsprozesse optimieren und die Effizienz im Unternehmen steigern. Besonders in großen Organisationen mit vielen Rufnummern ist eine gut durchdachte Implementierung entscheidend, um sowohl interne als auch externe Anfragen nahtlos zu bearbeiten und eine professionelle Erreichbarkeit sicherzustellen.
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