WEBCON BPS im Intranet – Zeit sparen bei der Abwesenheitsverwaltung, so geht’s

Abwesenheitsmanagement im Unternehmen ist ein Thema, das häufig mit hohem administrativen Aufwand einhergeht. Insbesondere bei stornierten oder geänderten Urlaubsanträgen fehlt schnell der Überblick. Sparen Sie zukünftig Zeit und Geld, indem Sie Routine-Aufgaben des HR-Tagesgeschäfts mit WEBCON BPS automatisieren und die Abwesenheitsverwaltung übersichtlich im Social Intranet einbinden!

Urlaub, Überstunden und Krankheit bequem im Intranet organisieren

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Mitarbeiter besuchen wie gewohnt morgens ihr persönliches Dashboard im Intranet. Dort haben sie ihre aktuellen Dokumente, Termine, Aufgaben und verfügbaren Urlaubstage jederzeit im Blick. Über das Formular reichen sie direkt ihren Abwesenheitsantrag ein. Dieses einfache Vorgehen setzt automatisch einen festgelegten Prozess im Hintergrund in Gang.

Social Intranet Dashboard mit Abwesenheitsantrag

Der hinterlegte Vorgesetzte muss den Antrag jetzt nur noch genehmigen oder ablehnen. Zeit ist Geld, also sendet dieser als Antwort auf die automatisch eingegangene E-Mail ein einfaches „Ja“. Daraufhin erhalten die Antragsteller sofort die Bestätigung. Für die Abwesenheitszeit erstellt Outlook darüber hinaus automatisch eine nach Unternehmensstandard formulierte Out-of-Office-Nachricht. Auch die zuständige Vertretung kann hier bereits festgelegt werden. Im Fall einer Krankmeldung werden Benachrichtigungen direkt und ohne Umwege an Vorgesetzte, Teamleiter und die HR-Abteilung versendet.

Bei Unternehmensstandorten im Ausland erfolgt die Anzeige der Antragsformulare im Intranet direkt in der passenden Sprache, inklusive Berücksichtigung lokaler Feiertage und dort üblicher Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen.

Spinnen wir den Faden weiter: Der Workflow passt nun optimal zu Ihren Geschäftsanforderungen, doch plötzlich ändert sich die interne Vorgehensweise. Der Antrag bestimmter Abteilungen soll jetzt zuerst durch das Projekt Office geprüft werden. Kein Problem, im laufenden Betrieb integrieren Sie diesen Schritt nachträglich in den Workflow. Sowohl bereits aktive als auch neue Anträge, die über das Social Intranet eingereicht werden, durchlaufen nun automatisch den angepassten Prozess. Das klingt fast zu gut, um wahr zu sein? Ist gar nicht so schwer, lesen Sie selbst!

Programmierfreie Prozess-Erstellung und -Anpassung im Live-Betrieb inklusive automatischer Intranet-Aktualisierung

Ein individualisierbarer Workflow mit optionaler Einbindung des zugehörigen Formulars im Social Intranet macht diese praktische Vorgehensweise möglich und ist sogar ohne Programmierkenntnisse umsetzbar.

WEBCON BPS, eine Plattform zur Erstellung prozessorientierter Anwendungen, erinnert im Aussehen und der Bedienung an SharePoint und überzeugt durch hohe Benutzerfreundlichkeit. Im sogenannten WEBCON BPS Designer Studio werden Prozesse per Drag-and-drop mithilfe vorgefertigter Bausteine erstellt. Damit Sie in der Lage sind, schnell auf geänderte Anforderungen im Unternehmen zu reagieren, sind Anpassungen mit dem flexiblen Workflow Management System im Live-Betrieb möglich. Hierbei kommt die InstantChange™ Technologie zum Einsatz, die es nur bei WEBCON BPS gibt.

Die Einbindung des Formulars erfolgt abschließend per iframe an beliebiger Stelle im Social Intranet, welches zum Beispiel auf SharePoint Online basiert und mit Powell 365 erweitert wird. Ob im persönlichen Dashboard jedes Mitarbeiters, als Menüpunkt oder per Quick-Link, die Möglichkeiten sind dabei so individuell wie Ihr Unternehmen.

Workflow Management System WEBCON BPS

Workflow Management System WEBCON BPS im Intranet: weitere Vorteile für Unternehmen

Zum einen führt die Entwicklung eines Prozesses in der Workflow Engine WEBCON BPS meistens automatisch zum Überdenken der Vorgehensweise und dadurch zur Optimierung des Abwesenheitsworkflows. Zum anderen werden unternehmensinterne Regeln bei Urlaubs- sowie Überstundenanträgen und Krankmeldungen automatisch eingehalten, da diese fest im Prozess hinterlegt sind. Folglich reduziert WEBCON BPS die Bearbeitungszeit von Abwesenheitsanträgen und schafft Qualitätsstandards.

Das Intranet bildet hierbei eine wichtige Schnittstelle. Durch den routinierten Besuch des Dashboards im Modern Workplace erhalten Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf das Abwesenheitsformular, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Der unkomplizierte Ablauf entlastet demnach sowohl die HR-Abteilung als auch Mitarbeiter und Vorgesetzte.

Die Abwesenheitsverwaltung ist nur eine der vielen Anwendungsmöglichkeiten von WEBCON BPS im Social Intranet. Durch die Integration weiterer Formulare erhöhen Sie die Effizienz enorm. Ob Investitionsplanung, Rechnungsprüfung, Personal-Onboarding, Inventarisierung, Qualitätsmanagement (zum Beispiel Fehleraufnahmen), Produktionsakten oder Store-Opening-Planung: Jeder automatisierbare Prozess im Unternehmen ist damit flexibel umsetzbar.

Checkliste: Optimierung der Abwesenheitsverwaltung – nutzen Sie bereits alle Möglichkeiten?

Zugriff direkt im Intranet

  • Self-Service-Funktionen:

    Unkomplizierter Abwesenheitsantrag über das Dashboard inklusive Stornierungsmöglichkeit

  • Status des Antrages

    jederzeit einsehbar

  • Übersichtliche Ansicht

    der verbleibenden Urlaubstage

Automation mit WEBCON BPS

  • Automatische Berechnung der Abwesenheitstage

    (inklusive lokaler Feiertage)

  • Lazy Approval:

    Bestätigung oder Ablehnung eines Antrages per E-Mail

  • Mehrsprachigkeit

    der Formulare

  • Integration von Arbeitszeitmodellen

    (zum Beispiel halbtags)

  • Automatische Abwesenheitsnachricht

    in Outlook

  • Automatische Festlegung

    der Urlaubsvertretung

  • Prozess-Anpassungen

    im Live-Betrieb möglich

Sie würden gerne von den Vorteilen eines automatisierten Abwesenheitsmanagements profitieren und Geschäftsprozesse automatisieren? Net at Work ist Ihr erfahrener WEBCON BPS und Social Intranet Partner. Mittels eigens entwickelter Abwesenheitsworkflow-Templates setzen wir Ihr Projekt in Rekordzeit um.

Jetzt für kostenfreien Newsletter anmelden!

0 + 3 = ?

This contact form is deactivated because you refused to accept Google reCaptcha service which is necessary to validate any messages sent by the form.

Weitere News zu diesem Thema

Net at Work sichert sich erneut Award auf WEBCON Partner Day
Mach’s gut Skype, Net at Work nutzt jetzt Teams – Herausforderungen meistern

Jetzt für kostenfreien Newsletter anmelden!

2 + 2 = ?

This contact form is deactivated because you refused to accept Google reCaptcha service which is necessary to validate any messages sent by the form.