• Neuerungen bei OneDrive for Business: Kostenpflichtige Datenaufbewahrung ab Januar 2025

Wichtige Neuerungen bei OneDrive for Business: Kostenpflichtige Datenaufbewahrung ab Januar 2025

Jonathan Huysmans Senior Consultant Modern Workplace
Autor: Jonathan HuysmansSenior Consultant Microsoft Data Security–Auf LinkedIn vernetzen

Ein effektiver Offboarding-Prozess ist entscheidend, um Datenverluste zu vermeiden und gleichzeitig gesetzliche Vorgaben zur Datenaufbewahrung zu erfüllen. Microsoft hat kürzlich eine Änderung angekündigt, die Auswirkungen auf Unternehmen haben kann, die OneDrive for Business für ausgeschiedene Mitarbeiter nutzen. Ab Ende Januar wird die Aufbewahrung von Daten aus nicht lizenzierten OneDrive-Konten kostenpflichtig. Diese Neuerung bedeutet, dass Unternehmen ihre Offboarding-Prozesse anpassen müssen, um unerwartete Kosten zu vermeiden. Dieser Blog-Artikel gibt Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Änderungen und zeigt Lösungsansätze auf.

Microsoft ändert die OneDrive-Datenaufbewahrung: Das ändert sich ab Januar 2025

  • Automatische Löschung inaktiver Konten

    Nicht lizenzierte OneDrive-Konten werden ab der 93. Tag Inaktivität automatisch gelöscht.

  • Archivierung bei Aufbewahrungsrichtlinien

    Nicht lizenzierte Konten, die einer Aufbewahrungsrichtlinie, einem Aufbewahrungszeitraum oder gesetzlichen Vorgaben unterliegen, werden nach 93 Tagen automatisch archiviert.

  • Kosten für archivierte Daten

    • Monatliche Gebühr: 0,05 € / GB / Monat
    • Reaktivierungsgebühr: 0,60€ / GB, wenn dem Konto eine neue Lizenz zugewiesen wird.

Betroffene OneDrive for Business-Konten erkennen und verwalten

Um herauszufinden, ob es in Ihrem Unternehmen nicht lizenzierte OneDrive-Konten gibt, können Sie über das SharePoint Admin Center einen Bericht erstellen. Dieser Bericht liefert folgende Informationen:

  • Anzahl der nicht lizenzierten Konten
  • Speicherplatzverbrauch dieser Konten
  • Zugehörigkeit zu einer Aufbewahrungsrichtlinie

Anhand dieser Daten können Sie die monatlichen Kosten berechnen und fundierte Entscheidungen treffen, ob Sie die Daten weiterhin aufbewahren oder alternative Lösungen einsetzen wollen.

Alternative Lösungsvorschläge zur Vermeidung von Kosten bei OneDrive for Business

Wenn die neuen Kosten für Ihr Unternehmen nicht tragbar sind oder der Nutzen begrenzt ist, könnten Sie folgende Alternativen in Betracht ziehen:

  • Kurzfristige Aufbewahrung

    • OneDrive-Konten ausgeschiedener Mitarbeitenden werden maximal 90 Tage aufbewahrt.
    • Innerhalb dieses Zeitraums können die Daten entweder gesichtet oder exportiert werden.

  • Datenmigration

    • Export der relevanten Daten und Ablage in SharePoint Online oder Azure.
    • Automatische Löschung des OneDrive-Kontos nach 93 Tagen, um zusätzliche Kosten zu vermeiden.

  • Selektive Archivierung

    • Wichtige Daten von VIP-Nutzern (z.B. Geschäftsführer oder leitende Angestellte) können weiterhin archiviert werden.
    • Dies reduziert die Gesamtkosten, da nur ein ausgewählter Personenkreis betroffen ist.

Fazit

Die neuen Regelungen von Microsoft erfordern eine Überarbeitung des bisherigen Datenmanagements. Unternehmen sollten ihre Offboarding-Prozesse überprüfen, Berichte erstellen und Kosten analysieren. Alternativen wie die Datenmigration oder selektive Archivierung bieten flexible Lösungen, um finanzielle Belastungen zu minimieren.

Handeln Sie jetzt, um unvorhergesehene Kosten zu vermeiden und Ihre Datenstrategie für die Zukunft abzusichern.

Kostenfreier Beratungstermin zu Compliance und effizientem Datenmanagement

Sie möchten Ihr Datenmanagement optimieren und sicherstellen, dass alle Compliance-Vorgaben eingehalten werden? Wir sind Ihr zuverlässiger Partner für Compliance und effizientes Datenmanagement. Kontaktieren Sie uns noch heute, um eine individuelle Beratung zu erhalten!

Weitere News zu diesem Thema