Damit ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt, muss es seine IT produktiver ausrichten, zum Beispiel durch den Wechsel in die Cloud, die Unterstützung mobiler Mitarbeiter und die Erhaltung wertvoller Datenbestände – und dies bei effektiver Sicherheit und Kontrolle. Diese Veränderungen verlangen nach Kommunikationslösungen, die mit dem raschen Wandel einer vernetzten Welt Schritt halten können.
Gute Kommunikation ist die Basis für Zusammenarbeit. Der Trend in der heutigen Geschäftswelt ist es, von praktisch überall aus arbeiten zu können. Neben einer guten Datenverbindung bedarf es dazu der nahtlosen Zusammenarbeit über mehrere Standorte und unter Einsatz unterschiedlicher Geräte. Um im Zeitalter der Digitalisierung mitzuhalten, benötigen die Mitarbeiter Werkzeuge für effiziente Zusammenarbeit und Produktivität, die ihnen jederzeit, überall und auf jeder Plattform zur Verfügung stehen. Die neuen Lösungen für die Zusammenarbeit in Office 365 fügen sich nahtlos in bestehende Technologien ein und umfassen neue Konnektivitätsoptionen zum Aufbau einer zentralen Kommunikationsplattform.
Erfahren Sie wie die Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG neue Office 365-Anwendungen und -Services zum Vernetzen von Teams nutzt.
Im Projekt „Transition Netzgeschäft“ kamen rund 250 Nutzer aus den Unternehmen EnBW, E.ON und WWE, sowie aus zahlreichen Beratungshäusern zusammen, um Unterlagen zu teilen, Termine zu koordinieren und das gemeinsame Projekt zu steuern. Während der heißen Projektphase waren täglich ungefähr 70 Nutzer in unterschiedlichen Konstellationen im System. Nach dem Abschluss des Projektes war es wichtig, dass die Projektschritte und Ergebnisse sauber dokumentiert sind und allen Projektteilnehmern dauerhaft und effizient zur Verfügung stehen. Das Projekt ist geprägt von schnellen Projektzyklen und sehr flexiblen Abläufen. Ohne eine flexible Cloudlösung wie Share-Point Online bzw. Office 365 wäre der IT technische Aufwand für die Unterstützung eines solchen Projektes um ein Vielfaches höher.
Mit Office 365 setzt Microsoft neue Maßstäbe in puncto Sicherheit und Compliance in der Cloud. Dank der integrierten Datenschutz- und Transparenzfunktionen und optimierter Benutzersteuerelemente haben Sie nun noch mehr Kontrolle über Ihre Datensicherheit und Compliance.
Erfahren Sie wie WWE in dem Office 365 Inkompatibilität und Sicherheitsaspekte gelöst hat.
Ohne die Abhängigkeiten von spezifischer Hardware oder Netzinfrastruktur kann die Projektplattform sehr viel schneller aufgesetzt und genutzt werden. Da die Plattform von einem unabhängigen Dritten bereitgestellt wird, sind die Abstimmungsaufwände in Bezug auf Benutzerrechte und Rollenmodelle, Sicherheit und Zugangskontrolle sehr viel einfacher, als wenn die hausinternen IT-Plattformen der diversen Projektpartner miteinander gekoppelt werden müssten. Beim Set-up-Aufwand und der Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen in der Anzahl und Art der User, beim Datenvolumen oder den Abläufen sind Cloudlösungen wie SharePoint Online unschlagbar. Das attraktive und flexible Lizenzmodell ergänzt diesen Vorteil noch.
So denkt der SPIEGEL Verlag über die Inkompatibilität und Sicherheitsaspekte in Office 365.
Der Verlag suchte nach einer zukunftsfähigen Lösung für Kommunikation und Zusammenarbeit, um die eingesetzte IBM-Notes-Lösung abzulösen. Zur Wahl standen Microsoft Office 365 und die Lösung eines weiteren führenden Cloud-Anbieters. Das IT-Team setzte daher zwei Pilotprojekte parallel auf. „Beide Lösungen zeigten sich hoch verfügbar und wurden von den verschiedenen Nutzergruppen ähnlich gut akzeptiert“, berichtet Doub (Verlagsleiter SPIEGEL-Verlag). Darüber hinaus prüfte der Verlag beide Lösungen aus juristischer und datenschutzrechtlicher Sicht. „Das ist wichtig für uns, da wir mit unserem Kernverständnis von kritischem und investigativem Journalismus beim „SPIEGEL“ hier stets eine kritische Haltung haben“, erläutert Doub. „Es zeigte sich, dass bei Microsoft der Datenschutz deutlich weiter gereift ist und damit rechtlich eine wesentlich stabilere Situation vorliegt.“ Dies war schließlich eines der entscheidenden Kriterien für Office 365.
Arbeiten Sie praktisch überall, jederzeit und auf dem Gerät Ihrer Wahl. Office 365 ist allzeit bereit. Der Trend in der heutigen Geschäftswelt ist es, von praktisch überall aus arbeiten zu können. Neben einer guten Datenverbindung bedarf es dazu der nahtlosen Zusammenarbeit über mehrere Standorte und unter Einsatz unterschiedlicher Geräte. Um im Zeitalter der Digitalisierung mitzuhalten, benötigen die Mitarbeiter Werkzeuge für effiziente Zusammenarbeit und Produktivität, die ihnen jederzeit, überall und auf jeder Plattform zur Verfügung stehen.
SPIEGEL Verlag über die Zukunftlösung der Büros.
Auch in 20 Jahren wird es noch Büros geben. Sie werden nur anders aussehen als heute. Vielleicht so wie in der Redaktion bei SPIEGEL ONLINE. Dort besitzen einige Mitarbeiter im Newsroom keinen festen Arbeitsplatz, sondern arbeiten in Abhängigkeit von Ihrer Tätigkeit an wechselnden Plätzen und melden sich dort am Rechner mit ihren Nutzerdaten an. Dieses Konzept ist Teil der Initiative „Arbeitsplatz der Zukunft“ des SPIEGEL-Verlags. „Wir sehen schon länger die Forderungen etwa der Online-Kollegen, die aus dem privaten Umfeld ein anderes Arbeiten gewohnt sind. Diese wollen mit anderen Werkzeugen unterstützt werden – und für die ist auch der Arbeitsort immer weniger relevant“, erläutert Jesper Doub, der den SPIEGEL-Verlag leitet. „Gleichzeitig haben wir viele Mitarbeiter, denen wir eine gewohnte Arbeitsumgebung bieten wollen.“
Die effizientesten IT-Manager konzentrieren sich darauf, wie die Zusammenarbeit in Zukunft auszusehen hat. Sie wissen, dass neue Lösungen implementiert werden müssen, um die künftigen Anforderungen der Mitarbeiter zu erfüllen. Ihre Vision ist ein digitales Ökosystem, das den Mitarbeitern zu mehr Zufriedenheit und Erfolg im Job verhilft, etwa durch bedienerfreundliche Technologie, Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten und die Bereitschaft zum Erlernen neuer Tools.
Für die Einführung von Office 365 setzt der Verlag auf den Microsoft-Partner Net at Work. „Wir haben zunächst einen Pilot gefahren, um einen Proof of Concept zu verifizieren“, berichtet Siegfried Kaup, Leiter Vertrieb Net at Work. Dann wurden einige Mitarbeiter aus der IT sowie die ersten 25 bis 50 Mitarbeiter migriert. „Dabei testen wir Performance und Verfügbarkeit und sammeln Erfahrungen für die Prozesse von Help Desk und Provisioning“, so Kaup. In dieser Phase wurden auch die Nutzerschulungen ausgearbeitet. „Wir haben früh für den neuen Arbeitsplatz geworben und zeigen im Intranet beispielsweise in Video-Clips, wie man sich den Arbeitsalltag erleichtern kann“, erzählt Doub. Begleitend werden in 20-minütigen Veranstaltungen die neuen Tools z.B. im Social-Media-Bereich vorgestellt. Damit sind die Vorbereitungen getroffen das Gros der Mitarbeiter nach Exchange Online zu migrieren und IBM Notes abzulösen.
Net at Work und WWE arbeiten mittlerweile seit über zehn Jahren sehr erfolgreich zusammen. In den beiden hier vorgestellten Projekten übernahm Net at Work das Design und die administrative Einrichtung der SharePoint-Plattform in Office 365. Dazu gehörte das Grundgerüst der Site und Bibliotheken, die Konzeption der Navigation, sowie das Benutzer-, Rollen- und Berechtigungskonzept und die Einrichtung der Mailweiterleitungen.
Da Net at Work die technische und administrative Einrichtung der Sites übernommen hat, konnte sich die IT der WWE auf die fachlichen Aspekte konzentrieren. Gleichzeitig war es dem IT-Management von WWE wichtig, dass auch das interne Team im Rahmen der Projekte den Umgang mit den Microsoft-Cloud-Technologien erlernt und vom umfangreichen Know-how von Net at Work profitiert.
