10 Tipps für hohe User Akzeptanz bei der Social Intranet Einführung

Transparente Kommunikation ist wichtig für den Unternehmenserfolg. Langatmige Meetings, unzählige interne E-Mails oder langwierige Informationssuchen gehören jedoch oft zum Arbeitsalltag. Der Informationsaustausch erfolgt demzufolge eher schleppend und dadurch leidet die Produktivität. Ein moderner Arbeitsplatz inklusive Social Intranet Software ist der Schlüssel, um die unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich zu verbessern. Laut einer Studie von McKinsey kann die Produktivität um bis zu 25 Prozent gesteigert werden (Chui u. a., 2012).

Verbesserte Kommunikation & Zusammenarbeit durch soziale Technologien könnte die Produktivität der Interaktionsmitarbeiter um 20 bis 25 Prozent steigern.

Improved communication and collaboration through social technologies could raise the productivity of interaction workers by 20 to 25 percent.

Herausforderungen bei der Einführung von Social Intranet Tools

Die digitale Transformation, mit all ihren Vorteilen, stellt die Anwender allerdings auch vor Herausforderungen. Ob persönlicher Vorbehalt, mangelnde Kommunikation, fehlendes Vertrauen oder fehlende Motivation, nicht jeder Mitarbeiter ist sofort von unternehmensinternen Neuerungen angetan und nutzt die neue Social Intranet Lösung intuitiv. Um vollumfänglich von den Vorteilen zu profitieren, ist die Akzeptanz der Mitarbeiter der entscheidende Faktor, denn was bringt der modernste Arbeitsplatz, wenn die Mitarbeiter ihn nicht nutzen oder erst gar nicht verstehen?

Gründe des Widerstands gegen Veränderungen

Durch Change Management erfolgreich Social Intranet einführen

Die oben genannten Widerstände wirken auf den ersten Blick vielfältig und unüberwindbar. Mit unseren 10 Tipps zum Social Intranet Change Management erreichen Sie die benötigte User Akzeptanz, damit sich die Investition in Social Intranet Tools auch in Ihrem Unternehmen auszahlt.

Tipp 1: Kommunizieren Sie Ihre Ziele

Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern, wie das Social Intranet zur Erreichung der strategischen und operativen Unternehmensziele beiträgt. Dies dient den Mitarbeitern zur Orientierung und schafft Verständnis.

Tipp 2: Radio WII FM – betonen Sie die Vorteile

Die wichtigste Frage jedes Mitarbeiters bei der Einführung von Social Intranet in Unternehmen ist „What’s In It For Me?“ (sinngemäße Übersetzung: „Was springt dabei für mich raus? / Wo liegt der Vorteil für mich?“). Erzeugen Sie Begeisterung und verdeutlichen Sie den Anwendern den Mehrwert des Social Intranet Tools für den eigenen Arbeitsalltag. Nachfolgend finden Sie Vorteile, die Sie beispielsweise über eine E-Mail des Vorstands kommunizieren können. Durch den Absender erreichen Sie eine hohe Aufmerksamkeit. Die Vorteile einer Social Intranet Lösung für den Mitarbeiter, die den Arbeitsalltag erleichtern:

  • Persönliches Dashboard: Einheitlicher Einstieg zu allen Informationen des Unternehmens, inklusive Suchmöglichkeit
  • Reduktion interner E-Mails
  • Erkennen offener Aufgaben
  • Umgehen von Hierarchien/Abteilungsgrenzen
  • Schnelles Feedback
  • Interne Neuigkeiten
  • Erkennen von Zusammenhängen
  • Aufbauen von Wissen
  • Zeit-, geräte- und ortsunabhängiger Zugriff

Tipp 3: Erklären Sie die Social Intranet Einführung zur Chefsache

Damit die Änderungen in der Kommunikation und Zusammenarbeit von den Mitarbeitern schneller akzeptiert werden, ist es wichtig, sich die Unterstützung in der Führungsetage zu sichern. Nutzt das Management die neue Technologie aktiv und gerne, dient dieses Verhalten der gesamten Belegschaft als Vorbild.

Tipp 4: Benennen Sie Key-User

Mitarbeiter, die sich bei der Social Intranet Einführung frühzeitig engagieren, werden den digitalen Arbeitsplatz später mit hoher Wahrscheinlichkeit regelmäßig nutzen. Als Schlüssel gilt, diese Early Adopter zu erkennen, als Key User zu benennen und zu schulen, wenn möglich eine Person pro Abteilung. Sie kennen die Anforderungen ihrer Division am besten, dienen als Multiplikator und coachen sowie überzeugen skeptische, negativ eingestellte sowie abwartende Mitarbeiter. Zudem ist die Hemmschwelle, einem Kollegen Fragen zu stellen, weitaus geringer. Nutzen Sie bei Key-Usern spezielle Anreize, wie Abzeichen für besondere Leistungen, um sie zu motivieren und zu belohnen.

Tipp 5: Stellen Sie eine Pilotgruppe zusammen

Starten Sie Ihr Social Intranet Projekt zunächst mit einer kleinen Gruppe, beispielsweise mit einer Abteilung. Durch das Feedback der Testgruppe erkennen Sie spezielle Anforderungen und eventuelle Probleme frühzeitig.

Tipp 6: Involvieren Sie die Mitarbeiter

Persönlichen Vorbehalten begegnen Sie durch die Einbeziehung der Mitarbeiter in den gesamten Prozess. Insbesondere Fachabteilungen sollten frühzeitig hinsichtlich ihrer Anforderungen und Wünsche eingebunden werden. Legen Sie zudem eine Kommunikationsstrategie fest, um die Mitarbeiter vor, während und nach dem Rollout regelmäßig zu informieren.

Ein hohes Involvement der Mitarbeiter erreichen Sie durch den Einsatz folgender Maßnahmen:

  • Interviews
  • Showroom mit Social Intranet Testumgebung
  • Workshops
  • Teaser-Videos
  • Offene Sprechstunden
  • Feedback-Boxen/-Runden
  • Regelmäßige Status-Updates
  • Floor Walking (individuelles Einzelcoaching am Arbeitsplatz)
  • Reverse Mentoring (junior Mitarbeiter coacht senior Mitarbeiter)
  • Abzeichen für besonders engagierte Nutzer

Tipp 7: Schulen Sie die Mitarbeiter

Räumen Sie direkt zu Beginn des Einführungsprojektes fachliche Vorbehalte aus dem Weg. Durchschnittlich sind mehr als zwei Drittel der Mitarbeiter nicht technisch affin, ein erfolgreicher Transformationsprozess muss aber für alle verständlich sein. Mit geschulten Mitarbeitern vermeiden Sie technische Hürden, die der Akzeptanz einer Social Intranet Lösung im Weg stehen können.

Dies erreichen Sie durch den Einsatz folgender Change Management Maßnahmen:

  • Live-Webinare
  • E-Learning
  • Tutorial-Videos
  • Printouts
  • Präsenzschulungen u.v.m

Tipp 8: Managen Sie Widerstände

Überlegen Sie frühzeitig, welche Widerstände auftreten könnten und planen Sie Maßnahmen, diesen zu begegnen. Arbeiten Sie beispielsweise das zuvor gesammelte Mitarbeiter-Feedback ein. Fehler gehören ebenfalls zum Prozess. Wichtig ist, diese zu erkennen und zu korrigieren.

Tipp 9: Feiern Sie Erfolge

Feiern Sie Zwischenschritte: Die Produktivität wurde innerhalb eines bestimmten Zeitraums merklich erhöht? Die interne Kommunikation wurde verbessert? Das Engagement ist gestiegen? Küren Sie besonders aktive User und feiern Sie festgelegte Meilensteine mit einem kleinen Event.

Tipp 10: Gehen Sie das Projekt mit ausreichend Zeit und Expertise an

Beim Social Intranet gibt es zahlreiche Möglichkeiten der individuellen Anpassung an Ihr Unternehmen. Während die technische Grundlage der Social Intranet Einführung bereits in 10 bis 30 Tagen gelegt ist, erfolgt Change Management als kontinuierlicher Prozess. Planen Sie daher ausreichend Zeit zum Aufbau einer nachhaltigen User Akzeptanz ein und schrecken sie nicht davor zurück, Hilfe vom Experten anzufordern.

Quellen:
Chui, Michael; Manyika, James; Bughin, Jacques; u. a. (2012): „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies | McKinsey“. Abgerufen am 07.03.2019 von https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy.

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