Informationsmanagement
Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, welcher Ort der richtige für die Ablage von Informationen ist oder über welchen Kommunikationskanal Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen am besten erreichen? Starten Sie nun Ihre Journey zu einem wirklich strukturierten und verständlichen Informationsmanagement.
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Governance Workshop
Sie möchten Wildwuchs, Sicherheitslücken und Schatten-IT in Ihrer Microsoft 365-Umgebung vermeiden? In dem eintägigen Governance Workshop entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen einen Governance Plan und definieren Strukturen für eine einheitliche Arbeitsweise.
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Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, welcher Ort der richtige für die Ablage von Informationen ist oder über welchen Kommunikationskanal Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen am besten erreichen? Starten Sie nun Ihre Journey zu einem wirklich strukturierten und verständlichen Informationsmanagement.
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Definierte Ablageorte

Wir definieren genaue Ablageorte von Dateien, damit Ihre Mitarbeitenden schneller und einfacher Informationen finden.

Governance & Sicherheit

Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir globale Governance-Richtlinien zum einheitlichen Umgang mit Dokumenten.

Migration

Wir sorgen für eine reibungslose Migration von File Servern oder SharePoint on-premises in die Cloud. Oder von Google Workspace zu Microsoft 365.

Hohe Anwenderakzeptanz

Mit unserem Change Management begeistern wir Ihre Anwender für die Lösungen und zeigen Ihnen den Mehrwert.

Informationsmanagement

Name: Informationsmanagement
Brand: Microsoft
SKU: -

In Ihrem Unternehmen häufen sich immer größere Mengen an Daten an und Sie wenden viel Zeit für die Suche nach Informationen auf? Wir sorgen für ein strukturiertes Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen. Gemeinsam mit Ihnen definieren wir klare Ablageorte, erstellen einen Governance Plan für den einheitlichen Umgang mit Dateien, entwickeln ein Konzept für die Verwendung von Kommunikationskanälen und sorgen für eine reibungslose Migration. Wir zeigen Ihnen, wie Informationen nachgehalten werden können und wie daraus Wissen entstehen kann, ohne die Mitarbeitenden zusätzlich zu belasten.

Während des Projektes begleiten wir Sie mit einer gezielten Change Management Strategie und erreichen damit eine hohe Anwenderakzeptanz.

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20%

der Zeit verbringen Menschen mit dem Suchen nach Informationen.

59%

der Menschen haben Schwierigkeiten, Informationen zu finden.

14%

weniger Produktivität durch verlorene Informationen.

Quelle: Microsoft

Die 3 Bausteine auf dem Weg zum erfolgreichen Informationsmanagement.
Der Mitarbeitende steht immer im Fokus.

Informationsmanagement Migration Compliance Kommunikationskanäle

Was, wie, warum?

Für ein optimales Informationsmanagement benötigen Sie eine klare Informationsstruktur. Es sollte definiert sein, welche Daten wo abgelegt werden müssen. Gemeinsam mit Ihnen schauen wir uns Ihre aktuelle Arbeitsweise an und setzen Ziele für die zukünftige Arbeitsweise. Zur Orientierung zeigen wir Ihnen Best Practices.

Sie möchten Wildwuchs, Sicherheitslücken und Schatten-IT in Ihrer Microsoft 365-Umgebung vermeiden? In dem eintägigen Governance Workshop entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen einen Governance Plan und definieren Strukturen für eine einheitliche Arbeitsweise.

Governance Workshop

In diesem Workshop geht es darum, gemeinsam mit Ihrem Governance Gremium, Key Usern aus unterschiedlichen Abteilungen und Stakeholdern einen Governance Plan zu entwickeln. Hier werden vorhandene Unternehmensstandards, Berechtigungen, Regeln und Prozesse auf die erarbeiteten Use Cases abgebildet. Damit legen Sie beispielsweise fest, in welcher Art und Weise und in welchen Strukturen die User-Gruppen die eingeführten Tools nutzen sollen. Zudem geht es in diesem Part um die grundlegenden, erforderlichen Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und -sicherheit.

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„Informationsmanagement ist vergleichbar mit einem Umzug in eine neue Wohnung oder in ein neues Haus. Dabei nehmen Sie lediglich die Sachen mit, die Sie noch benötigen und alles andere sortieren Sie aus. Sie überlegen sich, welches Möbelstück in welches Zimmer gehört und informieren die Umzugshelfer, damit Sie nicht plötzlich den Esstisch im Schlafzimmer haben und somit unnötige Aufräumarbeiten auf Sie warten. Der Leitfaden für erfolgreiches Informationsmanagement legt fest, welche Daten wo gespeichert werden, wer dafür die Verantwortlichkeit trägt und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Diese Klarheit über die Rahmenbedingungen ist das A und O im Cloud-Umfeld.“

Jonathan HuysmansSenior Consultant Modern Workplace

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Migration

Unsere Experten sorgen für eine reibungslose Migration in Ihrem Unternehmen. Wir erkennen mögliche Risiken, die zum Scheitern der Migration führen könnten, schon vorab. Eine Migration ist ein komplexes Projekt und beinhaltet kein einfaches Verschieben der Daten von einem Ort zum nächsten. Wenn nicht alle Herausforderungen und Aufgaben berücksichtigt werden, kann es zu Störungen oder Mehrausgaben im Unternehmen kommen. Sie haben bereits Informationsmanagement in Ihrer Cloud- oder On-Premises-Umgebung? Wir unterstützen Sie bei der Migration in die Cloud.

File Server – Cloud
Wir migrieren Ihre Homelaufwerke zu OneDrive sowie Gruppen- und Projektlaufwerke Richtung SharePoint und Teams.
SharePoint on-premises – Cloud
Wir bauen eine neue Informationsarchitektur auf und migrieren Ihren Content von SharePoint on-premises in die Cloud.

Tenant – Tenant
Wir migrieren SharePoint, Teams-Kanäle, OneDrive, Exchange und Active Directory von einem Tenant zum anderen.
Google Workspace – Microsoft 365
Wir migrieren von Google Workspace zu Microsoft 365.

Compliance

Ein optimales Informationsmanagement ist unabdingbar und sowohl mit einer sicheren Dateiablage als auch mit einem sicheren Austausch verbunden – sowohl intern als auch extern. Mit Purview Information Protection steuern und sichern Sie E-Mails, Dokumente und vertrauliche Daten, die Sie außerhalb Ihres Unternehmens freigeben. Von Labels zur Klassifizierung bis hin zu integrierten Bezeichnungen und Berechtigungen erweitert Purview Information Protection das Datensicherheitskonzept – unabhängig davon, wo die Daten gespeichert sind und für wen sie intern oder extern freigegeben werden. Zudem legen wir Regeln zum Aufbewahren und automatisierten Löschen von Daten fest und bauen ein Konzept zur Datenklassifizierung und zur Zusammenarbeit mit Externen auf. Auch die Themen Exit-Strategie sowie Back-up & Archivierung bilden wichtige Bausteine in diesem Bereich.

Purview Information Protection
Mit Purview Information Protection schützen wir Ihre Dokumente und E-Mails. Dabei setzen wir auf Labels zur Klassifizierung von Dateien, verschlüsselten E-Mail-Versand und einen gesicherten Dateiaustausch.
Retention Policies & Labels
Wir definieren Retention Policies und Labels für das Aufbewahren sowie das automatisierte Löschen von Daten.
Konzept zur Datenklassifizierung

Wir bauen ein ein organisatorisches und technisches Konzept zur Datenklassifizierung auf.
Konzept Zusammenarbeit mit Externen

Wir bauen ein Konzept zur Zusammenarbeit mit externen Kommunikationspartnern auf. Dabei spielen Lifecycles und Policies eine wichtige Rolle.

Anforderungen Datenschutz & IT-Sicherheit

Für die Erfüllung der Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit definieren wir Policies in Microsoft Teams und im SharePoint Admin Center. Zudem nutzen wir PowerShell Skripte und entwickeln einen Governance Plan.
Exit-Strategie

Wir entwickeln eine Exit-Strategie und erstellen eine Checkliste, die die Tätigkeiten im Falle eines Ausstiegs enthält.
Back-up & Archivierung

Wir legen fest, welche Daten gesichert werden sollen und nutzen für die Sicherung und Wiederherstellung Back-up-Lösungen.

Kommunikationskanäle

Damit Kommunikation erfolgreich ist, müssen die Mitarbeitenden zur richtigen Zeit mit der richtigen Botschaft und dem richtigen Inhalt erreicht werden können. Aber wie erreiche ich die Empfänger am besten? Über das Intranet? Über einen Teams-Chat? Per E-Mail? Gemeinsam mit Ihnen erfassen wir die unterschiedlichen Kommunikationskanäle im Unternehmen und ermitteln die aktuellen Probleme in diesem Bereich. Wir klären mit Ihnen beispielsweise folgende Fragen und nehmen eine formelle und informelle Unterteilung vor:

Was gehört wohin?
Wie erreiche ich wen?

Kommunikationskanäle sinnvoll verwenden
Wir entwickeln ein Konzept für die Verwendung von Kommunikationskanälen. Darin legen wir fest, welche Informationen wohin gehören und über welche Kanäle Ihre Mitarbeitenden kommunizieren.

Umsetzung Leitlinien
Wir setzen Leitlinien zur Nutzung der Kommunikationskanäle im Zusammenspiel mit dem Change Management um.

Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus über 300 Kundenprojekten pro Jahr.

Referenzen ansehen

Ihre Sicherheit liegt uns am Herzen.
Die Nutzung von Cloud-Services hat entscheidende und zukunftsweisende Vorteile für Ihr Unternehmen. Ebenso erhöhen diese aber auch das Risiko vor unbefugten Zugriffen. Das Thema Microsoft 365 Security ist deshalb ein Baustein in jedem unserer Projekte.
Für einen sicheren Modern Workplace.
Zum M365 Security Angebot

Ihre Sicherheit liegt uns am Herzen.
Die Nutzung von Cloud-Services hat entscheidende und zukunftsweisende Vorteile für Ihr Unternehmen. Ebenso erhöhen diese aber auch das Risiko vor unbefugten Zugriffen. Das Thema Microsoft 365 Security ist deshalb ein Baustein in jedem unserer Projekte.
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Datenanalyse & Datenstruktur

Auf dem Weg zum optimalen Informationsmanagement analysieren wir mit Ihnen Ihre Daten und Ihre Datenstruktur. Welche Daten gibt es im Unternehmen? Wo liegen die Daten aktuell und welche Tools verwenden Sie? Zudem untersuchen wir die Datenmenge und prüfen Ihre Berechtigungsstruktur im Unternehmen. Wir schauen uns die Prozesse an und definieren gemeinsam ein langfristiges Ziel für eine optimale Datenstruktur.

Konzeptionierung

Wir erstellen Ihnen unter Berücksichtigung der vorherigen Ergebnisse ein maßgeschneidertes Konzept für die Einführung und Nutzung von Microsoft 365-Services wie Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive und weiteren Apps. Neben den Microsoft 365-Tools spielen für ein optimales Informationsmanagement beispielsweise auch Purview Information Protection und Retention Policies eine Rolle. Zudem empfehlen wir Ihnen den Einsatz von zusätzlichen Lizenzpaketen oder Drittanbietertools, sofern diese Ihnen Mehrwerte bieten sollten.

Organisation

Um eine Überforderung der Benutzer und Administratoren zu vermeiden, bauen wir einen Rollout Plan auf, der verschiedene Ausbaustufen beinhaltet. Unsere Lösung unterstützt jeden Schritt des Projektes optimal – von der Identifizierung unnötiger Inhalte und deren Entfernung, über die richtige Planung von Aufgaben bis hin zur finalen Bewertung des Projekts. Wir erkennen mögliche Risiken, die beispielsweise zum Scheitern der Migration führen könnten, schon vorab.

Informationsmanagement Prozesse und Automatisierungen

Prozesse & Automatisierung

Wie suche und finde ich Informationen und Wissen? Für ein erfolgreiches Informationsmanagement und eine Zentralisierung der Informationen prüfen wir unter Berücksichtigung des vorhandenen Lizenzumfanges, welche Prozessschritte für einen laufenden Betrieb automatisiert oder optimiert werden können. Zudem legen wir Rollen und Verantwortlichkeiten fest, klären, welche Informationen zentralisiert werden sollen und wer welche Anwendungen nutzen darf. Unsere zertifizierten SharePoint-Experten verfügen über sehr großes Know-how rund um die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten und die optimale Integration in die Geschäftsprozesse. So können Sie die Zusammenarbeit von Anwendern im gesamten Unternehmen transparenter, effizienter und produktiver gestalten.

Change Management

Mit unserem Change Management unterstützen wir Ihre Mitarbeitenden dabei, den neuen Weg gemeinsam zu gehen. Wir begeistern die User für unsere Lösungen und zeigen ihnen den Mehrwert für den Arbeitsalltag. Dadurch erreichen Sie eine hohe Akzeptanz. Wir fördern dadurch die Zusammenarbeit & Kommunikation, senken Kosten und optimieren Ihre Prozesse. Aber auch das Thema Weiterbildung gehen wir gemeinsam mit Ihnen an. Mit Trainingsvideos, Workshops, Flyern, Webinaren und weiteren Maßnahmen schulen wir die Anwender und vermeiden dadurch die technische Hürde.

Eine optimale Lösung ist die Summe vieler Antworten.
Beginnen Sie hier mit Ihren Fragen. Ganz direkt.

Schreiben Sie uns eine E-Mail.

Net at Work GmbH
Am Hoppenhof 32 A
33104 Paderborn

Telefon +49 5251 304600