7 Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Auswahl einer Intranetplattform berücksichtigen müssen
Inzwischen hat die Mehrheit der Unternehmen in Microsoft Office 365 investiert und auf dieser Basis ein Firmenintranet aufgesetzt. Im letzten Jahr hat Microsoft mehrere Aktualisierungen seiner Dienste vorgenommen, durch die verschiedene Tools und Funktionen innerhalb der Suite wiederbelebt, hinzugefügt oder entfernt wurden. Dies hat viele Unternehmen veranlasst, ihre aktuelle Intranetlösung neu zu bewerten und neue Wege zu finden, um die Kommunikation im Unternehmen zu unterstützen, Mitarbeiter miteinander zu verbinden und die Unternehmenskultur zu verbessern.
Wenn Sie mit der Einführung einer neuen Intranetstrategie auf Basis von Office 365 beauftragt wurden, wissen Sie, dass deren Umsetzung kompliziert und zeitaufwendig sein kann. Die Vielfalt an Produktoptionen ist groß – und alle Intranetlösungen bieten umfangreiche und vielfältige Funktionen. Dabei ist es wichtig, die Intranetpläne im Einklang mit der Unternehmensstrategie zu halten. Bevor Sie einen Lieferanten oder ein Produkt bewerten, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen und bestimmen, welche dieser Punkte für Ihre gesamte Intranetstrategie wichtig oder sogar kritisch sind.
Datenspeicherung
Der häufigste Weg, Daten zu speichern, ist die Speicherung Ihrer Intranet-Inhalte innerhalb Ihrer Unternehmensinfrastruktur. Dieses Thema nimmt eine zentrale Rolle für die Bereiche Sicherheit und Schutz von Inhalten ein. Wer kann Ihre Unternehmensdaten und -kommunikation denn besser schützen als Sie selbst? Je nachdem, welche Infrastruktur oder welches Content-Management-System bereits in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird, bestehen hier in der Regel mehrere Möglichkeiten. Die Cloud ist ganz deutlich der Weg in die Zukunft und die strategisch sinnvollsten Cloud-Optionen sind Office 365 und SharePoint Online.
Einige Intranet-Produkte hosten Inhalte auf einem dedizierten Managementsystem außerhalb der Sicherheitsgrenze Ihres Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl Ihre Sicherheitsanforderungen als auch sämtliche Fragen rund um Sicherheitszertifikate und -kompetenzen des Herstellers klären. Sobald diese Punkte geklärt sind, müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle Details bezügliches des Schutzes von Inhalten verstehen und offene Fragen beantwortet wurden. Ein Beispiel: Wem gehören Ihre Inhalte, wenn Sie sich entscheiden, den Dienst einzustellen?
In-a-Box oder Sandbox?
Eine In-a-box-Strategie kann auf den ersten Blick verlockend sein, weil sie einfacher zu implementieren scheint. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Auch wenn das Produkt bei der Erstinstallation einfach zu handhaben ist, müssen Sie beachten, dass das Intranet nicht statisch ist. Es erfordert den Willen zur stetigen Veränderung und Evolution. Was passiert, wenn Anpassungen oder Modifikationen erforderlich sind, beispielsweise, wenn das IT-Team neue Bereiche erstellen oder auf benutzerdefinierten Konnektoren oder Komponenten aufbauen muss? Für viele Produkte auf dem Markt ist dies eine große Herausforderung. Es ist entscheidend, dass Sie ein vollständiges Verständnis dafür entwickeln, dass sich ein Intranet kontinuierlich verändert und weiterentwickelt.
Tools, die als „Sandbox“-Tools betrachtet werden, zielen darauf ab, ein Höchstmaß an Autonomie und Flexibilität zu gewährleisten. Obwohl bekannt ist, dass sie zu Beginn eines Projekts mehr Aufwand erfordern, ist dies nicht immer der Fall. Die effektivsten Sandbox-Tools ermöglichen es Ihnen, Ihr Projekt schnell aufzubauen und effektives Wachstum zu erzielen. Die wichtigste Priorität eines leistungsfähigen Sandbox-Tools ist die Lösung von Geschäftsanforderungen und das Ermöglichen von Flexibilität.
Offene Plattformen
Jedes Produkt hat zum Thema Erweiterbarkeit eine eigene Geschichte zu erzählen. Es gibt kein einziges Intranet-Produkt auf dem Markt, das alle Anforderungen für jedes Unternehmen erfüllt. Es muss aber eine Möglichkeit geben, Ihre IT-Abteilung mit dem Auf- und Ausbau der gewählten Intranetplattform zu beauftragen, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Wägen Sie genau ab, welches Produkt am besten zu Ihren internen Ressourcen passt. Letztendlich sollte Ihr Unternehmen die Richtung und Entwicklung eines Produkts vorgeben und bestimmen. Wenn Ihnen die internen Ressourcen zur Erweiterung des Produkts fehlen, kann es sehr kostspielig werden.
Im Allgemeinen können drei Strategien zur Erweiterung des Produkts angewendet werden:
- Nur über den Produktanbieter erweitern (geschlossene Plattform) – Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen der Zeit- und Kostenplanung des Anbieters ausgeliefert ist. Der Produktanbieter wird alle Erweiterungen implementieren, legt aber die Bedingungen fest.
- Erweiterung durch ein proprietäres Framework (gemischte Plattform) – Das bedeutet, dass Sie das Produktpotenzial erweitern können – aber Sie müssen Ihr Team schulen oder mit bestimmten Partnern arbeiten, die bereits über die proprietären Framework-Kenntnisse verfügen. Bei einer gemischten Plattform sind zwei Dinge zu beachten. 1: Der Wert des Erlernens eines bestimmten Frameworks 2: Die Zeit, die damit verbracht wird, etwas zu lernen, das nur für bestimmte Szenarien anwendbar ist.
- Erweiterung durch marktübliche Technologien (offene Plattform) – Das bedeutet, dass Ihre internen technischen Ressourcen durch die Erweiterung des Produkts die bereits vorhandenen Fähigkeiten nutzen. Wenn ein Produkt Standardtechnologien implementiert, verringert es die Abhängigkeit. Dies gibt Ihnen die größtmögliche Flexibilität.
Roadmaps
Der Markt für Intranet-Lösungen ist sehr interessant. Sie wären überrascht, wie viele Produkte keine oder nur eine unklare Roadmap haben. Es gibt vieles, was dazu beiträgt, dass es an einer effektiven Roadmap mangelt. Wenn Sie sich ein Produkt ansehen, sollten Sie aber nicht nur einbeziehen, was auf der Roadmap steht, sondern auch, wie sich das Produkt in den letzten sechs Monaten entwickelt hat. Wenn es sich um eine geschlossene Plattform handelt, ist es besonders interessant, wie umfangreiche Funktionen entwickelt und freigegeben wurden. Wenn es sich um eine offene Plattform handelt, sollten Sie nicht nur neue Funktionen sehen, sondern auch die Technologieanpassung basierend auf der Entwicklung dieser Funktionen. Eine außergewöhnliche Technologieausrichtung bedeutet in der Regel mehr Effizienz, bessere Leistung und anspruchsvolle Management- und Entwicklungsstandards, die Ihrem Unternehmen insgesamt zugutekommen.
Reversibilität
Ähnlich wie die Erweiterbarkeit berücksichtigt jedes Produkt die Reversibilität, einige viel besser als andere. Wenn Ihr Unternehmen beschließt, einen Intranetdienst oder ein Produkt einzustellen, was passiert dann mit Ihren Inhalten, Erweiterungen oder qualifizierten Ressourcen?
Reversibilität der Inhalte:
- Externe Speicherung von Inhalten – Dies bedeutet in der Regel, dass der Produktanbieter Inhalte speichert und verwaltet. Sie müssen den Anbieter fragen: Verlieren Sie Ihre Inhalte? Ist eine Migration erforderlich, um Inhalte intern zu verschieben? Was ist mit der Benutzerfreundlichkeit solcher Inhalte?
- Speicherung von Inhalten auf einer gemischten Plattform – Das bedeutet in der Regel, dass die Daten intern auf Produkten wie Office 365, SharePoint Online oder anderen Datenbanken gespeichert werden. Es ist jedoch wichtig, einen genaueren Blick darauf zu werfen, da es vielleicht verborgene Fallstricke gibt. Selbst wenn Inhalte intern gespeichert werden, ist es möglich, dass der Inhalt ohne das Produkt nahezu unlesbar, unbrauchbar und nicht wiedererkennbar ist.
- Speicherung von Inhalten auf einer offeneren Plattform – Das bedeutet in der Regel, dass die Inhalte in einem standardisierten Speicherort liegen, der ohne das proprietäre Produkt nutzbar ist.
Das Gleiche gilt für alle Erweiterungen und Entwicklungen, die Sie auf einem Produkt aufgebaut haben, sowie für Ihre internen Ressourcen. Es ist äußerst wichtig, dass Sie Ihre Optionen bezüglich Reversibilität verstehen, wenn Sie sich mit Intranet-Produkten, wie z.B. Powell 365 beschäftigen. Es mag kein treibender Kauffaktor sein, aber sie sollten sich darüber im Klaren sein, was es für Ihre Inhalte, Entwicklungen und Fähigkeiten bedeutet, wenn Sie sich entscheiden, einen Service einzustellen.
Technische Updates
Roadmaps zeigen, wie sich ein Produkt zukünftig entwickelt. SaaS-Lösungen beinhalten eine sehr einfache Upgrade-Strategie, die nahezu sofort einsetzbar ist und komplexe Prozesse sowie die Gefahr von technischen und betrieblichen Ausfällen beseitigt, die durch das Einspielen von Updates hervorgerufen werden.
Andere Plattformen liefern Updates über ein installierbares Paket oder einen Aktualisierungsdienst. Automatische Aktualisierungsdienste vereinfachen den Aktualisierungsprozess, können aber unerwünschte Ausfälle verursachen. Die wichtigsten Überlegungen hier sind die tatsächlichen Implementierungskosten sowie die organisatorischen Kosten der Serviceausfälle, die sie verursachen können. Manuell installierbare Pakete erfordern einen abgestimmten Geschäftsprozess und verursachen Kosten, beispielsweise für das Bereitstellen von Ressourcen für die Aktualisierung sowie die Verwaltung von Ausfallzeiten.
Einige Plattformen arbeiten ausschließlich über Partner und verlangen, dass ihre Partner Updates implementieren und verwalten. Hier müssen Sie den Zeitaufwand und die Kosten berücksichtigen, die mit diesem Ansatz verbunden sind.
Bei Intranetlösungen, die auf einer offeneren Plattform basieren, kann es schwierig sein, mit den Marktstandards Schritt zu halten. Microsoft Office 365 entwickelt sich schnell und wartet nicht auf die Anpassung Ihres Intranetportals. Sie müssen eine Lösung finden, die sich effizient und schnell an Microsoft-Updates anpasst. Es wird zu Verwerfungen kommen, da dies in der Natur der Cloud und den offenen Plattformen liegt. Dennoch wird ein effektiver Intranet-Anbieter in der Lage sein, seinen Implementierungsansatz und aufkommende Eventualitäten klar zu kommunizieren.
Infrastruktur und versteckte Kosten
Lesen Sie das Kleingedruckte, wenn es um die Infrastrukturkosten geht. Die Kosten für das Hosting eines Intranets können viele Formen annehmen. Das Hosting von zusätzlichem, proprietärem Speicher in Azure oder das Hosting eines Content-Management-Systems verursacht völlig andere zusätzliche Kosten als die Implementierung von Office 365 und SharePoint Online. Wenn die Intranetlösung auf bestimmten Plattformen gehostet wird, was sind die damit verbundenen Kosten für die Verwaltung der Hosting-Infrastruktur oder der Cloud-Services? Ebenso ist es wichtig, zu verstehen, ob interne technische Ressourcen benötigt werden, um neu eingeführte Infrastrukturen oder Dienste zu verwalten und zu warten.
Fazit
Zu verstehen, wie sich diese verschiedenen Punkte auf die Unternehmensstrategie auswirken, ist von entscheidender Bedeutung. Ein sorgfältiges Abwägen wird Ihre Unternehmensstrategie besser auf Schlüsseltechnologien abstimmen und Ihnen helfen, den besten Intranet-Anbieter für Ihr Projekt zu finden. Sobald Sie eine abgestimmte Strategie haben, können Sie sich auf Use Cases, Features und Funktionen konzentrieren, um Anbieter zu identifizieren, die gut zu Ihrer Organisation und Ihrer Strategie passen.
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