Change Management – der Erfolgsfaktor bei mangelnder User Adoption
Wird über eine IT-Einführung gesprochen, so ist jedem klar, dass es ein IT-Team braucht, welches die Einführung auf technischer Ebene begleitet und durchführt. Weniger offensichtlich und verbreitet ist der Nutzen von Change Management für solche Vorhaben. Dabei ist genau das der Schlüssel zu höherer User Adoption und damit zum Erfolg!
Trotz des Einsatzes modernster Technologien und fortschrittlicher Methoden scheitern viele Projekte aufgrund fehlender Akzeptanz der Anwendenden. Genau dann spricht man von fehlender User Adoption, um den verbesserungswürdigen Übergang von einem alten System hin zu einem Neuen zu beschreiben. Denn was nützt ein technisch einwandfrei eingeführtes Tool, wenn nur wenige dieses nutzen? Geringe oder nicht vorhandene Userakzeptanz ist der häufigste Grund für eine gescheiterte IT-Einführung. Zeitliche und finanzielle Ressourcenverschwendung sowie zunehmende Unzufriedenheit sowohl im Projektteam als auch bei den Endusern sind die Folge.
Erfolgsfaktor Change Management
Während sich die IT-Abteilung um die technische Seite einer IT-Einführung kümmert, widmet sich das Change Management der menschlichen Ebene. Erfahrungsgemäß stehen wir Menschen dem Wandel, wenn er uns direkt betrifft, meist skeptisch gegenüber, was wiederum häufig aktiven oder passiven Widerstand zur Folge hat. Wer kennt es nicht? Mitarbeitende, die offen kommunizieren, wie sehr sich die Arbeitsweise mit der Einführung zum Negativen gewandelt hat. Oder Personen, die die Nutzung der neuen Technologien verweigern. Häufige Ursache sind Ängste oder fehlendes Wissen. Dieser Fokus auf die Bedürfnisse, Sorgen und Ängste der Anwendenden ist von essenzieller Bedeutung, gerade wenn der Projekterfolg von der Akzeptanz der Mitarbeitenden abhängig ist.
Noch einen Schritt weitergedacht, kann es langfristig sogar zu dauerhaften Schäden im Unternehmen kommen, wenn das Betriebsklima leidet und die Veränderungsbereitschaft gänzlich zum Erliegen kommt. Dies kann ein teures Unterfangen sein und erfordert einen professionellen Umgang mit der Herausforderung.
Wir empfehlen daher die frühzeitige Thematisierung von Change Management schon vor dem eigentlichen Rollout. Aber auch für bereits gestartete oder erfolgte Einführungen mit Verbesserungspotenzial ist es nie zu spät!
Erprobter Change Management Prozess
Doch wie genau reagieren wir auf die fehlende User Adoption und bringen Projekte auch nach dem Rollout wieder auf Erfolgskurs?
Die Kernkomponenten des Veränderungsmanagements
Das Vorgehen bei Einführungen mit Verbesserungspotenzial unterscheidet sich im Kern kaum von dem Change Management Prozess, welcher ein Projekt von Beginn an begleitet. Unabhängig von der Phase, in der sich die Einführung befindet und eine fehlende User Akzeptanz vorherrscht, greifen wir auf unsere gewohnten Kernkomponenten des Change Managements zurück:
ADKAR® Modell
Die oben genannten Komponenten finden, abhängig vom individuellen Projekt, in unterschiedlicher Gewichtung in den fünf Phasen des ADKAR® Modells Anwendung. Dabei handelt es sich um ein von Prosci® entwickeltes Vorgehen, bei dem die Betonung auf den psychologischen und emotionalen Aspekten des Veränderungsprozesses liegt. Es berücksichtigt alle notwendigen Schritte, um die Art und Weise des Veränderungsprozesses so zu gestalten, dass die Akzeptanz bei den Endanwendenden gesteigert wird. Die Abkürzung ADKAR steht hierbei für die Schritte, die jedes betroffene Individuum durchlaufen muss und die es mit konkreten Maßnahmen zu fördern gilt:
- Awareness (Bewusstsein)
- Desire (Wunsch)
- Knowledge (Wissen)
- Ability (Fähigkeit)
- Reinforcement (Verstärkung)
Unsere empfohlenen Phasen zur Rettung Ihres IT-Projekts
Das Rahmenwerk ist dabei allerdings so ausgelegt, dass nicht nur die Individualität eines jeden Projektes Berücksichtigung findet, sondern auch der Zeitpunkt, ab dem die Notwendigkeit von Change Management erkannt wurde, einbezogen wird.
Zunächst lernen wir also Ihr Projekt kennen, um den aktuellen Status zu erhalten und Geschehenes nachvollziehen zu können. Anschließend definieren wir das Problem genauer und erarbeiten mithilfe verschiedenster Methoden mögliche Lösungsansätze. Erst dann ist es sinnvoll, die Roadmap festzulegen und das Projekt Richtung Erfolg zu leiten.
Für uns ist dabei das Bewusstsein für die Individualität eines jeden Projektes und die Notwendigkeit maßgeschneiderter Maßnahmen elementar. Ziel ist es, eine Projektrettung in der Phase zu beginnen, ab der die User-Akzeptanz gesunken ist. Dort holen wir Ihre Endanwendenden mithilfe der Kernkomponenten ab und ermöglichen jedem Mitarbeitenden das Durchlaufen der ADKAR® Phasen.
Change Management Beratung
Übergeordnet braucht es dazu ein gutes Change Management Team, welches den Veränderungsprozess begleitet. Doch was macht ein solches Team aus? Neben der fachlichen Expertise, die für die Qualifikation der Endanwendenden benötigt wird, sind ausgeprägte Softskills unerlässlich, um die menschliche Ebene adäquat abdecken zu können. Unser Tipp: Je mehr zeitliche Ressourcen Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, um die oben beschriebenen Schritte zu durchlaufen, desto weniger steht Ihrem Projekterfolg und der User-Akzeptanz im Weg.
Wir wünschen viel Erfolg bei Ihrem Projekt!
Change Management Beratungstermin
Sie haben bereits eine Software-Anwendung technisch eingeführt und stehen vor der Herausforderung, dass Ihre Mitarbeitenden diese nicht zufriedenstellend in ihren Arbeitsalltag integrieren? Sie wünschen sich, dass das Potenzial Ihrer neu-eingeführten Technologie effektiv ausgeschöpft wird?
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