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Ganzheitliche M365 Tenant zu Tenant Migration mit AvePoint Fly

Mario Zaljec, Senior Consultant Modern Workplace
Autor: Mario ZaljecSenior Consultant Modern Workplacehttps://www.linkedin.com/in/mario-zaljec-327a1187/–Auf LinkedIn vernetzen
Ingo Zimmermann, Senior Consultant Modern Workplace
Autor: Ingo ZimmermannSenior Consultant Modern Workplacehttps://www.linkedin.com/in/ingo-zimmermann-56b4025/–Auf LinkedIn vernetzen

Strategische oder situationsbedingte Gründe können eine Migration Ihrer E-Mail-Postfächer, User-Konten und Unternehmensdaten von einem Microsoft 365 Tenant zu einem anderen Tenant erfordern. Damit es dabei nicht zum Datenverlust kommt, gibt es einiges zu beachten: Wir zeigen Ihnen im nachfolgenden Blogartikel, wie Sie das Thema sicher und effizient angehen, Herausforderungen meistern und warum wir AvePoint Fly empfehlen, damit Ihre M365 Tenant zu Tenant Migration zum Erfolg wird.

Quick Links

Gründe für eine Migration
Nachteile beim Einsatz mehrerer Tenants
Migration mit Microsoft 365 Bordmitteln
Third Party Migrationstools
Ganzheitliche Tenant zu Tenant Migration
Fazit

Bei einer Tenant zu Tenant Migration werden Inhalte eines bestehenden M365 Tenants in einen neuen Tenant übernommen. Es handelt sich dabei primär um produktive Daten aus Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive, die in eine neue oder bereits bestehende Struktur eingebunden und den Anwendenden wieder zugänglich gemacht werden müssen.

Gründe für eine Microsoft 365 Tenant zu Tenant Migration

Unsere Kunden haben verschiedene Gründe, warum sie uns mit einer Migration beauftragen.

Unternehmensstrategische Gründe

Oft sprechen unternehmensstrategische Gründe für eine Tenant zu Tenant Migration. Das kann z.B. eine Unternehmensübernahme oder der Zusammenschluss von zwei Unternehmen sein, die bereits beide Microsoft 365 einsetzen. Auch die Ausgliederung von Abteilungen in eigenständige Unternehmen sowie die Umbenennung eines Unternehmens und die damit verbundene Forderung nach der Änderung des Tenant-Namens kann ein Grund sein.

Situationsbedingte Gründe

Daneben gibt es auch einige Gründe, die situationsbedingt sind.

Produktivitätsfortschritte beibehalten

Dazu zählt die Etablierung eigener Lösungen in Unternehmen während der Pandemie, um arbeits- und konkurrenzfähig zu bleiben. In diesem Zuge haben sich z.B. Landesgesellschaften eigene M365 Tenants registriert, die im Nachgang konsolidiert werden müssen.

Datenschutz

Ein weiterer Grund kann die versehentliche Registrierung eines Tenants in einer falschen Region (z.B. außerhalb der EU) sein. Damit verbunden sind dann häufig datenschutzrechtliche Herausforderungen.

Wechsel der Data Location

Wenn z.B. durch eine Übernahme der Eigentümer eines Unternehmens wechselt und die Unternehmensdaten zukünftig in einer anderen Region vorgehalten werden müssen, ist eine solche Tenant zu Tenant Migration ebenfalls nötig. Für diesen Fall bietet Microsoft aktuell noch das Data Residency Legacy Move Programm an, mehr Infos dazu finden Sie weiter unten im Blogartikel.

Sicherheit

Immer häufiger erleben wir auch, dass Firmen nach einem Sicherheitsvorfall eine schnelle Einführung der M365 Dienste anstreben, um kurzfristig wieder erreichbar und arbeitsfähig zu sein. Nachfolgend steht dann die Aufgabe an, einen neuen Tenant im Rahmen eines geordneten Projektes einzurichten und die Daten zu übernehmen.

Nachteile beim Einsatz mehrerer Tenants

Auch wenn Sie vielleicht noch zögern, wir raten dringend vom Einsatz mehrerer Tenants ab. Denn folgende Nachteile sollten in diesem Fall bedacht werden:

  • Komplexe Administration
    • Jeder Tenant verfügt über eine eigene Konfiguration mit Gruppen, Identitäten, Berechtigungsrollen, Richtlinien, zugewiesenen Lizenzen etc.
    • Der Einsatz mehrerer Tenants für ein Unternehmen erfordert im Regelfall mehrere Instanzen zugehöriger Synchronisierungsdienste für die Anbindung an die jeweiligen lokalen Verzeichnisstrukturen.
  • Erschwerte Zusammenarbeit
    • Die Zusammenarbeit zwischen den Standorten oder Organisationen mit eigenen Tenants gestaltet sich schwierig, da Tenant-übergreifende Zugriffe über Gastberechtigungen realisiert werden müssen.
  • Zusätzliche Lizenzgebühren
    • Alternativ können Anwendende mit mehreren Identitäten ausgestattet werden, um Zugriffe auf Tenant-Inhalte zu ermöglichen. In der Regel fallen dadurch zusätzliche Lizenzgebühren an und der Anwendende trägt die Bürde mehrerer Benutzernamen und Passwörter, die er sich merken muss. Die fehlende Transparenz für Anwendende bei Zugriffen auf mehrere Tenants muss dabei eigentlich nicht extra erwähnt werden.
  • Uneinheitliche E-Mail-Adresse
    • Eine öffentliche Domäne kann (Stand heute) nur in einem Tenant registriert werden. Somit kann beim Einsatz mehrerer Tenants keine unternehmensweit einheitliche Domäne für E-Mail-Adressen genutzt werden.

Das ist nur ein kleiner Auszug der Nachteile, die der Einsatz von mehreren Tenants für Ihr Unternehmen mit sich bringt. Nachfolgend geben wir daher Tipps, wie Sie die Tenant zu Tenant Migration am besten planen.

Tenant zu Tenant Migration mit Microsoft 365 Bordmitteln

Verständlich, dass sich einige Unternehmen noch nicht getraut haben, das Thema anzugehen, da Microsoft bis heute keine ganzheitliche Lösung für die Tenant zu Tenant Migration bietet. Für einzelne Bereiche gibt es Ansätze, die zum Teil aber noch mit Einschränkungen verbunden sind.

SharePoint Migration Tool und Mover

Das SharePoint Migration Tool (SPMT) ist nur für die Übernahme von Inhalten aus SharePoint On-Premises geeignet. Die zugekaufte Lösung Mover bot zwar die Möglichkeit einer Tenant zu Tenant Migration, war aber ebenfalls nur auf SharePoint Inhalte beschränkt. Seitdem Microsoft Mover abgekündigt hat, gibt es hier keine direkte Lösung mehr. Jedoch erweitert Microsoft nach und nach die technischen Möglichkeiten, wie im nachfolgenden Fall.

Postfachmigration

So ist seit kurzem die mandantenübergreifende Postfachmigration für das Verschieben von Exchange Online Postfächern zwischen Tenants verfügbar.

Data Residency Legacy Move Programm

Zum Wechsel der Data Location bietet Microsoft zurzeit noch das „Data Residency Legacy Move“ Programm an. Damit kann ein Umzug der Daten des Tenants von der Makroregion, also z.B. EMEA, in die lokale RZ-Region, also z.B. Deutschland, beantragt werden. Dies gilt nicht für alle Regionen und der Umzug kann bis zu 24 Monate dauern. Für Deutschland läuft das Programm im April dieses Jahres aus.

Migration via Individualentwicklung

Über die von Microsoft bereitgestellten Schnittstellen könnte theoretisch eine Datenmigration erfolgen, jedoch steckt ein sehr hoher individueller Entwicklungsaufwand hinter jeder Migration. Zudem gibt es Sonderfälle, die bei dieser Art der Übernahme nicht berücksichtigt werden können. Ein typischer Fall ist z.B. ein Dokument, das von einem Anwendenden erstellt wurde, der das Unternehmen verlassen hat und somit auch nicht mehr als zuzuordnender User existiert.

Third Party Migrationstools

Third Party Tools setzen ebenfalls auf den von Microsoft bereitgestellten Schnittstellen auf, um Daten zu migrieren. Je näher ein Hersteller also mit Microsoft zusammenarbeitet, desto früher kann er mit der Integration neuer Funktionen der Schnittstellen in seine Software beginnen und neue Features anbieten.

Allerdings gibt es aktuell kaum Migrationstools, die eine ganzheitliche Tenant zu Tenant Migration ermöglichen. Der Großteil der Anbieter konzentriert sich auf einzelne Produktsparten innerhalb des Microsoft 365 Ökosystems, wie z.B. SharePoint oder Exchange. Bei der Planung einer Tenant zu Tenant Migration müssen somit mehrere Tools evaluiert, konfiguriert und auch separat lizenziert und bezahlt werden.

Ganzheitliche M365 Tenant zu Tenant Migration mit Avepoint Fly

Zu einer ganzheitlichen Tenant zu Tenant Migration gehören die Übernahme der Identitäten und Gruppen sowie der Umzug der produktiven Domänen in den neuen Tenant. Anschließend erfolgt die Übertragung der Daten aus Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams und anderen Datentöpfen sowie die Übernahme der Berechtigungen, sodass Anwendende nahtlos auf Funktionen und Inhalte zugreifen können.

Aus diesem Grund empfehlen wir bei einer Tenant zu Tenant Migration AvePoint Fly, da es – anders als viele andere Third Party Migrationstools – ganzheitlich arbeitet. Es ermöglicht sowohl die Übernahme der Identitäten und das Matching zwischen Quelle und Ziel als auch die Migration der Daten selbst. Damit ist ein Großteil der vorhandenen Datenquellen durch ein einziges Tool abgedeckt.

Die einfache und delegierbare Handhabung von Avepoint Fly befähigt darüber hinaus Sie als Kunden, nach der Erstellung der ersten Blueprints, die Migration selbstständig voranzutreiben. Hier werden keine komplexen Scripte benötigt, um z.B. Einstellungen und Berechtigungen zu übertragen oder neue Objekte zu erstellen.

SaaS und On-Premises

Mit Avepoint Fly wählen Sie bei einer Tenant zu Tenant Migration zwischen der SaaS- (Software as a Service) und der On-Premises-Variante.

Avepoint Fly Features

  • Browserbasiert

    Die Oberfläche ist komplett browserbasiert

  • Ausführliches Reporting

    Es wird ein ausführliches Reporting der Umgebungen vor der Migration bereitgestellt. Hierbei werden alle Details aufgeführt, die im Zuge einer Migration wichtig werden bzw. zu beachten sind.

  • Zentrale Verwaltung

    Alle Migrationsjobs können zentral verwaltet werden

  • Fortschrittsüberwachung

    Der Migrationsfortschritt kann zentral überwacht werden.

  • Migration Microsoft SharePoint Online

    .

  • Migration Microsoft OneDrive

    .

  • Migration Microsoft Exchange

    Online und On-Premises

  • Migration Microsoft 365 Groups

    .

  • Migration Microsoft Teams

    inkl. Teams Chat (nur SaaS), Private Channel, Shared Channel und Shifts

  • Migration Microsoft Power Platform Environment

    inkl. Apps und Flows

  • Migration Microsoft Planner

    .

  • Migration Nintex-Workflows

    Unterstützung von Nintex-Workflows: sind diese im Einsatz, werden sie mitmigriert.

  • Modernisierung

    Die Umstrukturierung alter Inhalte in eine neue Gesamtstruktur und die Umstellung von Classic Sites zu Modern Pages ist direkt durchführbar.

  • Flache Struktur

    Und für unsere SharePoint Spezialisten: Weg von den Subsites hin zu einer flachen Struktur 😉

  • AvePoint Fly Reporting vor der Migration (Beispiel: Übersicht für Exchange Online)

    AvePoint Fly Reporting vor der Migration (Beispiel: Übersicht für Exchange Online)
  • Arbeitsliste (Beispiel: Übersicht für Exchange Online)

    Arbeitsliste (Beispiel: Übersicht für Exchange Online)
  • Migrationsfortschritt zentral überwachen

    Migrationsfortschritt zentral überwachen
  • Fehlerdetails direkt einsehen und fehlerhafte Objekte nachmigrieren

    Fehlerdetails direkt einsehen und fehlerhafte Objekte nachmigrieren
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Vorteile durch die Nutzung von AvePoint Fly

Tools von Wettbewerbern beschränken sich häufig auf die Migration von Microsoft SharePoint und Teams oder nur auf die Migration von Exchange Online. Auch die Übernahme einzelner Features, wie z.B. der Chat-Verläufe können oft nicht abgebildet werden.

Microsoft Teams Chats

Mit Avepoint Fly sind wir in der Lage, auch 1:1 Teams Chats zu migrieren.

Individuelle Migrationsregeln

Es lassen sich Regeln definieren, in denen man sehr detailliert den zu migrierenden Inhalt bestimmen kann. Hinzu kommen Regeln, um Listen, Spalten, Benutzer und Dateien zu modifizieren.

  • Bestimmung der Migrationsinhalte

    Bestimmung der Migrationsinhalte
  • Individuelle Anpassung der Migration Policy

    Individuelle Anpassung der Migration Policy
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Berechtigungen

Avepoint Fly nutzt für viele Migrationsaufgaben eine App-Identität und kümmert sich im Hintergrund automatisch um die passenden Berechtigungen, um diese erfolgreich durchzuführen.

User- und Techniker-Dokumentation

Die Protokollierung findet dazu noch auf zwei Ebenen statt. Die erste Ebene ist weniger technisch und kann zur Überprüfung der Migrationsergebnisse und damit auch von Nicht-Technikern gelesen werden. Sie können z.B. auch für einzelne Postfächer innerhalb eines Jobs heruntergeladen werden. Für die Techniker unter uns sei gesagt, dass es ebenfalls ein sehr ausführliches Protokoll aller Tätigkeiten von AvePoint Fly gibt, das für Deep-Dive Troubleshooting herangezogen werden kann.

Kurzüberblick: AvePoint Fly

Fazit

Bisher war die Microsoft 365 Tenant zu Tenant Migration mit einigen Herausforderungen verbunden. Entweder fiel hoher Entwicklungsaufwand an oder es wurden unzählige Tools für die verschiedenen Produktsparten benötigt, was oft mit hohen Kosten und Übersichtsverlust verbunden war. Aus diesem Grund empfehlen wir in Kundenprojekten die Microsoft 365 Bordmittel mit AvePoint Fly zu ergänzen, um die ganzheitliche Tenant zu Tenant Migration inklusive detaillierter Dokumentation sicherzustellen. Im Zuge dessen kann auf Wunsch sogar direkt eine Modernisierung/Reorganisation mit flacher SharePoint Struktur vorgenommen werden.

Durch die User-Freundlichkeit des Tools behalten Sie als Kunde jederzeit den Überblick und können die Migration aktiv vorantreiben.

Sie benötigen Unterstützung bei der Microsoft 365 Tenant zu Tenant Migration?

Wir unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Migration.

Jetzt kostenfreien Beratungstermin vereinbaren!

Weitere Informationen

Blogartikel von Frank Carius zur Tenant zu Tenant Migration

AvePoint Fly User Guide

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