Mach’s gut Skype, Net at Work nutzt jetzt Teams – Herausforderungen meistern
Seit dem 05. Juli 2019 sind bei Net at Work die Skype for Business-Server abgeschaltet, seitdem telefonieren wir ausschließlich über Microsoft Teams, inklusive einiger Herausforderungen. Unser internes Projektteam begleitete diese Umstellung mit spannenden Change Management-Maßnahmen, wie einem Teaserclip, Trainingsvideos oder einer Teams-Veranstaltung. Die MitarbeiterInnen sind somit auf die Microsoft Teams Telefonie vorbereitet. Natürlich ist während dieses ersten Teils des Projektes nicht immer alles reibungslos verlaufen.
Durch die schrittweise Umstellung der MitarbeiterInnen auf Teams Only konnten wir agil auf mögliche Herausforderungen der umgestellten Bereiche reagieren.
Raffinierte Workarounds lösten technische Herausforderungen
Praktische Workarounds halfen Schwierigkeiten, die aufgrund des Parallelbetriebes von Skype for Business und Microsoft Teams notwendig waren, zu meistern. Durch diese kleinen Umwege umgingen die MitarbeiterInnen technische Schwierigkeiten geschickt und konnten Teams daher weiterhin effizient und effektiv nutzen.
Das Anzeigen der Anrufherkunft bei Anrufergruppen, das Hinzufügen von Teamsanwendern zu Skype-Telefonaten oder getrennte Status in Skype und Teams stellten drei Herausforderungen dieser gleichzeitigen Verwendung dar. Technische Schwierigkeiten, die abseits dieses Parallelbetriebes bei der Nutzung von Teams auftraten, fing das Kernteam ebenfalls proaktiv ab und zeigte passende Workarounds auf.
Ein Beispiel stellt die Anzeige der voreingestellten frankfurter Telefonnummer bei Anrufen aus einer Telefonkonferenz dar. Um Verwirrung bei Kunden, die aus einer Telefonkonferenz angerufen werden, zu vermeiden, ist daher folgender Workaround empfehlenswert: Der Kunde sollte im ersten Schritt mit einem 1:1-Anruf kontaktiert und im zweiten Schritt die internen Kollegen zu dem Anruf hinzugeholt werden. Wie gewohnt empfängt der Kunde somit eine paderborner Telefonnummer.
Transparentes Projektmanagement für reibungslosen Ablauf
Eine Herausforderung des Projektmanagements, ist die vollständige Transparenz bezüglich zeitlicher Abläufe. Denn: Ein strukturierter Zeitplan ist wichtig für den reibungslosen Projekt-Ablauf. In der zweiten Projektphase wird daher für das gesamte Projekt sowie alle Maßnahmen ein detaillierter Plan aufgestellt und dessen Granularität, abhängig von der jeweiligen Projektphase, erhöht. Das komplette Projektteam hat damit jederzeit Einblick in die geplanten Abläufe, kann Feedback geben und effektiv die Umsetzung vorantreiben.
Teams als Herzstück der Teamarbeit
Um ihre KollegInnen gezielt für die neue Art der Telefonie zu motivieren und sie darauf vorzubereiten, konzentrierte sich das Kernteam bisher ausschließlich auf die Anruf-Option in Teams. Der Skype for Business-Server ist abgeschaltet, alle MitarbeiterInnen sind für das Telefonieren mit Teams geschult und zahlreiche Dokumentationen zur Nutzung dieser Funktion stehen bereit. Um darüber hinaus Teams als Herzstück der Teamarbeit zu etablieren, fokussiert sich das Kernteam jetzt auf die weiteren Möglichkeiten, die Teams bietet.
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Weitere Details
Informationen zu weiteren Herausforderungen, die sich zwangsläufig durch den Parallelbetrieb von Skype for Business und Teams ergeben, erhalten Sie auf www.msxfaq.de
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