Microsoft Power Platform – 5 Grundlagen zur strukturierten Einführung
An der Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit durch die Digitalisierung interner Arbeitsabläufe führt kein Weg mehr vorbei. So ist dieses Ziel längst zum festen Bestandteil im Strategiemanagement moderner Konzerne herangewachsen. Gerade dieser Andrang sorgt nicht zuletzt für den so oft zitierten Fachkräftemangel in der IT-Branche. Infolgedessen sieht sich das vorhandene IT-Personal mit Überlastung und Zeitmangel konfrontiert. Aber wie sollen Unternehmen nun vorgehen, wenn der Bedarf an Softwarelösungen nicht gänzlich durch das vorhandene IT-Personal gedeckt werden kann? Auch Mitarbeitenden ohne IT-Schwerpunkt muss eine Plattform zur Verfügung gestellt werden, die das Erstellen fachlicher Anwendungen ermöglicht: Die Microsoft Power Platform.
Citizen Developer im Fokus der PowerApps Entwicklung
Zunächst einmal sei gesagt, dass es hierbei nicht darum geht, die IT-Abteilung zu ersetzen. Viel mehr sollte die IT-Abteilung der nahen Zukunft als strategischer und hilfsbereiter Anker für das volle Spektrum der internen IT-Landschaft verstanden werden. Klar ist aber, dass spätestens seit der Generation der „Digital Natives“ ein enormes Potenzial an zukünftigem IT-Wissen in den Fachabteilungen deutscher Unternehmen schlummert.
Mit der Microsoft Power Platform können Mitarbeitende als Citizen Developer ihre Ideen in leistungsstarke Lösungen verwandeln. Zusammen mit einer optimal aufgestellten IT-Abteilung tragen sie damit maßgeblich zur Digitalisierung ihrer eigenen Bereiche bei. Programmierkenntnisse sind dazu nicht erforderlich, die Software-Erstellung erfolgt hauptsächlich visuell. Microsoft Power Platform umfasst das Analysieren von Daten mit Power BI, das Entwickeln von Business Anwendungen mit PowerApps, das Automatisieren von Arbeitsabläufen mit Power Automate und das Erstellen von Bots mit Power Virtual Agents.
Wie Sie das Potential der Microsoft Power Platform ausschöpfen
In diesem enormen Potential verstecken sich mehrere Hindernisse:
Genau bei diesen Fragestellungen stehen wir unseren Kunden als IT-Dienstleister zur Verfügung und arbeiten eng mit der IT-Abteilung zusammen. Das Ziel ist ein klares Konzept und darauf folgend die Umsetzung erster Use Cases.
Herausforderungen bei einer unternehmensweiten Low Code-Umgebung
Nicht selten kommt es vor, dass unsere Kunden den Weg zur Nutzung der Power Platform früh ebnen. Schließlich lässt sich ein Großteil der Funktionalität bereits mit einer klassischen Microsoft 365 E3-Lizenz abwickeln. In dieser Konstellation erproben sich Fachanwender auch gerne eigeninitiativ an den Möglichkeiten und implementieren erste Anwendungen in PowerApps, Reports in PowerBI, Teams Applikationen in Virtual Agents oder Automatismen in PowerAutomate, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Diese Freiheit sorgt jedoch gleich für zwei Herausforderungen:
- Die IT-Abteilung ist über das Ausmaß der Möglichkeiten nicht informiert und Mitarbeitende beginnen eigeninitiativ mit der Erstellung einer IT-Landschaft, die im Nachhinein nur noch schwer gebändigt und gebündelt werden kann.
- Die verantwortlichen Parteien in einem Unternehmen sind sich über das Potenzial der Power Platform im Klaren, zweifeln aber daran, den potenziellen „Wildwuchs“ verhindern zu können. Deshalb werden Projekte weiterhin durch die IT-Abteilung eingeleitet, wodurch der IT-Fachkräfte-Engpass bestehen bleibt.
Strukturierte Einführung der Microsoft Power Platform
Hier setzen wir an und unterstützen unsere Kunden bei der Erstellung klarer Governance-Richtlinien. Dabei informieren wir über das gesamte Potenzial der Power Platform und besprechen die Lizenzmöglichkeiten und -varianten, die für unsere Kunden Sinn ergeben. Gemeinsam nehmen wir Best Practices Einstellungen vor und stimmen erste Governance-Richtlinien zur persönlichen Produktivität der AnwenderInnen ab.
Direkt zu Beginn gilt es z. B. administrative Einstellungen vorzunehmen, um die Nutzungsmöglichkeiten für alle Mitarbeitenden nach den unternehmensweiten Vorgaben einzuschränken. Hierbei werden erste Data Loss Prevention Policies zur Grundabsicherung eingerichtet. Des Weiteren erarbeiten wir einen Überblick darüber, wie potenzielle Abteilungsstrategien in Hinblick auf Berechtigungsvergaben und Supportprozesse aufgebaut sein können. Beide sind essenziell, um zu verhindern, dass Benutzer ungewollt Unternehmensdaten preisgeben. Diese Grundlagen münden in einen vorbereiteten und IT-gestützten Betrieb der Microsoft Power Platform, der Datenverlusten keinen Spielraum zur Entfaltung gibt.
Aufbau einer IT-Driven Power Platform
Nach der Wegbereitung zu einer unternehmensweiten Low Code-Umgebung unterstützen wir IT-Abteilungen bei der Schaffung klarer Power Platform Strukturen. In diesem zweiten Schritt dämmen wir die angesprochenen Probleme der freien Power Platform Nutzung ein, indem wir ein IT-gestütztes (IT-Driven) Vorgehen als zwischenzeitlichen Status quo der Firmenkultur einführen. In einer IT-Driven Power Platform müssen Anwendungswünsche grundsätzlich mit der IT-Abteilung abgestimmt und umgesetzt werden.
Dafür stellen wir Richtlinien auf, in denen zunächst Ansprechpartner für Lizenzfragen und das Projektvorgehen definiert werden. Auch wird festgehalten, welche Kommunikationskanäle zum Abrufen der Ansprechpartner verwendet werden sollen. Zu diesem Zeitpunkt ist es ausschlaggebend, Supportkanäle und ggfs. Ticketsysteme für bereitgestellte Anwendungen zu definieren und die Belegschaft über das vorgesehene Vorgehen aufzuklären.
Prozesse durch Use Cases auf die Probe stellen
Für einen strukturierten Betrieb sorgen diese Richtlinien jedoch nur dann, wenn das erstellte Konzept auch den vorgesehenen Anwendungsfällen standhält. Auch deshalb ist es sinnvoll, dass Ihre IT-Abteilung das erstellte Governance-Konzept gemeinsam mit unseren IT-Experten auf die Probe stellt. In einem Pilot-Projekt legen wir gemeinsam die richtigen Ansprechpartner fest und etablieren den Prozess zur Beantragung von Business-Anwendungen. Zusätzlich prüfen wir die Vorgaben zum Datenschutz, der Lizenzierung und dem Support.
Die Entwicklung des ersten Business Cases kann sich an kritischen Anwendungsbedarfen, aber auch an kleineren Quality-of-Life Tools orientieren. So haben wir zusammen mit unseren Kunden z. B. Reportingtools zur Darstellung von Prozessänderungen, Anwendungen zur Datenerhebung oder Applikationen für Essensbestellungen fertiggestellt. Eine Besonderheit dabei ist, dass das Design der App durch verschiedene UI-Elemente, wie Bildschirme, Eingaben und Texte beliebig konfiguriert und mit Logik hinterlegt werden kann. Getreu der Aussage “what you see is what you get“ (WYSIWYG) wird die Applikation genauso gestaltet, wie sie nach der Entwicklung angezeigt wird.
Aber warum ist die gemeinsame Ausarbeitung erster Anwendungsfälle so wichtig? Weil IT-Abteilungen und IT-Dienstleister samt Change Management Kompetenz mit dem strukturierten Umgang in Ihrem Power Platform Universum vertraut sind und daher zwangsläufig auch fachliche Anwender dazu ermächtigen können. Einmal befähigt können Fachanwender mit ihren Lösungen auch zur gesamtunternehmerischen Weiterentwicklung beitragen.
Durch Power Automate und PowerApps zur mitarbeitergestützten IT-Landschaft
Damit rücken wir dem Ziel – das Potenzial der fachlichen Anwender in Zeiten des IT-Fachkräftemangels auszuschöpfen, einen großen Schritt näher. Anhand der Use Cases ist es ein Leichtes, die Chancen der Power Platform zu demonstrieren und Mitarbeitende dazu zu inspirieren, eigene Anwendungsfälle zu entwickeln. Genau hier knüpfen wir an und stellen gemeinsam mit unseren Kunden ein Kompetenz-Team auf, dessen Ziel im langfristigen Aufbau einer unternehmensweiten Power Platform Community liegt. Ist das Interesse der Mitarbeitenden erst einmal geweckt, gilt es mit Trainings- und Schulungsprogrammen zu den ersten eigenständigen Pilotprojekten der Fachabteilungen beizutragen. Spätestens jetzt sollte die Rolle moderner IT-Dienstleistungsunternehmen klar sein: Wir bei Net at Work sehen uns, aber eben auch die IT-Abteilungen unserer Kunden, als Wegbereiter für die digitale Transformation.
Viele Führungskräfte und Geschäftsführer befürchten, dass ihre Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse mit dem App Development überfordert sind. Schließlich ist die Softwareentwicklung ein hochgradig komplexes Themenfeld. Die Power Platform zeigt jedoch, dass auch Fachanwender nicht das Handtuch werfen müssen, wenn es um die Unterstützung der IT-Abteilung bei der Implementierung neuer Anwendungen geht. Zumindest dann, wenn klar ist, wie die Power Platform bestmöglich genutzt werden kann.
Beispiel-Entwicklungsprozess Citizen Development
Gewiss, eine optimale Welt gibt es zwar nicht, aber zumindest können wir einer optimalen Arbeitsgestaltung einen großen Schritt näherkommen. Stellen Sie sich einfach vor, dass ein Mitarbeitender Ihrer Fachabteilung Verbesserungspotenziale bei der Durchführung der Aufgaben feststellt. Dieser erfährt von der Power Platform und meldet sich prompt zu einer Schulung an. Schnell wird klar: „Wahnsinn, hiermit könnten wir unsere Rechnungsprüfung um ein Vielfaches effizienter gestalten“. Also macht sich der Mitarbeitende auf die Suche nach den Erfahrungen seiner Kollegen mit der Power Platform. Glücklicherweise bietet die unternehmensinterne Power Platform Community schnell Tipps und Tricks zum weiteren Vorgehen. In seiner Abteilung stellt der Mitarbeitende seine Idee vor und sammelt bereits erste Anmerkungen, die ihm bei der Erstellung eines ersten Layouts behilflich sind. Für die weiteren Schritte kann er sich an die Power Platform Experten wenden. Diese unterstützen Ihren Mitarbeitenden bei der Nutzung und Auswahl verschiedener Datentöpfe. Schließlich gilt es Datenredundanzen zu vermeiden!
Nun arbeitet sich der Mitarbeitende in den Entwicklungsprozess ein und durchlebt den intrinsisch motivierten IT-Flow. Schnell ist ein Großteil der gewünschten Applikation fertiggestellt, ehe es an Datenschutz-Fragestellungen hapert. Durch eine weitere Absprache mit dem Power Platform Excellence Team können jedoch auch diese schnell gelöst werden. Durch dieses Zusammenspiel gelingt es dem Mitarbeitenden schlussendlich eine Anwendung zu erstellen, die nicht nur allen zur Verfügung gestellt werden kann, sondern eben auch den Unternehmensrichtlinien entspricht.
In 5 Schritten zur Microsoft Power Platform
Im Großen und Ganzen haben wir Ihnen in diesem Artikel unser 5-Phasen-Modell vorgestellt, das eben genau solche Beispielabläufe zur gängigen Praxis in Ihrem Unternehmen macht:
Ihre Idee als Business App – ohne Programmierkenntnisse
Sie haben eine App-Idee für Ihr Business, wissen aber nicht, wie Sie starten sollen? Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung.
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