SharePoint Intranet, Viva Connections oder Powell – die beste Intranet-Software für jede Anforderung
Die passende Intranet-Software zu finden ist nicht leicht. Als Microsoft Gold Partner sind wir erfahrener SharePoint Intranet Anbieter, auf Wunsch kombiniert mit Viva Connections. Unsere Kunden fordern darüber hinaus oft erweiterte Intranet Funktionen: möglichst schnell umsetzbar, mit überschaubarem finanziellem Aufwand und intuitiver Bedienung. Entdecken Sie nachfolgend unsere Empfehlungen für ein flexibles SharePoint Intranet mit Erweiterungsoptionen und Kostenvergleich.
Definition SharePoint Intranet, Viva Connections und Powell
SharePoint Intranet
Bildlich gesprochen ist SharePoint Online der Universaldübel für viele Anwendungsszenarien und bietet zahlreiche Funktionen. Die Webanwendung ist Bestandteil von Microsoft 365 und liefert eine gute Basis zur nahtlosen Zusammenarbeit im Unternehmen. Damit tauschen Sie komfortabel Informationen und Dokumente aus und unterstützen den Wissensaustausch.
SharePoint beinhaltet auch generische Intranet Funktionen. Die Lösung ist empfehlenswert, wenn Sie im Microsoft Umfeld bleiben wollen und auf ein Basis Intranet abzielen. Durch Individualentwicklung ergänzen wir auf Wunsch weitere benötigte Funktionen.
SharePoint Intranet Individualentwicklung
Net at Work ist Ihr kompetenter Partner für individuelle SharePoint Intranet Entwicklung.
Powell Intranet
Im Vergleich zu Microsoft Boardmitteln ist Powell der Spezialdübel für Ihr Intranet. Die Lösung erweitert SharePoint Online um häufig benötigte Intranet-Funktionen out of the Box und ist darüber hinaus vollständig an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassbar – oft komfortabler und günstiger als mit einem SharePoint Intranet. Der effiziente Aufbau von größeren Intranets wird zusätzlich durch eine Vielzahl an vorhandenen Vorlagen erleichtert.
SharePoint Intranet Toolbox
Net at Work ist Ihr kompetenter Powell Intranet Partner.
Viva Connections Desktop
Mit der Microsoft Teams-App „Viva Connections“ lässt sich sowohl ein SharePoint Intranet als auch ein durch Powell erweitertes Intranet direkt ins Teamwork Tool einbinden. Das ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, Intranet Inhalte zentral in Teams zu entdecken, durch das Menü zu navigieren und Beiträge zu lesen. Die App verwendet dabei die gleiche globale Navigation wie die SharePoint-App-Leiste.
Quelle: Microsoft
Roadmap
Voraussichtlich noch diesen Sommer (2021) wird die mobile Viva Connections Version veröffentlicht. Auch Viva Connections Desktop erhält dann ein Update, das Verbesserungen für IT-Admins und den Rollout enthält.
Kostenvergleich
Die Kosten eines Intranets hängen stark von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die drei von uns empfohlenen Varianten.
Viva Connections Kosten
In Ihren Microsoft 365- und SharePoint-Lizenzen ist Viva Connections bereits enthalten. SharePoint-lizensierte Mitarbeitende nutzen Viva Connections dann ohne Zusatzkosten.
Intranet Kosten SharePoint Only vs. SharePoint mit Powell-Erweiterung
Im direkten Vergleich sind die Kosten eines maßgeschneiderten SharePoint Intranets exemplarisch berechnet über 3 Jahre fast doppelt so hoch wie bei einem SharePoint Intranet mit Powell Erweiterung. Unsere Erfahrung in Kundenprojekten zeigt, dass sowohl die Implementierungskosten, als auch der Pflege- und Wartungsaufwand bei Ersterem oft wesentlich höher ausfallen. Darüber hinaus sind viele Funktionen, die für ein Intranet mit Microsoft Boardmitteln individuell entwickelt werden müssen, in der SharePoint Intranet Erweiterung Powell bereits enthalten, inklusive regelmäßiger Aktualisierungen, Feature-Erweiterungen und Support*.
*„Die Funktionen, die in Powell Intranet inkludiert sind, entsprechen einem Entwicklungsvolumen von mehr als 4000 Tagen und einem Wert von über 2 Mio. €. Die Powell Lizenzgebühren beinhalten regelmäßige Aktualisierungen und Support (Evergreen). Es werden laufend Verbesserungen, neue WebParts und neue Intranet- Funktionen zur Verfügung gestellt. Die Aktualisierung und Unterstützung ähnlicher Funktionen in einem kundenspezifischen Entwicklungsmodell würde mindestens 500.000 € pro Jahr kosten.“ Quelle: Powell
SharePoint Only oder Toolbox?
Wir erörtern in einem individuellen Beratungsgespräch, welches die beste Intranet Lösung für Ihre Anforderungen ist.
Aus finanzieller Sicht ergibt sich durch die Empfehlung von Powell Intranet kein Vorteil für Net at Work. Wir haben allerdings den Anspruch, unseren Kunden stets das flexibelste und beste Intranet Erlebnis zu bieten.
Vergleich SharePoint- und Powell-Intranet-Funktionen
Nachfolgend zeigen wir, welche Funktionen IT-Admins und -AnwenderInnen bei einem Sharepoint Intranet mit und ohne Erweiterung zur Verfügung stehen.
News-Vorlagen
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Abteilungsseiten
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Die Information der Mitarbeiter ist die Basis jedes Intranets. SharePoint bietet eine strukturierte Vorlage zur Präsentation Ihrer Unternehmens- und Abteilungsneuigkeiten.
Mit dem Powell Add-On erhalten Sie weitere Vorlagen, z.B. eine Hauptnews-Slideshow mit Vorschautext und integriertem Überblick der Likes und Views. Auch bei den Kanalneuigkeiten sind weitere Vorlagen verfügbar sowie die Auswahl personalisierter News durch Ihre Mitarbeitenden (dazu später mehr).
Intranet-Navigation
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Mit der SharePoint Intranet Navigation können Sie jedem Menüpunkt zwei weitere Ebenen zuordnen. Das Menü ist bereits für mobile Geräte optimiert und responsive, passt sich also stets der Fensterbreite an, wobei festgelegte Teile ausgeblendet werden können.
Mit Powell können Sie darüber hinaus Icons zur besseren Übersicht hinzuzufügen sowie Ihre Corporate Schriftart integrieren. Mit der globalen Navigation eines von Powell erweiterten Intranets sind auch dynamische Menü-Anpassungen kein Problem, d.h. wenn Sie eine neue Abteilungsseite erstellen, erscheint diese automatisch in der Navigation. Zudem ist das Intranet Menü rollenbasiert, das heißt wenn keine Berechtigung vorliegt, um auf bestimmte Inhalte zuzugreifen, blendet Powell die entsprechenden Navigationspunkte automatisch aus, so dass der betreffende User nicht versehentlich eine „Zugriff verweigert“ Seite aufruft. Powell bietet außerdem die Möglichkeit, der Navigation sogenannte „Show All“-Links zu Übersichtsseiten hinzuzufügen. Diese können z.B. alle Abteilungen oder Communities anzeigen und um zusätzliche Informationen erweitert werden.
Suche im Intranet
SharePoint enthält grundlegende Such-Funktionen wie die Freitextsuche nach Dokumentinhalten und Metadaten. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in Listenform mit Vorschaubild und der zugehörigen Anzahl der Dokumentaufrufe präsentiert. Die Filterung ist z.B. nach Dateityp und Zeitrahmen möglich.
Mit der SharePoint Intranet Erweiterung Powell erhalten Sie darüber hinaus umfassende Filter zur Verfeinerung Ihrer Suchergebnisse, z.B. nach Kunde oder Erstellungszeitraum. Die Suchergebnisse enthalten außerdem die Anzeige des Autors mit Profilfoto sowie die Anzahl der Views und Likes.
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Social Features
SharePoint bietet bereits einige Social Features wie Kommentare, Views, Likes und Communities.
Powell enthält eine spezifische Community Vorlage, die Sie per Klick ausrollen können, z.B. mit integrierter Umfrage und Eventübersicht. Das trägt zur Förderung der Kommunikation im Unternehmen bei.
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Mehrsprachigkeit
So funktioniert die Übersetzung in SharePoint
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So funktioniert die Übersetzung in Powell
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In SharePoint erstellen Sie News-Beiträge in mehreren Sprachen, indem Sie einzelne Seiten anlegen und den Beitrag anschließend manuell übersetzen. Ihre Mitarbeiterinnen wechseln bei Änderungswünschen anschließend einfach über den entsprechenden Sprachwähler zur Sprachversion. Einige SharePoint-Elemente unterstützen allerdings standardmäßig keine Mehrsprachigkeit.
Mit Powell können Sie alle Inhalte, so auch die Startseite, Dokumente und Listen mehrsprachig zur Verfügung stellen. Im Backend pflegen Sie sämtliche gewünschte Sprachversionen zentral auf einer Übersichtseite, was den Klickaufwand deutlich reduziert. Powell generiert auf Wunsch automatisch einen Übersetzungsentwurf, der vor der Veröffentlichung manuell angepasst werden kann.
Personalisierte News-Ansicht
Im SharePoint Intranet erhalten Sie eine umfassende Übersicht aller News im Unternehmen.
Die Powell Benutzer-Präferenzen ermöglicht es Mitarbeitenden, Informationen zu personalisieren und für sie relevante Themen, Abteilungen, Kanäle auszuwählen.
Seiten erstellen
Redaktionsmitglieder benötigen zum Erstellen einer neuen Seite mit Boardmitteln im Durchschnitt 5 Klicks. Text-Formatierungen und die Element-Anordnung können im Beitrag selbstständig festgelegt werden.
Die Powell Erweiterung verkürzt diesen Weg: Mit nur 2 Klicks erstellen Sie von jeder Stelle aus neue Seiten, die stets einheitlich aussehen. Die Redaktion füllt dazu die Unternehmensvorlage mit Text- und Bild-Inhalten und läuft dabei nicht Gefahr, die vorgegebene Gestaltung versehentlich zu verändern.
Die Seitenerstellung muss im SharePoint stets in der richtigen hierarchischen Reihenfolge erfolgen.
Powell stellt ein komplettes Content Management System bereit und ermöglicht damit die übergeordnete, kontext-basierte Pflege. Die Erstellung und Anpassung von Seiten ist überall möglich.
Seiten löschen und pflegen
Bei SharePoint werden zum Löschen eines Beitrages die Sprachversionsseiten einzeln entfernt.
Mit der Powell Erweiterung erfolgt das Löschen eines Beitrages einmalig, beinhaltet also mit einer Löschung direkt alle Sprachversionen.
Glossar
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Ein Glossar mit gängigen Fachbegriffen des Unternehmens wird standardmäßig in der SharePoint Reihenansicht dargestellt, wobei die Begriffe nach einer Kategorie sortiert werden können.
Mit Powell erstellen Sie Listen, die intuitiv bedienbare Filterungsoptionen zur Verfügung stellen.
Mitarbeiterverzeichnis
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Um auf das listenbasierte Mitarbeiterverzeichnis in SharePoint zuzugreifen, muss zunächst eine Suche gestartet werden.
Das Powell Mitarbeiterverzeichnis kann hierarchisch nach Position im Unternehmen aufgebaut werden. Mitarbeitende können hier z.B. nach Abteilung, Beruf, Skills, Interessen oder anderen vorab festgelegten Parametern filtern.
Seiten-Vorlagen
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Bei einem SharePoint Intranet sind zwei Vorlagen im Lieferumfang enthalten. Die mit einer Microsoft 365 verbundene „Team-Vorlage“ vereinfacht z.B. das Teilen von Dokumenten, die Team-Kommunikation, das Aufgaben-Management und die Event-Übersicht. Die „Communication-Vorlage“ ermöglicht es, Inhalte mit dem gesamten Unternehmen zu teilen.
Powell ergänzt die Basis-Vorlagen um häufig benötigte Intranet-Anforderungen z.B. Event-Anmeldung, schwarzes Brett, FAQ, Glossar, Krisenmanagement, Social Media Gamification, Onboarding, Abteilungsseiten, Stellenangebote, Arbeitsplatz-Buchungssystem, etc. Die Powell Templates beschleunigen die Seitenerstellung, indem sie bereits die benötigten Bausteine out oft the Box mitbringen.
Beispiel 1: Unternehmenseigene Verkaufsplattform
Mit SharePoint starten Sie zunächst eine Seite und bauen anschließend Ihren unternehmenseigenen Marktplatz manuell auf. Hierfür wird zunächst eine Liste mit den gewünschten Kategorien erstellt. Mitarbeitende, die Artikel einstellen, können das Design jedes Aushangs an ihre Bedürfnisse anpassen, unabhängig von eventuellen Unternehmensrichtlinien.
Powell stellt eine Verkaufsplattform-Vorlage in Form einer Liste mit Filteroptionen zur Verfügung. Mit nur einem Klick wird der Marktplatz auf Ihrer Umgebung aktiviert. In diesem Fall geben die Intranet Admins das Layout vor und Mitarbeitende füllen die Platzhalter anschließend mit Informationen und Bildern. Durch die Vorlage sind alle Einträge in einem einheitlichen Design gehalten. Das unterstützt den Wiederkennungswert Ihrer Marke.
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Beispiel 2: Arbeitsplatz-Buchungssystem
Bedingt durch die Corona-Pandemie geht der Trend auch in Zukunft zum hybriden Arbeitsplatz (Büro und Homeoffice). Bei der Arbeit im Büro muss aufgrund der Hygieneregeln und der Abstandsvorschriften auch die maximal zulässige Personenanzahl im Raum geregelt werden. Mit Powell erhalten Sie eine Vorlage für ein flexibles Arbeitsplatz-Buchungssystem, aufrufbar im Intranet oder integriert in Microsoft Teams. Mitarbeitende buchen hier Ihren gewünschten Arbeitsplatz und können einsehen, welche Kollegen aktuell vor Ort sind. Mit der Powell Vorlage ist das System in weniger als einer Stunde eingerichtet.
Auch mit SharePoint ist dies mittels Individual-Entwicklung möglich. Dennoch wird Ihnen aufgefallen sein, dass Screenshots zum SharePoint Pendant fehlen. Das liegt daran, dass der zeitliche und finanzielle Aufwand in diesem Fall wesentlich höher ausfällt, weshalb wir unseren Kunden bei Bedarf stets die Powell-Option empfehlen.
Corporate Design
Mit zwei Hauptfarben kann Ihr SharePoint Intranet individuell an die Corporate Design Vorgaben Ihres Unternehmens angepasst werden.
Powell erweitert die Styling-Möglichkeiten Ihres Intranets durch den Austausch der Schriftart und konfigurierbare Inhaltslayouts. Zudem schaffen Sie mit der Anpassung des Header- und Footer-HTML-Templates einen einheitlichen Rahmen für all Ihre Inhalte. Benutzerdefiniertes CSS und Javascript erlauben die umfassende Angleichung Ihres Intranets an Ihre individuellen Corporate Design Richtlinien. Die Identifikation mit Ihrem Unternehmen sollte dennoch über minimale Anpassungen erfolgen, um ein schlankes und in keinem Fall überladenes Design bereitzustellen.
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Aufbau des Intranets
Ein SharePoint Intranet entsteht durch die manuelle Erstellung aller Seiten. Die Struktur wird über eine Hubsite verknüpft.
Mit der Powell Erweiterung stehen Ihnen zahlreiche Vorlagen zur Verfügung, welche die Seitengestaltung beschleunigen und konsistent halten. Darüber hinaus machen die Templates wiederholte Klickfolgen bei der Seitenerstellung überflüssig und reduzieren das Fehlerpotential. Zudem lassen sich die Vorlagen nach Ihren Wünschen konfigurieren. Die Struktur klicken Sie intuitiv von jeder Stelle aus zusammen.
Nachdem Sie alle Inhalte erstellt haben, können Sie Ihr neues Intranet in der Powell Testumgebung überprüfen, um Fehler im Vorfeld zu erkennen und zu beseitigen. Daraufhin wechseln Sie zur Produktivumgebung und stellen die Inhalte Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung. Anpassungen sind jederzeit auch nachträglich möglich, bei der Korrektur eines Names, Feldes oder Wertes pflegen Sie diese beispielsweise nur einmal ein, die Änderung wird daraufhin automatisch für alle Seiten übernommen.
Fazit
Zusammenfassend ist es beim Aufbau eines Intranets essenziell, sich bereits im Vorfeld umfassende Gedanken zum benötigten Funktionsumfang zu machen. Wenn Sie lediglich News und Dokumente in kleinem Umfang bereitstellen wollen und auf weitere Funktionen verzichten können, empfehlen wir ein SharePoint Only Intranet. Wenn Sie kleinere Anpassungen benötigen, denken Sie über ein SharePoint Intranet mit Individualentwicklung nach. Planen Sie regelmäßig viele Inhalte – eventuell sogar in mehreren Sprachversionen – bereitzustellen, reduzieren Sie mit der SharePoint Erweiterung Powell Ihren administrativen Aufwand enorm. Zusätzlich stehen Ihnen in diesem Fall weitere Anwendungen wie die Arbeitsplatzbuchung oder die Verkaufsplattform zur Verfügung.
Quelle: Powell Intranet
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