Standard SharePoint Intranet oder Intranet-out-of-the-Box?

Das Thema Intranet gewinnt zunehmend an Bedeutung – seit einigen Jahren verstärkt vor dem Hintergrund des Modern Workplace. Immer wieder hört man von Experten Sätze wie „Build your own Digital Workplace“. Aber reicht ein Standard SharePoint Intranet mit den aktuellen Grundfunktionen aus? Sollten Sie auf bereits angekündigte Funktionen von Microsoft warten oder ein zusätzliches Intranet-in-a-Box-Tool nutzen? 

Ihre Anforderungen und Ziele sind entscheidend 

Zunächst einmal müssen Sie sich bewusst werden, welche Ziele Sie mit der Einführung eines Social Intranets verfolgen. Soll es ein einfaches Intranet im Unternehmensbranding mit Grundfunktionen wie der Veröffentlichung von News, der Nutzung von Team Sites oder der Autovervollständigung bei der Benutzereingabe (Autocomplete) sein? Soll das Intranet komplexere Strukturen ermöglichen und deutlich mehr Funktionen bieten – also beispielsweise personenbezogene News und Menüs, automatisierte Übersetzungen und eine Personensuche mit Filterfunktion? 

Unternehmen, die sich für eine Basisvariante entscheiden, konzentrieren sich oftmals auf einen einzigen Schwerpunkt, wie zum Beispiel ein Produkt oder eine Dienstleistung. In diesem Fall verwendet jeder Mitarbeiter die gleiche Homepage und es gibt die Möglichkeit, zu einem bestimmten Themenbereich oder einer bestimmten Abteilung zu navigieren. 

In einem komplexeren Intranet wünschen sich die Mitarbeiter zunehmend personalisierte, individualisierte Informationen. Hinsichtlich Sprache, Rolle oder Abteilung bekommen die Mitarbeiter nur für sie relevante und zielgerichtete Informationen. Mithilfe dieses Digital Workplace kann die Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich verbessert werden. 

Standard SharePoint Intranet oder Intranet-out-of-the-Box?

Kann man ein SharePoint-Intranet ohne Zusatzprodukte oder kundenspezifische Anpassungen aufbauen?

Vor dem Aufbau eines Intranets sollten Sie sich fragen, ob Sie das Intranet ausschließlich mit SharePoint-eigenen Funktionen erstellen oder zusätzlich auf In-a-box-Produkte zurückgreifen wollen. Die Antwort auf diese Frage lautet in den allermeisten Fällen: Es kommt darauf an. Der Großteil der Unternehmen muss SharePoint um individuelle Anpassungen erweitern – es sei denn, ihnen reicht die begrenzte Standardfunktionalität aus. 

Welche Vorteile bieten SharePoint Hub-Sites? 

Hub-Sites fassen Kommunikations- und Team-Sites in einer einzigen Sammlung zusammen. Sie bündeln automatisch Änderungen wie beispielsweise Nachrichten von den dazugehörigen Websites. Dadurch erhalten Mitarbeiter einen besseren Überblick und können zudem beispielsweise über Mobilgeräte einfacher durch relevante Seiten navigieren. Momentan haben Hub-Sites bei Microsoft jedoch einige Einschränkungen und können nicht einfach verschachtelt werden. Zahlreiche Out-of-the-Box-Produkte bieten allerdings eine voll funktionsfähige Alternative und lösen das Problem.

Personalisierte Informationen – schon jetzt Out-of-the-Box verfügbar 

Auf Microsofts Roadmap steht eine Zielgruppenansprache als Form der Personalisierung. Sie können Nachrichten so konfigurieren, dass sie nur bestimmten Gruppen im Active Directory angezeigt werden. Mit In-a-Box-Produkten wie beispielsweise Powell 365 ist die zielgruppenspezifische Informationsvermittlung problemlos möglich. 

Sprachübergreifende Verwaltung: mit zusätzlichem Tool kein Problem 

Unternehmen, die Standorte in mehreren Ländern haben, stehen vor der Herausforderung, die Inhalte in mehreren Sprachen verfügbar zu machen. Out-of-the-Box-Tools wie Powell 365 bieten diese Funktion an und übersetzen Inhalte automatisiert in die gewünschten Sprachen – ein weiterer Pluspunkt gegenüber einem reinen Standard SharePoint Intranet.

Sollten Sie zusätzlich in ein In-a-Box-Produkt investieren? 

Einige Intranet-out-of-the-Box-Produkte sind auf den Modern-SharePoint-Ansatz ausgerichtet und haben schon jetzt die zukünftigen Roadmap-Releases von Microsoft in ihren Designs berücksichtigt. Darüber hinaus ermöglichen Software-Anwendungen wie Powell 365 mit hilfreichen Templates eine schnelle und kostengünstige Umsetzung eines Intranets in wenigen Tagen. 

In-a-Box-Produkte machen umfangreiche kundenspezifische Entwicklungen und Anpassungen unnötig. Des Weiteren bieten sie jede Menge weitere Funktionen – wie zum Beispiel die personalisierte Informationsvermittlung – standardmäßig an und ermöglichen neben einer einfachen Erstellung auch eine flexible und vor allem zügige Anpassung des Modern Workplace. 

Letztendlich kommt es aber auf Ihre Ziele und die Anforderungen an, die Sie an ein Social Intranet haben. Reicht Ihnen ein einfaches Intranet mit seinen Grundfunktionen aus, ist die zusätzliche Investition in ein Intranet-in-a-Box nicht notwendig. Richten Sie den Blick in Richtung Modern Workplace, an dem jeder Mitarbeiter sein personalisiertes Dashboard mit den für ihn oder sie relevanten Informationen, News, Emails und Dokumenten hat, ist ein flexibles Intranet-in-a-Box ein sehr hilfreiches Tool. Office-365-Bausteine können dann problemlos und schnell integriert und übersichtlich abgebildet werden.

Weitere Informationen zum Thema Social Intranet: https://www.netatwork.de/social-intranet-einfuehrung/

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