Wie Sie Ihre Fachanwendung nahtlos als Microsoft Teams App einbinden
Microsoft Teams ist aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Was weniger bekannt ist: Das mächtige Teamwork Tool bietet neben den integrierten Funktionen und öffentlichen Apps im Store auch die Möglichkeit, sich eine individuelle Microsoft Teams App entwickeln zu lassen. Dabei erlaubt die Integration individueller Anpassungen und Drittanbieteranwendungen, Arbeitsprozesse weiter zu optimieren und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern. In diesem Blogartikel zeigen wir die Vorteile einer individuellen Microsoft Teams App und interessante Praxis-Beispiele unserer Kunden.
Vorteile einer individuellen Microsoft Teams App im Vergleich zu einer separaten Anwendung
Microsoft Teams App Neuentwicklung oder Einbindung Ihrer bereits bestehenden Fachanwendung
Eine Microsoft Teams App kann nach Ihren individuellen Wünschen programmiert werden oder Ihre Fachanwendung direkt im Teamwork Tool integrieren. Dazu entwickeln wir für Sie ein benutzerfreundliches Oberflächen-Design, das sich optisch nahtlos in die vorhandene Microsoft Teams-Oberfläche integriert und gleichzeitig die Präferenzen und Vorgaben Ihres Unternehmens berücksichtigt.
Wenn wir für Sie eine neue Microsoft Teams App entwickeln, um Ihre bereits bestehende Fachanwendung in Teams zu integrieren, greifen wir auf verfügbare Schnittstellen Ihrer Anwendung zu, um Ihren Usern die benötigten Funktionen direkt in Microsoft Teams zur Verfügung zu stellen.
Eine App kann auf verschiedene Arten in Microsoft Teams implementiert werden, z. B. als
- App-Icon, links in der Menü-Leiste
- Tab eines Channels
- Bot im Chat
- Bot im Meeting
Microsoft Teams bietet darüber hinaus die Funktion, eine Webseite zu integrieren. Hiermit haben Sie eine gute Möglichkeit, Ihren Mitarbeitenden ohne Entwicklungstätigkeiten einfache Webseiten direkt in der App bereitzustellen.
Microsoft Teams App Beispiele
Mit uns an Ihrer Seite können Sie Ihre eigene Microsoft Teams App entwickeln. Hier sind einige Beispiele unserer Kunden, direkt aus unserer Praxis:
Kundenportal App in Microsoft Teams optimiert Kundenservice
Ausgangssituation
Unser Kunde nutzt ein selbst entwickeltes ERP-System, in dem sämtliche Informationen zu Kundenaufträgen gespeichert sind. Die Kundenkommunikation erfolgt hauptsächlich über Teams und häufig bestand die Kommunikation lediglich in der Weitergabe von im ERP-System vorhandenen Informationen. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, wünschte sich unser Kunde eine Teams-basierte Erweiterung, in der sich seine Kunden aktiv über ihre Projekte informieren können. Das Ziel war es, dadurch die Kommunikation mit den Kunden zu optimieren und seine Mitarbeitenden zu entlasten.
Das Kundenportal sollte den Projekt-Status aus dem bestehenden ERP-System auf einen Blick erkennbar machen und den Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, mit dem Kunden in Kontakt zu treten und Nachrichten direkt oder in der Gruppe auszutauschen. Darüber hinaus sollte das Teilen von Dokumenten über die Kundenportal App ermöglicht werden, um fehlende Unterlagen bei Bedarf zu ergänzen.
Umsetzung
Weil Microsoft Teams beim Kunden bereits im Einsatz war, lag es nahe, das Portal ebenfalls dort anzubieten.
Für jeden Kunden erzeugt unsere Microsoft Teams App über einen Workflow ein Team. Dort wird dann für jedes Projekt des Kunden ein Channel erstellt und die betreuenden Mitarbeitenden werden diesem zugeordnet. Zudem erhalten die Kunden eine Einladung zu diesem Team.
Neben den beiden standardmäßig verfügbaren Tabs für Chatnachrichten und Dateien fügt unsere App den Channels automatisch weitere Tabs hinzu:
- Der Projektstatus-Tab zeigt dabei den Fortschritt des Auftrags an. So kann der Kunde genau sehen, welche Aufgaben bereits erledigt sind, an welchen gerade gearbeitet wird und welche noch offen sind.
- Die Auftragsakte wird als weiterer Tab zur Verfügung gestellt. Diese fasst alle relevanten Dokumente des Auftrags zusammen. Der Kunde kann Dokumente einsehen (z. B. Prüfberichte) oder fehlende Unterlagen nachreichen (z. B. Spezifikationen). Die Auftragsakte unterscheidet dabei genau, welche Dokumente mit dem Kunden geteilt wurden und welche nur intern verwendet werden.
Für die Daten-Integration verwenden wir Schnittstellen des vorhandenen ERP-Systems sowie eine Schnittstelle zu SharePoint, um die offiziellen Dokumente zu verwalten.
Funktionsweise
Wenn nun ein Kunde eine Nachricht im Team postet oder neue Dokumente bereitstellt, werden die Teammitglieder automatisch, je nach ihren eigenen Einstellungen, benachrichtigt. Wenn ein Kunde ein neues Dokument in die Auftragsakte hochlädt, dann sendet unsere Anwendung eine Adaptive Card, eine strukturierte Nachricht mit den Metadaten zum Dokument, an das Team. Über eine @-Erwähnung wird das Team dabei unmittelbar informiert und kann direkt mit diesem Dokument arbeiten.
Kundenportal App in Microsoft Teams
Einfache Konfiguration der Microsoft Teams Telefonie Einstellungen via App
Ausgangssituation
Ein weiterer Kunde verwendet Microsoft Teams Telefonie und wünschte sich, dass einzelne Teams im Unternehmen ihre Warteschlangen-Einstellungen selbst konfigurieren können. Standardmäßig erfordert diese Möglichkeit jedoch zu viele Rechte, da die Einstellungen auf Organisationsebene durchgeführt werden müssen und normale User dort keine Änderungen durchführen können.
Umsetzung
Die von uns entworfene und entwickelte Microsoft Teams App setzt ein individuelles Rechtekonzept um und ermöglicht die Konfiguration von Warteschlangen, ohne dass dafür globale administrative Rechte benötigt werden. Das entlastet den Support und erhöht die Sicherheit, da der Mitarbeitende ausgewählte Konfigurationen nur über die App anpassen kann.
Funktionsweise
Die App prüft anhand der Anmeldedaten des Benutzers (Single-Sign-On), welche Warteschlange bearbeitet werden darf und stellt diese zur Auswahl dar. Der Mitarbeitende kann die aktuelle Konfiguration einsehen und Änderungen vornehmen. Sämtliche Änderungen werden von der App geprüft und anschließend von einem Service mit erhöhten Rechten ausgeführt.
Mitarbeitende ändern ihre Warteschlangen-Einstellungen in unserer Microsoft Teams Telefonie App
Fazit
Die Integration von Fachanwendungen in Microsoft Teams bietet zahlreiche Vorteile, indem sie die Effizienz, Zusammenarbeit, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit verbessert, um die Arbeit ihrer Mitarbeitenden zu erleichtern und die Produktivität zu steigern.
Der Weg zu Ihrer Microsoft Teams App
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um über eine Teams App für Ihr Unternehmen zu sprechen. Wir evaluieren und verwirklichen Ihre Idee gemeinsam. Dabei unterstützen wir Sie bei der Auswahl der besten Optionen und finden die optimale Lösung für Sie und Ihre User.
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