Bewerbermanagement System für mehr Erfolg im Recruiting
Ein professioneller Recruiting Prozess erhöht die Qualität der Bewerber bei gleichzeitiger Einsparung von HR Ressourcen, Kosten und Zeit. Das Bewerbermanagement System (BMS) von Net at Work schafft eine zentrale Plattform zur Erfassung und Verwaltung eingehender Bewerbungen. Dank langjähriger Projekterfahrung, intelligenter Prozessaufnahme und der internen App-Entwicklung entwickeln wir maßgeschneiderte BMS nach Kundenwunsch. Entdecken Sie, wie ein BMS Ihren Erfolg bei der Personalbeschaffung erhöht, indem Sie schneller Talente finden, die genau zu Ihrem Unternehmen passen.
Das Bewerbermanagement System (auch: Applicant Tracking System (ATS)) vereinfacht interne Abstimmungsprozesse und standardisiert die Bewerber-Kommunikation. Darüber hinaus werden die effizientesten Recruiting Kanäle analysiert. Bei erfolgreicher Bewerbung startet die Personalabteilung mit nur einem Klick den Onboarding Prozess. Andernfalls sorgt eine automatische Löschroutine für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung. Erfahren Sie, wie Sie mit einem BMS das Meiste aus Ihrem Recruiting Prozess herausholen, um sich die qualifiziertesten Bewerber zu sichern.
Online Bewerbungsformular erstellen und papiergebundene Bewerbungen digitalisieren
Starten Sie eine positive Bewerbererfahrung (Candidate Experience), indem Sie Kandidaten ein DSGVO-konformes Online-Formular zur Verfügung stellen, um Ihre Daten und Bewerbungsunterlagen zu hinterlegen und den Bewerbungsprozess zu starten. BewerberInnen über Xing, LinkedIn, E-Mail etc. können nachträglich durch den HR Verantwortlichen hinzugefügt werden. Mittels Drag and Drop lassen sich E-Mail-Anhänge (z. B. der Lebenslauf des Kandidaten) intuitiv ins BMS importieren, ohne manuelle Zwischenspeicherung. Mit dem integrierten Texterkennungsfeature (OCR) werden auch papiergebundene Bewerbungen automatisch digitalisiert.
Zentrales Bewerbermanagement System für beschleunigte Abstimmungsprozesse
Für die Personalabteilung Ihres Unternehmens gehen mit der Nutzung des BMS weitere Features einher, die zur Beschleunigung der Durchlaufzeiten und zur übersichtlichen Handhabung der Bewerbungen beitragen. Zum einen erfolgt die Weitergabe der Bewerberdaten automatisch und macht umständlichen internen E-Mail-Verkehr überflüssig. Automatisierte E-Mail-Erinnerungen (beispielsweise im Bewerbungseingang oder in der späteren Freigabe durch das Management) stellen dabei sicher, dass die Bewerbungen zeitnah bearbeitet werden. Jeder Prozess-Schritt ist alternativ auch durch eine Verlinkung erreichbar. Damit ist es der Personalabteilung möglich, bei Bedarf den aktuellen Status eines Bewerbers oder Erinnerungen manuell z. B. in Microsoft Teams zu versenden. Zum anderen erleichtern individualisierbare E-Mail-Vorlagen die Kommunikation mit dem Bewerber, sodass Sie Ihren Recruiting Prozess automatisch standardisieren. Personalisierte Kommunikation ist im Einzelfall weiterhin möglich, genauso wie die nachträgliche Anpassung der Vorlagen.
Die Freigabe anstehender Bewerbungsmaßnahmen wie Telefoninterviews und Bewerbungsgespräche kann durch das Management standort- und geräteunabhängig, also auch z. B. von unterwegs mit dem Smartphone erfolgen.
Bewerberdaten und DSGVO
Bei Bewerbungen wird eine Vielzahl persönlicher Daten weitergegeben. Daher greift hier die DSGVO mit gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung. Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, sind entsprechende Unterlagen wie E-Mails, Metadaten eines Online-Formulars und Anhänge innerhalb einer dreimonatigen Frist zu löschen. Viele Unternehmen nutzen einen Talent Pool, um für eine mögliche Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt auf Bewerberdaten zurückgreifen zu können. In diesem Fall ist die ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers zur Verarbeitung der Daten erforderlich.
Das BMS stellt eine automatische Löschroutine sicher. Sämtliche Bewerberdaten befinden sich zentral an einem Ort. Weder die Daten noch die zugehörige interne Kommunikation der Beteiligten (z. B. Personalabteilung, Geschäftsführung, Abteilungsleiter) verlassen das Bewerbermanagement System. Die Löschung erfolgt nach Beendigung des Bewerbungsprozesses automatisch und fristgerecht. Dabei bleibt ein anonymisierter Report zurück.
Übersicht und Analyse im Bewerbermanagement System
Die benutzerfreundliche Oberfläche des BMS enthält eine Übersicht aller Kandidaten, inklusive Filterung nach Stellenbezeichnung, Bewerbungsart, Recruiting Kanal uvm. Dabei kann die HR Abteilung die zugehörigen Unterkategorien unabhängig von der IT Abteilung anlegen. Aktive, ungelesene und überfällige Aufgaben im Bewerbungsprozess helfen bei der Priorisierung der eigenen Aufgaben. Darüber hinaus ist die Anzahl aktiver und pausierter Bewerbungen für alle Beteiligten auf einen Blick erfassbar. Dabei werden zugleich die effizientesten Recruiting Kanäle analysiert.
Ein schneller und professioneller Recruiting Prozess führt nicht nur zu Effizienzsteigerung, sondern erzeugt bei Kandidaten zugleich eine positive Bewerbererfahrung, unabhängig von einer späteren Zu- oder Absage. Zudem unterstützt die zeitliche Auswertung gegebenenfalls bei der Optimierung des internen Recruiting Prozesses.
Die Vorteile des BMS auf einen Blick:
Onboarding neuer Mitarbeiter digitalisieren
Bei erfolgreichen Bewerbungen ist unsere Lösung so konzipiert, dass im Anschluss automatisch der Onboarding Workflow gestartet wird. Dabei wird in erster Linie für eine schnelle Vertragserstellung, die automatisierte Anlage und Verwaltung des Benutzerkontos sowie eine pünktliche und vollständige Gestaltung des Arbeitsplatzes (Hard- und Software sowie sonstiges Arbeitsmaterial) zum Arbeitsbeginn gesorgt.
Digitale Signatur
Besonders hilfreich bei der Erstellung eines Arbeitsvertrages ist die Möglichkeit, auf digitale Signaturen zurückzugreifen. Die Vertragsunterzeichnung der Geschäftsführung kann in diesem Fall direkt vom Smartphone erfolgen und spart somit Zeit und Laufwege. Eine digitale Unterschrift sorgt für mehr Sicherheit durch eindeutige Identifikation des Unterzeichners und Schutz vor nachträglichen Dokumentänderungen. Darüber hinaus können etablierte Anbieter elektronischer Signaturen, z.B. Adobe-Sign, Autenti, DocuSign und Skribble nahtlos integriert werden.
Bewerbermanagement System mit hoher Flexibilität und Skalierbarkeit
Das besondere an unserem BMS ist, dass zusätzliche Freigabeschritte im Bewerbungsprozess, eine Anpassung oder Erweiterung der bestehenden E-Mail-Vorlagen und nahezu alle anderen workflowbezogenen Features, Prozessschritte und -optionen nachträglich bearbeitet werden können, ohne das Produktivsystem stoppen zu müssen. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Bewerbungen stets berücksichtigt werden und das Bewerbermanagement System gemeinsam mit Ihrem Unternehmen wächst.
Individuelle BMS Anforderungen
Ein Recruiting Prozess ist so individuell wie das zugehörige Unternehmen. Aus diesem Grund basiert unser Bewerbermanagement System auf der flexiblen Workflow Engine WEBCON BPS. Bei individuellen Anforderungen reduzieren wir den Entwicklungsaufwand, indem wir auf speziell von uns programmierte Bausteine und Vorlagen zurückgreifen und diese nach Kundenwunsch anpassen und erweitern. Für Ihr individuelles BMS begleiten wir Sie agil bei der Aufnahme des Ist-Prozesszustandes, beraten und skizzieren gemeinsam den Soll-Zustand und führen die Implementierung bis zur produktiven Umsetzung durch.
BMS in SharePoint, Microsoft Teams und Ihrer Umgebung als eigenständige Anwendung
Net at Work begleitet Sie ganzheitlich und mit großer Projekterfahrung bei der effizienten Digitalisierung und dem strukturierten Aufbau Ihres Modern Workplace. Auf Wunsch integrieren wir das BMS dazu in Microsoft Teams, SharePoint Online und Ihrer Umgebung als eigenständige Anwendung. Damit Ihre Personalabteilung die neue Business Anwendung intuitiv nutzt und begeistert annimmt.
Kostenlose Homeoffice Geschäftsanwendungen für den schnellen Einstieg in die Digitalisierung
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