Mehr Agilität und Flexibilität durch
Microsoft SharePoint Online

Intelligente Zusammenarbeit mit flexiblen Cloudlösungen
Die Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG (WWE) ist ein rein kommunaler Energiedienstleister und versorgt rund 1,2 Mio. Einwohner mit Energie. Die größte Herausforderung für die IT von Energieversorgern ist derzeit die Digitalisierung der Energiewende. Die Neugliederung des Marktes und neue gesetzliche Vorgaben erzeugen einen hohen Veränderungsbedarf in Bezug auf die Prozesse und die Organisation. Die Unternehmens-IT bei WWE muss diese Transformation innovativ unterstützen. Dafür geht die WWE neue Wege und nutzt Cloud Service mit Microsoft SharePoint Online für mehr Agilität und Flexibilität. Die Unternehmensgruppe kooperiert sowohl mit den großen Konzernunternehmen als auch mit Stadtwerken und anderen Anbietern. Hier ist die IT gefordert, schnell effiziente und sichere Plattformen für die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg bereitzustellen.

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Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG

Die Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG, 2013 im Zuge der Rekommunalisierung aus der E.ON Westfalen Weser AG entstanden, ist ein rein kommunaler Energiedienstleister. Sie versorgt rund 1,2 Mio. Einwohner im Versorgungsgebiet mit Energie. Die rund 900 Mitarbeiter verteilen sich auf 18 Standorte und erwirtschafteten 2015 einen Umsatz von 842 Mio. Euro. Das operative Geschäft liegt in den beiden Tochterunternehmen, der Westfalen Weser Netz GmbH und der Energieservice Westfalen Weser GmbH. Westfalen Weser Netz ist in der Unternehmensgruppe verantwortlich für die gesamten Netze und Anlagen, die Versorgungssicherheit sowie zum Beispiel für die Einbindung der regenerativen Energien. Die gemeinsam mit anderen führenden Energieversorgern gegründete Tochtergesellschaft GWAdriga gehört zu den führenden Anbietern von Gateway-Management für Smart-Meter-Projekte.

Net at Work bietet Ihnen professionelle SharePoint Beratung.

Die zentrale Plattform für effiziente Zusammenarbeit

SharePoint ist für Westfalen Weser Energie die zentrale Plattform für die Planung, das Management und die Dokumentation von Projekten. WWE nutzt die internen SharePoint-Server darüber hinaus zur allgemeinen Dokumentenverwaltung und beispielsweise für die Unterstützung von Audits. Zusätzlich wird SharePoint Online auf der Basis von Office 365 für die projektbasierte oder auch dauerhafte Zusammenarbeit mit Partnern im Markt eingesetzt.

Sharepoint Screen Westfalen Weser
Westfalen Weser

Unternehmensübergreifend Projekte managen

Im Projekt „Transition Netzgeschäft“ kamen rund 250 Nutzer aus den Unternehmen EnBW, E.ON und WWE, sowie aus zahlreichen Beratungshäusern zusammen, um Unterlagen zu teilen, Termine zu koordinieren und das gemeinsame Projekt zu steuern. Während der heißen Projektphase waren täglich ungefähr 70 Nutzer in unterschiedlichen Konstellationen im System. Nach dem Abschluss des Projektes war es wichtig, dass die Projektschritte und Ergebnisse sauber dokumentiert sind und allen Projektteilnehmern dauerhaft und effizient zur Verfügung stehen. Das Projekt ist geprägt von schnellen Projektzyklen und sehr flexiblen Abläufen. Ohne eine flexible Cloudlösung wie SharePoint Online bzw. Office 365 wäre der IT technische Aufwand für die Unterstützung eines solchen Projektes um ein Vielfaches höher.

Schnell starten

Ohne die Abhängigkeiten von spezifischer Hardware oder Netzinfrastruktur kann die Projektplattform sehr viel schneller aufgesetzt und genutzt werden. Da die Plattform von einem unabhängigen Dritten bereitgestellt wird, sind die Abstimmungsaufwände in Bezug auf Benutzerrechte und Rollenmodelle, Sicherheit und Zugangskontrolle sehr viel einfacher, als wenn die hausinternen IT-Plattformen der diversen Projektpartner miteinander gekoppelt werden müssten.

Flexibel ändern

Beim Set-up-Aufwand und der Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen in der Anzahl und Art der User, beim Datenvolumen oder den Abläufen sind Cloudlösungen wie SharePoint Online unschlagbar. Das attraktive und flexible Lizenzmodell ergänzt diesen Vorteil noch. Zudem bietet SharePoint Online bzw. Office 365 bereits mit Bordmitteln viele interessante Funktionen für Projektdokumentation und Management wie beispielsweise Team-Sites für Unterprojekte, Kalenderfunktionen usw.

Einfach arbeiten

Die Oberfläche ist den meisten Nutzern bekannt und erlaubt intuitive Darstellungen wie den Projektzeitstrahl. Damit sind auch keine aufwendigen Schulungen oder Einweisungen der Projektmitarbeiter notwendig, was nicht nur aus Aufwandsgesichtsgründen nachteilig wäre, sondern auch ein gutes Stück an Schnelligkeit kosten würde.

„Neben der schnellen Verfügbarkeit von SharePoint-Online, profitierte das Projekt auch von der intuitiven Oberfläche wie beispielsweise dem interaktiven Projektzeitstrahl.“

Jens Jäger, Leiter Informationstechnologie/CIO der Westfalen Weser Energie-Gruppe.

Agilität und Flexibilität für dauerhafte Collaboration

Westfalen Weser Energie Standrtkarte

Know-how bündeln

Auch die IT in der Verwaltung und Projektsteuerung des Unternehmens GWAdriga ist cloudbasiert. GWAdriga ist ein Gemeinschaftsunternehmen von EWE, RheinEnergie und der Westfalen Weser Netz und bietet Gateway-Management für Smart-Meter-Projekte. Bei GWAdriga arbeiten rund 50 Nutzer aus den Mutterunternehmen auf der Basis von SharePoint-Online zusammen. Aus dem Betrieb von ca. 3,4 Mio. Zählpunkten und rund 480.000 intelligenten Messsystemen (iMsys) bündeln wir in GWAdriga das Know-how aus dem Netz- und Messstellenbetrieb. Die IT-Infrastruktur und der technische Betrieb des Netzbackbones für Gateways und Messstellen ist eine enorme Herausforderung. So war das Westfalen Weser Netz froh, für die IT in der Verwaltung und Projektsteuerung wieder auf das Know-how von Net at Work und SharePoint-Online zurückgreifen zu können.

3400000

Monitoring und Auswertung von 3,4 Mio. Zählpunkten

„Das Know-how von Net at Work hat uns sehr geholfen, mit vertretbarem Aufwand das Beste aus SharePoint Online herauszuholen. Es zahlt sich aus, dass Net at Work nicht nur über sehr viel Projekterfahrung mit dem Microsoft Produktportfolio verfügt, sondern auch sehr früh die Cloudplattformen in realen Kundenprojekten genutzt hat.“

Jens Jäger, Leiter Informationstechnologie/CIO der Westfalen Weser Energie-Gruppe.

Leiter Business Solution Volker Helms.

„Microsoft hat den Fokus im aktuellen SharePoint-Release klar auf mehr Mobility, mehr Cloud und mehr Social Collaboration gesetzt – und mit der Umstellung auf eine modulare, Service-orientierte Architektur zudem eine zukunftsweisende Weichenstellung vorgenommen.“

Experten bei Net at Work: Volker Helms
Volker Helms ist Abteilungsleiter Business Solutions. Hier verantwortet er SharePoint-Projekte und individuelle Softwareentwicklungen.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Net at Work und WWE arbeiten mittlerweile seit über zehn Jahren sehr erfolgreich zusammen. In den beiden hier vorgestellten Projekten übernahm Net at Work das Design und die administrative Einrichtung der SharePoint-Plattform in Office 365. Dazu gehörten das Grundgerüst der Site und Bibliotheken, die Konzeption der Navigation, sowie das Benutzer-, Rollen- und Berechtigungskonzept und die Einrichtung der Mailweiterleitungen. Da Net at Work die technische und administrative Einrichtung der Sites übernommen hat, konnte sich die IT der WWE auf die fachlichen Aspekte konzentrieren. Gleichzeitig war es dem IT-Management von WWE wichtig, dass auch das interne Team im Rahmen der Projekte den Umgang mit den Microsoft-Cloud-Technologien erlernt und vom umfangreichen Know-how von Net at Work profitiert.

Mit der Cloud Productivity Gold Kompetenz erhält Net at Work Zugang zu umfangreichen Support Leistungen und Unterstützung durch Microsoft für Kundenprojekte.

„In all den Jahren unserer Zusammenarbeit ist es Net at Work hervorragend gelungen, sich in unsere Anforderungen und Abläufe hineinzudenken. Das erspart uns jede Menge Geld, Zeit und Nerven.“

Jens Jäger, Leiter Informationstechnologie/CIO der Westfalen Weser Energie-Gruppe.

Unsere Leistungen für Westfalen Weser Energie

  • Entwicklung spezifischer SharePoint Apps

    Mit JavaScript und Cookies wurden Nutzungsbedingungen für SharePoint-Online User entwickelt. Erst die Bestätigung der Nutzungsbedingung hat das Arbeiten mit SharePoint Online möglich gemacht.

  • SharePoint Teamseiten Anpassung

    Da diese Art der SharePoint Teamseiten für alle Beteiligten neu waren, wurde eine Wunschliste publiziert. Auf dieser konnten Anwender Verbesserungsvorschläge machen und diese wurden dann auch teilweise innerhalb dieses Projektes unmittelbar umgesetzt.

  • E-Mail-Weiterleitung

    Da die Projektteilnehmer aus unterschiedlichen Organisationen zusammen arbeiteten, wurde eine automatische Weiterleitung der E-Mails an die Hauptpostfächer der Mitglieder eingerichtet.

  • Planung von Listen und Bibliotheken

    Gemeinsam mit der WWE wurden für die unterschiedlichen Projektgruppen, Listen und Bibliotheken geplant und umgesetzt.

  • Erstellen von Sub-Teamräumen

    Für kleinere Projektteams/Arbeitsgruppen wurden Sub-Teamräume erstellt mit eigenen Berechtigungen.

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