Die Zukunft der Arbeit braucht gute Grundlagen für den digitalen Wandel. Net at Work liefert Lösungen für diese Zukunft schon heute.

Die Anforderungen an unsere Arbeitswelt ändern sich durch den demographischen Wandel, zunehmender Digitalisierung und Globalisierung stetig. Durch den daraus resultierenden Wertwandel werden Arbeitsprozesse schneller, kollaborativer und globaler. Mitarbeiter haben neue Ansprüche an ihre Arbeit. Eigenverantwortliches Handeln wird Mitarbeitern wichtiger und die physische Präsenz im Unternehmen verliert an Bedeutung. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die Arbeitsformen der Zukunft rechtzeitig zu erkennen, um sich gezielt darauf vorbereiten zu können. Hier stellen wir Ihnen Ideen und Ansätze vor, die unserer Meinung nach den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft mitbestimmen werden. Net at Work beteiligt sich damit nicht nur an der Diskussion. Wir stellen auch Beispiele aus der Praxis vor, die zeigen, wie sich unsere Kunden schon heute für die Zukunft rüsten.

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Für jedes Projekt finden sich die passenden Mitarbeiter in Teams zusammen und bringen ihr spezifisches Wissen ein.

Freiraum & Flexibilität

Die Zukunft der Arbeit

Einen wichtigen Beitrag zu diesem Thema leistet die Textsammlung „Zukunft der Arbeit“ der Bertelsmann Stiftung. Die Autoren befassen sich mit dem Menschen als treibende Kraft, der die Digitalisierung der Arbeit aktiv mitbestimmen muss. Die demografische Entwicklung, gepaart mit einem wachsenden Selbstbewusstsein von Arbeitnehmern und der technologischen Entwicklung, wird wesentlich zu einer Veränderung von Gesellschafts- und Unternehmenskulturen beitragen. Der Wechsel von einem Arbeitgebermarkt hin zu einem Arbeitnehmermarkt beginnt. So werden immer mehr Menschen die Zeiten ihres Arbeitseinsatzes selbst steuern und damit auch Entgegenkommen für die Gestaltung dieser Freiräume und Flexibilität einfordern.

Freiheit in der Arbeitsgestaltung erfordert Eigenverantwortung

Größere Freiheit in der Arbeitsgestaltung ist aber auch eine Frage der Eigenverantwortung gegenüber Kollegen, Partnern und Kunden. Flexibles Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz der Zukunft bedeutet selbstbestimmteres Arbeiten und bringt Arbeitnehmer künftig generell in eine aktivere Rolle. Dies gelingt jedoch nur mit einem umfassenden Kulturwandel im Denken und Handeln von Unternehmen.

Kulturwandel & Digitalisierung

Die Digitalisierung erweitert die Potenziale der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.
Als Unterstützung für den Wandel der Unternehmenskultur sind digitale Werkzeuge unverzichtbar: Chats fördern die Kommunikation auf Augenhöhe, eine interne Community ist Informations- und Darstellungsplattform und macht es dem Team leichter, internes Wissen zu lokalisieren und zu teilen. Die kollaborative Arbeit in offenen Dokumenten bildet die Grundlage für schnellere Entscheidungen im operativen Geschäft.

Dies zeigt sich etwa in der Nutzung gemeinsamer Dokumente, die in Echtzeit geteilt und bearbeitet werden ohne den Umweg über die Zusammenführung verschiedener Versionen gehen zu müssen. Chat-basierte Arbeitsräume können zudem die konstruktive Diskussion kontroverser Projekte erleichtern oder bei der Ideenfindung und Konzeption von Projekten helfen. Selbst verfasste Beitrage im Intra- und Internet aus persönlicher Sicht der Mitarbeiter können für mehr Transparenz in der Projektarbeit sorgen. Sie tragen außerdem dazu bei, Inhalte interaktiver zu kommunizieren und schneller zu verbreiten.

Mangelnde Digitalisierung im Büro
Die Potenziale der Digitalisierung typischer Bürotätigkeiten ist bei Weitem noch nicht ausgeschöpft. Für viele Abläufe wird die Abstimmung über analoge Wege oder mehrere Kommunikationskanäle vorgenommen. Dieses Micro-Management lenkt von den eigentlichen Aufgaben ab.

Arbeitsplatz der Zukunft Teambesprechung
Arbeitsplatz der Zukunft Dokumente unterschreiben
Arbeitsplatz der Zukunft Gesprächsnotizen anfertigen
Arbeitsplatz der Zukunft Dokumentenablage
Arbeitsplatz der Zukunft To-Do-Liste führen
Arbeitsplatz der Zukunft Protokolle anfertigen
Arbeitsplatz der Zukunft Terminabstimmung
Arbeitsplatz der Zukunft Schriftverkehr
Arbeitsplatz der Zukunft Urlaubsverwaltung
Arbeitsplatz der Zukunft Kalender führen
Arbeitsplatz der Zukunft Planung von Dienstreisen
Arbeitsplatz der Zukunft Zeiterfassung

Rein digitale Herangehensweise rein digital

Teils digitale Herangehensweise teils digital

 gar nicht digital

Quelle: „Digital-Working-Studie 2016“ von Host Europe und YouGov: Repräsentative Befragung von Büroangestellten in Deutschland

Faktoren für den Wandel

Für jedes Unternehmen ist die Digitalisierung mit grundlegenden Veränderungsprozessen verbunden. Die Hürden liegen nicht in den Technologien. Schon heute sind die Werkzeuge für flexible Zusammenarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz der Zukunft vorhanden. Die Herausforderung ist es, die passenden Organisationsformen und Prozesse zu finden, um diese Technologien erfolgreich zu implementieren. Hier gibt es mehrere Faktoren, die zum Gelingen einer Digitalisierungsstrategie beitragen können.

„Modernes Arbeiten wird nicht durch neue Technologien erreicht, sondern durch Wissen, wie man diese Technologien optimal einsetzt. Unsere Spezialisten bei Net at Work haben dazu die geeigneten Methoden und Antworten.“

Uwe Ulbrich
Geschäftsführer Net at Work

Uwe Ulbrich

1. Flexibel und mobil arbeiten

Schon heute sind viele Aufgaben nicht mehr an einen Standort gebunden. Wo gearbeitet wird, ist zunehmend bedeutungslos. Mit Collaboration-Werkzeugen und Cloud-Anwendungen sind Daten überall verfügbar und können jederzeit bearbeitet werden. Für den Mitarbeiter ist das ein wesentlicher Vorteil, weil er selbst entscheiden kann, wann und wo er arbeitet. Über Videokonferenzen und Chats bleibt die Verbindung zu den Kollegen jederzeit verfügbar. Ob Zuhause oder auf dem Weg zum Arbeitsplatz: Die eigenen Aufgaben sind überall flexibel zu erledigen. Als Voraussetzung für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft sollten Unternehmen nicht nur die technischen Infrastrukturen bereitstellen. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter die Vorteile erkennen und benötigen Weiterbildung, um die Möglichkeiten bereitwillig zu nutzen. Net at Work bietet dazu die passenden Lösungen und umfassende Unterstützung bei der Implementierung und Einführung.

Net at Work Case Studies Mobiles Arbeiten

Quelle: „Digital-Working-Studie 2016“ von Host Europe und YouGov:
Repräsentative Befragung von Büroangestellten in Deutschland; Mehrfachantworten möglich

Bessere Ausrüstung bei mobilen Arbeitern

Viele Mitarbeiter verfügen in ihrem Homeoffice über bessere Bedingungen für digitales Arbeiten. Der Büroarbeitsplatz im Unternehmen hingegen zeigt immer noch eine klassische Schreibtischausstattung mit hohem Papieranteil.

2. Vernetzt und verbunden

Modernes Arbeiten geht weit über das bisherige Verständnis von Zusammenarbeit hinaus. In herkömmlichen Strukturen erhalten Mitarbeiter je nach Kenntnisstand und Qualifikation eine Aufgabe zugewiesen. In den neuen Organisationsformen teilen alle Beteiligten ihr Wissen und ihre Meinungen zu einem Projekt. Mit Social Collaboration werden beispielsweise Strategien erarbeitet, hinterfragt und optimiert. Über Werkzeuge wie SharePoint kann die Zusammenarbeit in Echtzeit erfolgen und bildet damit eine Grundlage für die schnellere Kommunikation und effizienten Wissenstransfer.

Die digitale Zusammenarbeit bezieht auch Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden ein. Das transparente Teamwork verhindert Wissenslücken und vermeidet Verständnisprobleme. Mit der Unterstützung von Net at Work lassen sich die geeigneten Dienste und Lösungen reibungslos in die Geschäftsprozesse integrieren.

Top 5 der mühseligsten Bürotätigkeiten

Net at Work Case Studies

Quelle: „Digital-Working-Studie 2016“ von Host Europe und YouGov: Repräsentative Befragung von Büroangestellten in Deutschland; Mehrfachantworten möglich

Mühsame Abstimmung hemmt gemeinsames Arbeiten

Mit klassischen Tools ist vielen Arbeitnehmern das kollaborative Arbeiten zu kompliziert. Die Umfrage zeigt die fünf mühseligsten Bürotätigkeiten. Zwei Drittel der Befragten sind unzufrieden, dass Änderungen der Kollegen nicht nachvollziehbar sind. Dennoch würden mehr als 50 Prozent ihre Arbeit häufiger teilen, wenn es einfachere Lösungen für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten gäbe.

3. Digital und motiviert arbeiten

Die technischen Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation sind heute bereits verfügbar. Auf dem Weg zur Digitalisierung ist aber auch der Umgang mit den Werkzeugen wichtig. Die Mitarbeiter müssen bereit sein, diese Tools gern zu nutzen. Das Stichwort dazu lautet „Digital Convenience“ und geht mit der Frage einher, wie man die Akzeptanz für durchgängige digitale Prozesse im Unternehmen schafft. Die Mitarbeiter sollen diese Transformation mittragen und im besten Fall sogar aktiv mitgestalten.

Unternehmen benötigen Spezialisten, die ihre Mitarbeiter mit hoher digitaler und sozialer Kompetenz an neue Werkzeuge heranführen. Ebenso wichtig ist die kontinuierliche Begleitung in diesem Umfeld. Die bewährten Methoden von Net at Work tragen dazu bei, neue Technologien unter Einbeziehung der Anwender einzuführen.

Hinderungsgründe für digitales Arbeiten

Eine Befragung von Büroangestellten ergab vielschichtige Begründungen, warum digitales Arbeiten für sie nicht möglich wäre. Das größte Potenzial liegt bei fast einer Hälfte der Befragten, die manche Tätigkeiten schlichtweg nicht digital erledigen möchten. Durch Aufklärung, Information und Beteiligung können viele Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung ausgeräumt werden.

45 %

mögen manche Tätigkeiten einfach nicht digital erledigen

28 %

ist es in der Zusammenarbeit mit Kunden nicht möglich

22 %

hindern gesetzliche Vorschriften

19 %

geben Sicherheitsgründe an

16 %

haben nicht die notwendige technische Ausstattung

6 %

fehlen die Kenntnisse

Quelle: „Digital-Working-Studie 2016“ von Host Europe und YouGov: Repräsentative Befragung von Büroangestellten in Deutschland; Mehrfachantworten möglich

4. Sicher und geschützt arbeiten

Wo Mitarbeiter ihre Aufgaben zunehmend eigenverantwortlich organisieren, gewinnt die Sicherheit an Bedeutung. Mobile Geräte bergen zahlreiche Schwachstellen, denen nur mit einem Sicherheitsverhalten entgegengewirkt werden kann. Vor allem, wenn Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte für die Arbeit benutzen, ist die IT-Sicherheit des gesamten Unternehmens unkontrollierten Gefährdungen ausgesetzt. Es geht darum, ein umfassendes Bewusstsein für den Umgang mit Daten geschaffen werden. Mit den geeigneten Regelungen ist es möglich, digitale Dokumente zuverlässig zu schützen und die Kommunikation vor unbefugten Zugriffen zu bewahren.

Viele Unternehmen nutzen zwar bereits Maßnahmen zur Sicherheit, sind sich aber nicht bewusst, welche Veränderungen durch die zunehmende Digitalisierung auf sie zukommen. Net at Work bietet mit plattformübergreifenden Lösungen und sicherer Cloud-Integration die Voraussetzungen für den Datenschutz und rechtssichere Kommunikation.

Sicherheit beim mobilen Arbeiten wird oft versäumt

Die Zahlen zeigen, dass sich viele Mitarbeiter nicht über ihr sicherheitskritisches Verhalten im Klaren sind. 55 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass ihre Daten ausreichend geschützt sind. Und nur knapp ein Drittel glaubt, dass Weiterbildung zum Schutz arbeitsrelevanter Daten nötig ist.

77 %

erlauben automatische Wiedereinwahl in öffentliche WLAN-Netze

75 %

achten nicht auf Deaktivierung des Hotspots

72 %

achten nicht auf Deaktivierung der Bluetooth-Verbindung

71 %

haben kein Antivirenprogramm für öffentlich genutzte mobile Geräte

65 %

lassen Geräte zeitweise unbeobachtet

64 %

haben keinen Passwortschutz für mobil genutzte Geräte

Quelle: „Digital-Working-Studie 2016“ von Host Europe und YouGov: Repräsentative Befragung von Büroangestellten in Deutschland; Mehrfachantworten möglich

Case Studies

Mitarbeiter Westfalen Weser

Seit über zehn Jahren in vertrauensvoller Zusammenarbeit: Net at Work bietet Westfalen Weser Energie mit optimalen IT-Lösungen Agilität und Flexibilität. Lesen Sie hier die Erfolgsgeschichte.

Gebäude des Spiegel-Verlags in Hamburg

Den Arbeitsplatz der Zukunft hat der Spiegel Verlag mit der Einführung durch Office 365 gefunden. Lesen Sie hier, mit welchen Leistungen Net at Work den Weg für eine erfolgreiche Zukunft geebnet hat.

Frank Carius

„Net at Work arbeitet schon lange für Lösungen rund um die moderne Zusammenarbeit und Kommunikation. Diese Expertise ist der Grund, warum viele namhafte Unternehmen seit vielen Jahren unsere Leistungen schätzen.“

Frank Carius, Dipl.-Ing. (BA) für technische Informatik
Mitbegründer von Net at Work

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