HR Portal – Urlaubsanträge und Prozessmanagement leicht gemacht

In der Personalabteilung stapeln sich täglich unzählige Urlaubsanträge und Prozesse. Ohne eine professionelle Anwendung zur Verwaltung geht die Übersicht schnell verloren. Erfahren Sie, wie das HR Portal von Net at Work durch komfortables Prozessmanagement sämtliche Tools, Aufgaben und Reports zentralisiert und damit freie Kapazitäten im Personalmanagement schafft.

Täglich anfallende Prozesse, wie die Änderung von Personalstammdaten sowie gebäude- und informationstechnischen Zugriffsberechtigungen, die Verwaltung eingehender Bewerbungen, die Bewilligung von Abwesenheiten und sonstiger Mitarbeiter-Anträge lassen sich im HR Portal zentral steuern. Das Dashboard hilft durch eine Übersicht der eingegangenen Aufgaben bei der Priorisierung, grafisch aufbereitete Reports unterstützen beim Controlling und der Optimierung Ihrer Personalprozesse.

Individuelles HR Prozessmanagement inklusive mobiler App und Microsoft Teams Integration

Unsere Anwendung beinhaltet flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassbare Tools. Das Prozessmanagement wird durch die zentrale Verwaltung stark vereinfacht und resultiert in enormer Zeitersparnis. Freigewordene Kapazitäten kann die Personalabteilung nun anderweitig investieren. NutzerInnen profitieren neben der Desktop Anwendung vom mobilen Zugriff über Tablet und Smartphone sowie nahtloser Microsoft Teams Integration.

Urlaubsanträge und Abwesenheitsmeldungen flexibel einreichen und bestätigen

Die Digitalisierung von HR Prozessen ermöglicht es Mitarbeitenden, Abwesenheitsmeldungen standort- und geräteunabhängig einzureichen. Dazu zählen Urlaubsanträge sowie Anträge auf Sonderurlaub, Krankmeldung und Überstundenausgleich. Weitere Anwendungsfälle, wie die Beantragung von Elternzeit, Teilzeit, Homeoffice, Fortbildung oder Kindergartengeld, lassen sich variabel in unserem HR Portal ergänzen.

Beim digitalen Urlaubsantrag erfolgt die Berechnung der Abwesenheitstage nach Dateneingabe automatisch, sogar unter Berücksichtigung lokaler Feiertage. Auch die Integration abweichender Arbeitszeitmodelle (z. B. halbtags) ist möglich. Mehrsprachige, auch für Smartphones optimierte Formulare verbinden Ihre Mitarbeitenden rund um die Welt – für volle Flexibilität bei der Abwesenheitsmeldung ohne Sprach- und Zugriffsbarrieren.

Die Bestätigung oder Ablehnung eines Antrages durch das Management und die Personalabteilung kann nach Antragseingang zeitsparend per E-Mail erfolgen. Mit dem Versand eines festgelegten Wortes, z.B. „Ja“ wird der Prozess automatisch fortgesetzt. Daraufhin trägt der Workflow für den entsprechenden Zeitraum eine Outlook Abwesenheitsnotiz ein und hinterlegt gleichzeitig die zuvor bestimmte Urlaubsvertretung.

Das Dashboard unterstützt die HR Abteilung durch grafisch aufbereitete Reports. Durch die Auswertung der HR KPI kann die Effizienz und Bearbeitungsgeschwindigkeit Ihrer Urlaubsverwaltung erhöht werden.

Personalstammdaten bei Positionswechsel einfach verwalten

Mit dem integrierten Personalstammdaten Workflow gestalten Sie auch den unternehmensinternen Positionswechsel reibungslos. Die Anpassung eingepflegter Personaldaten wie Titel, Gehaltsklasse und IT-Berechtigungen wird durch die zentrale Verwaltung vereinfacht. Damit ist stets für aktuelle Arbeitsplatzbedingungen gesorgt. Entscheidungen rund um das Gehalt der eigenen MitarbeiterInnen können wahlweise durch weitere Freigabeprozesse erweitert werden.

Zugriffsberechtigungen zentral im HR Portal anpassen

Zugriffsberechtigungen im Unternehmen müssen ständig angepasst werden, beispielweise beim Positionswechsel, Onboarding neuer MitarbeiterInnen oder bei neuen Richtlinien. Mit unserem Prozess lassen sich Ihre Zugriffsberechtigungen flexibel verwalten. Dazu kann im HR Portal einzelnen Mitarbeitenden oder Mitarbeitergruppen der Zugang zu Postfächern, Dateifreigaben, Ordnern, Software, SAP-Berechtigungen, Gebäuden und weiteren Anwendungen gewährt oder verwehrt werden.

Prozessänderungen und Erweiterungen im Live-Betrieb

Das Besondere an unserem HR Portal ist die ständig fortbestehende Option, um weitere von der Personalabteilung benötigte Prozesse ergänzt zu werden, ohne dabei das Produktivsystem zu pausieren. Die spätere Einbindung eines weiteren Workflows, beispielsweise für Onboarding und Personalanforderung ist dadurch jederzeit möglich.

Nachträgliche Änderungen an der zugrundeliegenden Personal Prozessstruktur werden oft am Abend oder Wochenende durchgeführt, um den Betrieb nicht zu stören. Mit unseren Workflows sind live Prozessänderungen kein Problem mehr. Das heißt Ihre MitarbeiterInnen nutzen einen HR Prozess kontinuierlich weiter und merken nichts von parallel durchgeführten Prozessänderungen im Hintergrund. Während Mitarbeitende z.B. Ihren Urlaubsantrag einreichen, kann parallel ein weiterer Genehmigungsschritt integriert werden.

HR Portal vereinfacht Prozessmanagement in SharePoint und Microsoft Teams

Unsere HR Anwendung basiert auf dem hocheffizienten Business Process Manager WEBCON BPS. Ihre Personal Prozesse fügen sich dadurch nahtlos in Ihr gewohntes Microsoft SharePoint Umfeld ein. Auf Wunsch ist WEBCON 2020 darüber hinaus unabhängig als Stand-alone-Version verfügbar, wahlweise auch für Office 365 zur direkten Teams- und SharePoint Online Integration.

Wir digitalisieren Ihre Geschäftsprozesse

Net at Work unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer individuellen Geschäftsprozesse. Dazu begleiten wir Sie agil bei der Aufnahme des Ist-Prozesszustandes, beraten und skizzieren gemeinsam den Soll-Zustand des Prozesses und führen die Implementierung bis zur produktiven Umsetzung durch.