Von SharePoint On-Premises in die Microsoft 365 Cloud
Sichere Microsoft 365 Cloud Migration mit AvePoint Fly
Fehlkonfigurationen einer bestehenden lokalen SharePoint Umgebung führen häufig zu erhöhten Support-Aufwänden, Stabilitäts- und Performance-Einbußen, Sicherheitsrisiken oder Datenverlusten. Daher wechseln viele unserer Kunden in die Cloud. Wie Sie eine Microsoft 365 Cloud Migration am besten angehen und warum wir das Migrationstool AvePoint Fly empfehlen, zeigen wir in diesem Blogartikel.
Quick Links
Gründe für eine Microsoft 365 Cloud Migration
Vorteile von Cloud-Diensten
Ablaufplan einer Cloud Migration
Microsoft Bordmittel
Vorteile von AvePoint Fly
Die Rolle der IT nach der Migration
Fazit
Bei einer Microsoft 365 Cloud Migration werden die Daten und Applikationen von einer lokalen SharePoint Farm in die Cloud übertragen. Es handelt sich dabei primär um produktive Daten (Abteilungsdaten, Produktdaten, etc.), die in eine neue Struktur eingebunden und den Anwendenden wieder zugänglich gemacht werden müssen.
Gründe für eine Microsoft 365 Cloud Migration
Unsere Kunden haben verschiedene Gründe, warum sie uns bei einer lokal betriebenen Server Umgebung mit einer Cloud Migration beauftragen.
Sicherheitsaspekt
Viele Unternehmen können mit der zunehmenden Anzahl komplexer Lösungen nicht mehr das notwendige technische Wissen garantieren, um diese zu administrieren und um den sicheren Betrieb aufrechtzuerhalten. In der logischen Konsequenz gibt es immer mehr On-Premises – also lokal betriebene – Systeme, die nicht zeitnah gepatcht werden, auch wenn sicherheitsrelevante Updates zur Verfügung stehen. Zeit und Ressourcen sind dabei immer ein knappes Gut. Neue Funktionen werden verschoben oder komplett gestrichen.
Cyberversicherungen stellen aber gerade in diesem Bereich immer höhere Anforderungen wie z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung an ihre Kunden, ansonsten wird bei einem Vorfall eine Zahlung ausgeschlossen.
Eine Microsoft 365 Cloud Migration bringt Ihrem Unternehmen nicht nur Sicherheit durch erweiterte Security-Funktionen, sondern ist aus zahlreichen anderen Gründen zu empfehlen.
Beschränkungen veralteter Technologien
Lokal betriebene Umgebungen sind häufig historisch gewachsen und entsprechen nicht den modernen Strukturen, die wir heute in der Cloud nutzen. Das Layout / Design ist veraltet und die Benutzerfreundlichkeit für die modernen Mitarbeitenden von heute gering. Der Zugriff für mobile Geräte ist eingeschränkt oder teilweise gar nicht nutzbar. In der heutigen Zeit von Remote Work und Modern Workplace undenkbar.
Hinweis
Seit vielen Jahren nutzen Unternehmen Microsoft InfoPath als Werkzeug zur Erstellung von elektronischen Formularen. Wichtig zu verstehen ist, dass mit InfoPath verwaltete Lösungen nicht nach SharePoint Online migriert werden können. Wir empfehlen Alternativen wie Microsoft Power Apps oder SharePoint Listenformulare in der Cloud zu nutzen.
Vorteile von Cloud-Diensten
Automatische Skalierung
Ein Vorteil von Cloud-Diensten ist die einfache bzw. automatisch erfolgende Skalierung der benötigten Ressourcen. Diese stellt Microsoft im Hintergrund bereit.
Ortsunabhängigkeit
Das Betreiben und Warten eines lokalen Rechenzentrums mit Hardwareservern entfällt. Investitionen lassen sich in diesem Bereich zurückfahren. Cloud-Dienste ermöglichen zudem die Planung und Bereitstellung über mehrere Regionen und Landesgrenzen, ohne dass an den einzelnen Standorten zwingend ein lokales Rechenzentrum und lokale IT-Ressourcen erforderlich sind.
Geringere Netzwerklasten
Außerdem verringern sich bei dezentraler Nutzung im Vergleich zu einem zentralen Rechenzentrum die Netzwerklasten.
Aktualität & Sicherheit
Ein weiterer großer Vorteil der Cloud-Dienste gegenüber der On-Premises Variante ist, dass Updates und Verbesserungen im Hintergrund automatisch durchgeführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Benutzer immer eine aktuelle und vor allem sichere Anwendung verwenden.
Funktionsvielfalt
Viele Software-Hersteller setzen heutzutage auf die Strategie „Cloud-First“ und bieten Ihre Produkte nur noch Online an. Das hat auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Bestimmte Funktionen sind exklusiv in der Cloud verfügbar und werden es auch bleiben. Das bedeutet, dass sie nicht nur zuerst, sondern auch ausschließlich dort verfügbar sind. Um ein paar einfache Beispiele zu nennen: Microsoft Teams, Lists, Viva Engage oder das beliebte Planner Tool.
Ablaufplan einer Microsoft 365 Cloud Migration
Bei einer Migration von SharePoint On-Premises zu Microsoft 365 gibt es mehrere Aspekte, die beachtet werden sollten. Hier ist ein grober exemplarischer Projektablauf:
Planung
Vorbereitung
Durchführung der Migration
Nachbereitung
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass dies nur ein grober Leitfaden ist und der tatsächliche Projektablauf von Ihren spezifischen Anforderungen und Umständen abhängt.
Microsoft SharePoint Migration Tool – von SharePoint in die Cloud mit Microsoft Bordmitteln
Microsoft selbst stellt für die Migration von lokal gehosteten SharePoint Systemen in die Cloud ein Werkzeug namens SPMT (SharePoint Migration Tool) zur Verfügung, mit dem Bibliotheken oder Standard Site Collections migriert werden können. Sobald in der On-Premises Umgebung allerdings Anpassungen vorgenommen wurden z. B. an der Masterpage oder Add-ins, stößt das Microsoft SharePoint Migration Tool an seine Grenzen. Das ist unserer Erfahrung nach in nahezu allen Umgebungen im Laufe der Zeit geschehen. Die Migrationstests sehen auf den ersten Blick sehr vielversprechend aus, beim genaueren Hinsehen zeigt sich dann aber Folgendes: Bei Anwendungen, die selbst programmiert oder von anderen Anbietern erstellt worden sind, die für ein Unternehmen kritisch sind, entstehen häufig Probleme, z. B., dass keine Dokumentationen vorhanden sind. Abhängigkeiten können in einer Cloud-Umgebung nicht konfiguriert werden. Oder das verwendete Framework wird nicht oder nur teilweise unterstützt.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der nicht unterschätzt werden darf: Bei jeder Migration besteht das Risiko, dass bestimmte zu übertragende Objekte nicht wie geplant migriert werden können. In solchen speziellen Fällen bedarf es daher gezielter Lösungen, die sowohl technisches Know-how als auch zusätzliche Zeitressourcen erfordern. Dies führt zu einer Verlängerung des Migrationsprojekts und beansprucht mehr Ressourcen.
Vorteile von AvePoint Fly bei der Microsoft 365 Cloud Migration
Eine Migration von SharePoint On-Premises in die Cloud will gut geplant sein. Inhalte einfach 1 zu 1 zu migrieren, funktioniert nicht immer oder ist nicht zu empfehlen, denn durch die Migration soll auch ein Mehrwert für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen geschaffen werden. Im kritischsten Fall kommt es zu einem Datenverlust.
Dies bedeutet für ein Migrationsprojekt, dass unsere Experten Datenstrukturen und Daten nicht nur migrieren, sondern in Teilen auch transformieren und Daten klassifizieren. Daten und Dokumente sollen entsprechend an den Ort migriert werden, wo diese vom Benutzer auch verwendet werden können. Genau hier kommt die Stärke eines Migrationstools wie AvePoint Fly ins Spiel, das wir bei einer Microsoft 365 Cloud Migration empfehlen.
AvePoint Fly Pre-Check
Mit dem Pre-Check erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die vorhandenen Strukturen. Eine detaillierte Analyse auf dem SharePoint On-Premises zeigt auf den ersten Blick, wo es zu Konflikten kommen kann. Besitzen alle Dokumente die korrekten Zeichen im Dokumentnamen? Gibt es einen Konflikt mit der Länge des Dokumentnamens? Sind manche Daten zu groß zum Übertragen nach SharePoint Online? Welche Metadaten müssen auf dem SharePoint Online erstellt werden, damit diese auch wieder ordnungsmäßig zugeordnet werden? Häufig offenbart solch eine Analyse Daten und Dokumente, die in den letzten 10 bis 15 Jahren nicht mehr angefasst aber für den Fall der Fälle aufbewahrt wurden.
Aufteilung und Automatisierung der Migrationsphasen
Aus den gewonnenen Reports können Sie sofort Arbeitslisten in Excel erzeugen, in denen Sie Migrationsentscheidungen einsammeln und dokumentieren, um dann im Anschluss aus diesen Arbeitslisten mit wenigen Klicks fertige technische Migrationspläne zu erzeugen, die Sie direkt in das Migrationstool importieren können. Der mühsame händische Aufbau der Migrationspläne entfällt.
Die sogenannten Migrationsrichtlinien unterstützen Sie dabei, Daten zu filtern, Gruppen und Benutzer neu zu definieren, Berechtigungen anzupassen und Sites, Listen, Spalten und Contenttypes zu transformieren.
Das Migrationstool AvePoint Fly bietet umfassende Überwachungs- und Berichterstellungsfunktionen während der Migration und vor der Migration. Das ermöglicht es Admins, den Fortschritt der Migration in Echtzeit zu verfolgen und detaillierte Berichte zu erstellen, um Einblick in die durchgeführten Migrationsschritte zu erhalten. Fehlerhafte Objekte können nach Korrektur nochmals zur Migration angestoßen werden, ohne die Daten ein zweites Mal komplett zu migrieren.
Die Planung und Ausführung der Migrationsphasen erfolgen automatisch entsprechend den Bedürfnissen und dem Zeitplan des Unternehmens. Das ermöglicht es, Migrationen zu Zeiten durchzuführen, zu welchen die Auswirkungen auf den täglichen Betrieb minimal sind.
Steigerung der Migrationsgeschwindigkeit
Darüber hinaus können Sie weitere Agents für die Migration nutzen, um die Migrationsgeschwindigkeit zu steigern. Ein Agent ist der Dienst, der die eigentliche Arbeit leistet. Dieser liest alle Daten auf der Quelle aus und schreibt diese auf das Ziel zurück. Wenn Sie mehrere Agents einrichten, können Sie die Migrationsjobs über diese Agents hinweg verteilen und dadurch die Übertragungsgeschwindigkeit steigern.
Mit der Möglichkeit, inkrementelle Migrationsjobs auszuführen, lässt sich zusätzlich das Zeitfenster, in dem das Arbeiten nur eingeschränkt oder gar nicht möglich ist, weiter verkleinern. Bei einer inkrementellen Migration werden nur die Daten übertragen, die sich seit der letzten Migration geändert haben. Dies spart Zeit, Bandbreite und Ressourcen im Vergleich zur vollständigen erneuten Übertragung aller Daten.
AvePoint Fly kann zusätzlich zu den Kernkomponenten SharePoint, OneDrive und Exchange On-Premises auch noch Fileshares, wie z. B. persönliche Laufwerke und Abteilungslaufwerke migrieren. Diese werden häufig im Rahmen eines Microsoft 365 Projektes mit überführt.
Support bei Spezialfällen
Der Support ist darüber hinaus bei AvePoint Fly inklusive und nimmt sich bei Bedarf der Lösung von oben genannten Spezialfällen zeitnah an. So können häufig zusätzliche zeitintensive Entwicklungsaufwände vermieden werden.
Die Rolle der IT nach erfolgter Microsoft 365 Cloud Migration
Die interne IT wird durch eine Cloud Migration für ein Unternehmen noch wichtiger. Die Arbeitsaufgaben wandeln sich allerdings mit dem Schritt in die Cloud: Anstelle der klassischen Patchdays konzentriert sich die IT in Zukunft auf regelmäßige Änderungen innerhalb der Cloud Lösungen.
Zusätzlich dazu ist es entscheidend, den strategischen Wert einer Veränderung zu bewerten, einschließlich der Frage, ob eine bestimmte Technologie eingeführt werden soll oder nicht. In solchen Fällen liegt es in der Verantwortung der IT, die Auswirkungen entweder durch Kommunikation zu klären oder durch geeignete technische Maßnahmen zu verhindern.
Fazit
Die Migration von SharePoint On-Premises zu Microsoft 365 ist ein bedeutender Schritt, der viele Vorteile mit sich bringt, darunter verbesserte Zusammenarbeit, einfacherer Zugriff auf Dokumente und Daten sowie die Nutzung der neuesten Cloud-Technologien. Es ist jedoch auch ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. AvePoint Fly unterstützt dabei in den folgenden Szenarien:
- Detaillierte Planung: AvePoint Fly bietet detaillierte Berichte über Ihre aktuelle Umgebung, die bei der Planung der Microsoft 365 Cloud Migration hilfreich sind.
- Datenbereinigung: Mit AvePoint Fly identifizieren und entfernen Sie unerwünschte Daten , bevor sie migriert werden. Dies kann dazu beitragen, den Migrationsprozess zu beschleunigen und Speicherplatz zu sparen.
- Effiziente Migration: AvePoint Fly verwendet fortschrittliche Technologien, um die Geschwindigkeit und Effizienz der Migration zu maximieren. Es unterstützt auch inkrementelle Migrationen.
- Überprüfung und Validierung: Nach der Migration überprüfen und validieren Sie mit AvePoint Fly alle migrierten Daten. Dies stellt sicher, dass alle Daten korrekt übertragen wurden und dass es keine Probleme gibt.
- Unterstützung und Wartung: AvePoint bietet umfangreiche Support- und Wartungsdienste an, um sicherzustellen, dass Ihre neue Microsoft 365 Umgebung reibungslos funktioniert.
Insgesamt kann AvePoint Fly den Migrationsprozess erheblich vereinfachen und effizienter gestalten. Es bietet eine Reihe von Funktionen, die dazu beitragen, dass die Migration reibungslos und erfolgreich verläuft.
Sie benötigen Unterstützung bei der Microsoft 365 Cloud Migration?
Wir unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Migration von SharePoint On-Premises in die Microsoft 365 Cloud.
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