Social Media in Unternehmen mit Office 365 – Teil 1: Yammer
Entdecken Sie, wie wir bei Net at Work Social Media auf Basis von Office 365 intern einsetzen und welchen Mehrwert soziale Netzwerke in Ihrem Unternehmen schaffen können. Im ersten Teil unserer „Social Media in Unternehmen“ Serie geht es um Yammer: Wir zeigen anhand praktischer Beispiele zahlreiche Einsatzszenarien des sozialen Unternehmensnetzwerks. Lassen Sie sich inspirieren: Brechen Sie interne Grenzen auf und bringen Sie Ihre MitarbeiterInnen zusammen.
Yammer im Vergleich zu öffentlichen Social Media Plattformen
Um sich mit Freunden und Bekannten zu vernetzen und auf dem Laufenden zu bleiben, nutzen AnwenderInnen im privaten Umfeld regelmäßig diverse Social Media Plattformen wie Facebook, Instagram, Xing und LinkedIn. Yammer ist das Äquivalent für Neuigkeiten im Unternehmen. Die Social Media Applikation ist in Ihrer Office 365 Enterprise Lizenz bereits enthalten, entdecken Sie jetzt die Einsatzmöglichkeiten für Ihr Unternehmen.
Vorteile und Chancen von sozialen Unternehmensnetzwerken
Social Media bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Zum einen fördert ein soziales Unternehmensnetzwerk die transparente, wertschätzende Kommunikation. MitarbeiterInnen fühlen sich informiert und einbezogen, wodurch die Motivation und Zufriedenheit signifikant steigt. Das minimiert die Fluktuationsrate im Unternehmen nachhaltig.
Das Teilen von Wissen führt zur Identifikation von zuvor unbekannten Experten spezifischer Themengebiete. Außerdem erhalten Verfasser direktes Feedback zu Ihren Veröffentlichungen, was insbesondere dem Management bei der Einschätzung des Stimmungsbildes hilft.
Die Reduktion von Shadow IT ist ein weiterer Vorteil der Social Media Einführung. Durch den Einsatz von unternehmensinternen Social Media Plattformen auf Office 365 Basis werden andere Messenger oder Apps mit bedenklichen Datenschutzrichtlinien überflüssig.
MitarbeiterInnen erhalten über ihr eigenes Gerät online oder via App Zugriff auf sämtliche Microsoft-Dienste. Die Verfolgung des Bring Your Own Device Ansatzes reduziert folglich auch die Hardware-Kosten.
Wie wir bei Net at Work das Enterprise Social Network Yammer einsetzen
Das soziale Unternehmensnetzwerk von Microsoft fördert den Austausch, Wissenstransfer und Zusammenhalt bei uns im gesamten Unternehmen. Wir bei Net at Work nutzen die Social Media Plattform zur standort- und abteilungsübergreifenden Verbindung aller Unternehmensmitglieder.
„Schwarzes Brett“ goes digital: Mit Yammer Neuigkeiten im gesamten Unternehmen verbreiten – trotz Homeoffice
Gerade in der aktuellen Situation im Homeoffice spielt Yammer als Kommunikationskanal der Geschäftsführung eine wichtige Rolle. Denn das Enterprise Social Network unterstützt das Management bei der Verbreitung wichtiger unternehmensweiter Neuigkeiten, wie Ankündigungen, Prozessänderungen und Mitarbeiterbefragungen.
Wissenstransfer leicht gemacht
Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg ist die beste Voraussetzung für einen unkomplizierten Wissenstransfer. Der informelle Austausch zu komplexen unternehmensrelevanten Themen erfreut sich daher bei uns großer Beliebtheit. Abhängig vom jeweiligen Arbeitsbereich treten Mitglieder eines Unternehmensnetzwerks unterschiedlichen Gruppen bei und helfen Kollegen und Kolleginnen bei der Ideenfindung, veröffentlichen Informationen und bieten Unterstützung. Unsere „Off Topic“-Gruppe steht für lockere Kommunikation zu anderen aktuellen Themen. Das baut Barrieren ab und fördert den Zusammenhalt und die Mitarbeiterzufriedenheit.
Die Yammer-Oberfläche im Überblick
Yammer wird als Web-Applikation unter yammer.com, als iOS- und Android-App angeboten. Neu hinzugekommen ist kürzlich die Teams-App „Communitys“ zur direkten Integration in das Teamwork-Tool. Der umfassende geräte- und ortsunabhängige Zugriff ist daher sichergestellt.
Stimmungsbild mit Interaktionsmöglichkeiten erfassen
Unter jedem Yammer-Post steht eine direkte Feedback-Möglichkeit via Like, Kommentar oder Teilen zur Verfügung. Darüber hinaus berechnet ein Counter die Öffnungsrate jedes Beitrags. Bei wichtigen Informationen kann der Verfasser (beispielsweise die Geschäftsführung) damit nachverfolgen, ob die Neuigkeit alle MitarbeiterInnen erreicht. Zur besseren Wiederauffindbarkeit empfehlen wir, wichtigen Beiträgen sogenannte Themen zuzuordnen.
Keine Neuigkeit mehr verpassen
Die Anzahl ungelesener Posts ist durch eine Zahl neben dem Gruppennamen ersichtlich. Im Arbeitsalltag bleibt jedoch nicht immer die Zeit, sämtliche News zu lesen. In diesem Fall versendet Yammer automatisch eine E-Mail-Erinnerung mit einer kurzen Beitragsübersicht und Link. Folglich verpassen Unternehmensmitglieder keine wichtigen Neuigkeiten mehr.
Yammer kann darüber hinaus auch als externes Netzwerk genutzt werden, zum Beispiel zur Kommunikation mit Partnern, Kunden und für den Support.
Yammer-Gruppen erstellen und entdecken
Nach der technischen Bereitstellung von Yammer steht die Gruppe „Gesamtes Unternehmen“ beziehungsweise „All Company“ standardmäßig zur Verfügung. Starten Sie in dieser Gruppe unkompliziert ohne weitere Einrichtung direkt mit der unternehmensweiten Kommunikation.
Zur thematischen Differenzierung bietet sich später die Erstellung neuer Gruppen an. Nach der Auswahl eines Gruppennamens und der Mitglieder wählen Sie die Zugriffsoptionen. Yammer steht für offene, unternehmensweite Kommunikation. Wir empfehlen daher die Erstellung öffentlicher Gruppen innerhalb des Unternehmensnetzwerks. Mitgliedsbeschränkungen resultieren häufig in der Minimierung wichtiger viraler Effekte bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.
Der Menüpunkt „weitere Gruppen entdecken“ zeigt eine Übersicht aller vorhandenen Gruppen eines Unternehmens.
Yammer-Menü
Links oberhalb der Gruppen befindet sich das Yammer-Menü. Der Home-Button führt zur personalisierten Startseite, die individuell anpassbar ist. Filtern Sie wahlweise neue Inhalte oder erlangen Sie einen Überblick über alle Unterhaltungen. Alternativ kann der Feed auch auf Unterhaltungen von Personen, Dateien oder Themen beschränkt werden, welchen Sie folgen. Der Briefumschlag-Button bietet Zugriff auf den Posteingang mit ungelesenen Ankündigungen und Veröffentlichungen in Gruppen und von Personen, welchen Sie folgen. Für Sie relevante Neuigkeiten erkennen Sie damit auf den ersten Blick. Eine rote Zahl am Glocken-Button signalisiert neue Benachrichtigungen zu den eigenen Beiträgen und informiert über Likes und Kommentare anderer Mitglieder Ihres Unternehmensnetzwerkes.
Neuen Yammer-Beitrag verfassen
Dem Standard Gruppen-Mitglied stehen beim Verfassen eines neuen Beitrags vier Formate zur Auswahl. Das Erstellen einer Frage mit anschließender Auswahl der besten Antwort, das Posten einer Abstimmung, das Lob eines Kollegen oder das Verfassen eines Updates bietet umfassende Möglichkeiten zur Interaktion mit Personen im Yammer Netzwerk. Darüber hinaus kann ein Beitrag durch das Hinzufügen von Dateien oder GIFs und die Auswahl der zu benachrichtigenden Empfänger weiter angepasst werden. Administratoren verfügen zudem über die Berechtigung, unternehmensweite Ankündigungen verfassen.
Weitere Yammer-Features
Die Yammer-Suche filtert nach Personen, Gruppen, Dateien, Themen und Links. Das Enterprise Social Network enthält außerdem ein Personenverzeichnis und private Nachrichten. Hier bieten andere Social Media Applikationen im Office 365 Umfeld jedoch umfassendere Möglichkeiten.
Bedenken beim Einsatz von Social Media in Unternehmen
Nachfolgend finden Sie die häufigsten Vorteile, die soziale Unternehmensnetzwerke entgegen aller Vorbehalte bieten.
Besteht die Gefahr des Missbrauchs, wie bei öffentlichen sozialen Netzwerken?
Im Enterprise Social Network haben Fake News, Hate Speech und Mobbing keine Chance. Der Vorteil im Gegensatz zu öffentlichen sozialen Netzwerken ist durch den abgeschlossenen Personenkreis innerhalb einer Organisation bedingt. Die Veröffentlichung von Beiträgen erfolgt unter dem realen Namen mit automatischem Zeitstempel und ist daher direkt nachverfolgbar. Darüber hinaus besteht die Moderationsmöglichkeit durch Netzwerkadministratoren: Berechtigte Personen können Nachrichten löschen und eine Blacklist hinterlegen, welche die Nutzung bestimmter Wörter untersagt. Folglich bietet ein soziales Unternehmensnetzwerk erweiterte Kontrollmöglichkeiten, die bei der Verbreitung bedenklicher Informationen über andere Kanäle, wie z.B. der E-Mail-Kommunikation oder sogar anonym mittels analoger Mittel, wie einem Papier-Aushang, nicht bestehen.
Ist Daten- bzw. Informationsverlust durch Social Media zu befürchten?
Zur Vermeidung von Daten- bzw. Informationsverlust bietet Office 365 umfassende Maßnahmen wie Verschlagwortung und Berechtigungen, die weit über die Optionen bestehender Tools wie dem E-Mail-Versand hinausgehen.
Was ist mit dem Datenschutz der Mitarbeiter?
Bereits bei der Planung des Projektes empfehlen wir die Abstimmung mit dem Betriebsrat, um über Chancen zu informieren und Bedenken zum Datenschutz der MitarbeiterInnen zu minimieren. Grundsätzlich sind alle Angaben in einem sozialen Unternehmensnetzwerk freiwillig.
Ist erhöhter Moderationsaufwand durch das Enterprise Social Network zu befürchten?
Zu Beginn der Social Media Einführung kann es zu einem Anstieg des Moderationsaufwands kommen. In diesem Fall empfehlen wir die Benennung von Verantwortlichen, z.B. der internen Kommunikationsabteilung. Unsere Erfahrung zeigt, dass der Moderationsbedarf auf lange Sicht immer weiter sinkt.
Erfolgsrezept für Social Media im Unternehmen
Beiträge und Interaktionen im sozialen Unternehmensnetzwerk sind freiwillig und setzen eine Unternehmenskultur voraus, die durch Zusammenarbeit und Offenheit geprägt ist. Social Media im Unternehmen technisch bereitzustellen reicht daher nicht aus. Der Aktivitätsgrad in Yammer ist unterschiedlich und reicht von nur lesen über eine Kombination aus lesen, liken, teilen und kommentieren bis hin zu eigenen Veröffentlichungen. Wir empfehlen die Einführung von Yammer mit einer individuellen Change Management Strategie zu begleiten. Mittels individueller Maßnahmen bereiten unsere Experten Ihre MitarbeiterInnen auf die Veränderung vor, bauen Widerstände und Ängste ab und erreichen infolgedessen eine hohe Anwender-Akzeptanz des sozialen Unternehmensnetzwerks.
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Unsere Office 365 und Change Management Experten helfen Ihnen gerne weiter und rufen Sie zeitnah zurück!
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