Social Media in Unternehmen mit Office 365 – Teil 2: SharePoint & Social Intranet
Für Unternehmen kann Wissen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Im zweiten Teil unserer „Social Media in Unternehmen“ Serie geht es um Microsoft SharePoint Online und Social Intranet. Lassen Sie sich inspirieren und entdecken Sie anhand praktischer Beispiele zahlreiche Einsatzszenarien des Enterprise Content Management Systems.
Wie wir bei Net at Work SharePoint Online einsetzen
SharePoint Online vereint organisationale Informationen, Dokumente und Anwendungen zentral an einem Ort und unterstützt internes Wissensmanagement. Wir bei Net at Work nutzen die Webanwendung von Microsoft vor allem zur Dateikollaboration und als Basis für Portale und Geschäftsanwendungen.
Digital Workplace: Zentraler Zugriff auf Office 365 Anwendungen
Das SharePoint Online Menü – der sogenannte „Microsoft 365 app launcher“ – ermöglicht den direkten Abruf bevorzugter Office 365-Applikationen. Mit einem Klick erstellen Sie ein neues Word-, Excel-, PowerPoint- oder OneNote-Dokument, eine Forms-Umfrage oder eine Sway-Seite. Die Übersicht der zuletzt verwendeten Dateien beschleunigt den Zugriff, um die Bearbeitung eines bestehenden Dokumentes schnell und einfach fortzusetzen.
Social Collaboration: Dynamische und zeitsparende Zusammenarbeit an Office 365 Dokumenten
Erstellen, speichern und geben Sie Inhalte frei, unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden. In SharePoint Online abgelegte Dateien erlauben die nahtlose Dateikollaboration, mehrere Personen können zeitgleich an einem Office 365 Dokument arbeiten. Co-Authoring ermöglicht gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument mit bis zu 99 Kollegen, spart Zeit und verbessert die Teamkommunikation. Dadurch wird verhindert, dass zahlreiche Dokumentkopien an verschiedenen Orten von unterschiedlichen Personen erzeugt werden und am Ende zu einem Dokument zusammengeführt werden müssen.
Bei der zeitgleichen Bearbeitung eines Dokumentes lassen sich Änderungen sogar live im Dokument mitverfolgen. Ein Cursor mit dem Namen des Teammitglieds markiert dabei die aktuelle Bearbeitungsposition.
Um Feedback, Rückfragen oder Änderungswünsche mitzuteilen, empfehlen wir die Erwähnung mit dem Befehl @Name über die Kommentar-Funktion. Die entsprechenden Personen erhalten daraufhin automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.
Social Intranet: Zentrale Bereitstellung von Unternehmenspublikationen mit Interaktionsmöglichkeit
Das Net at Work Social Intranet basiert auf SharePoint Online und Powell 365. Die soziale Newsplattform bündelt Veröffentlichungen aus internen und externen Social Media Kanälen und Webseiten. Interaktionsmöglichkeiten erlauben dabei die Kommunikation in beide Richtungen und unterstützen MitarbeiterInnen, Wissen zu teilen und von anderen zu lernen. Die zentrale Bereitstellung unternehmensweiter Publikationen sorgt für eine dynamische Wissensvermittlung. Ziel eines Social Intranets ist es, die interaktive Zusammenarbeit zu fördern und damit einen Wandel in der Unternehmenskultur zu bewirken.
Social Intranet im Vergleich zum klassischen Intranet
Das Intranet hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Auch das Social Intranet richtet sich an einen fest definierten Personenkreis, beispielsweise innerhalb eines Unternehmens. Im Gegensatz zum klassischen Intranet ist es jedoch geräte- und standortunabhängig verfügbar, so dass auch MitarbeiterInnen ohne stationären PC-Arbeitsplatz (z.B. mobile MitarbeiterInnen, sogenannte Firstline Worker) darauf Zugriff erhalten. Social Media Features sorgen im Social Intranet für eine direkte Rückmeldung zu den Inhalten. Die Kommunikation über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg erhöht die Motivation und fördert den Austausch im Unternehmen. Bei Net at Work veröffentlichen Abteilungen wie das Change Management Team regelmäßig Projekterfahrungen und tragen damit aktiv zum Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens bei.
Abgrenzung Social Media Tools im Unternehmen: Yammer vs. Social Intranet
Im Gegensatz zu Yammer unterscheidet sich beim SharePoint Social Intranet die Veröffentlichungsquelle. Ein unternehmensinternes Redaktionsteam bestehend aus Personen verschiedener Abteilungen übernimmt die Bereitstellung der Informationen. Darüber hinaus sind die Filtermöglichkeiten bei der Social Intranet Suche weitaus leistungsfähiger. Zudem präsentiert das Social Intranet alle Informationen übersichtlich an einem Ort. Auf Gruppen wie in Yammer wird gänzlich verzichtet, stattdessen sorgen Team- und Kampagnenseiten für eine Gliederung der Inhalte.
Die Social Intranet Oberfläche im Überblick
SharePoint Online wird als Web-Applikation, iOS- und Android-App angeboten. Der umfassende geräte- und ortsunabhängige Zugriff ist daher sichergestellt. Das Hinzufügen einer Registerkarte in Microsoft Teams ermöglicht darüber hinaus die direkte Integration von SharePoint-Seiten wie dem des Social Intranet in das Teamwork-Tool.
Newsbereich & Quick Links
Der Kopfbereich des Net at Work Social Intranets zeigt externe Veröffentlichungen im Web-Blog und interne Beiträge auf SharePoint-Team-Webseiten in einer Slideshow. MitarbeiterInnen erhalten damit einen schnellen Überblick aktueller Publikationen.
Mit ansprechenden Icons gestaltete Quick Links verweisen auf organisationsweite Inhalte und Funktionen, abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens. So ermöglichen die Net at Work Quick Links unter anderem den Zugriff auf digitale Geschäftsprozesse. Die Erstellung eines Urlaubsantrags, einer Krankmeldung sowie die Beantragung eines Überstundenausgleichs ist damit regelkonform und standortunabhängig direkt aus dem Social Intranet durchführbar.
Termin- und Event-Übersicht informiert und baut Barrieren ab
Anschließend folgen im Net at Work Social Intranet die wichtigsten Termine. Dazu zählen interne sowie externe Veranstaltungen und die Geburtstage unserer MitarbeiterInnen. Eine zwanglose Gratulation zu diesem Anlass fördert den Abbau sozialer Barrieren und erweitert das eigene Netzwerk.
Social Media Kanäle animieren zu direktem Feedback im Social Intranet
Die nahtlose Integration Microsoft basierter Social Media Kanäle ermöglicht das Entdecken, Liken oder Kommentieren von unternehmensinternen Yammer-Beiträgen und Stream-Videos direkt im Social Intranet des Unternehmens.
Nicht alle MitarbeiterInnen verfügen über Accounts bei öffentlichen Social Media Applikationen wie Instagram, Twitter und YouTube. Die Einbettung der neuesten externen Veröffentlichungen vereinheitlicht den Wissensstand und animiert zur Verbreitung der Social Media Beiträge.
Zentrale Bereitstellung aktueller Dokumente
Ein eigner Bereich zeigt die neuesten Änderungen oder Uploads von unternehmensweit freigegebenen Dokumenten. Dazu zählen bei uns unter anderem die Unternehmensvision und -strategie, Leitlinien und Telefonnummern. Die zentrale Bereitstellung unterstützt die Informationsvermittlung.
Social Intranet Suche für dynamisches Wissensmanagement und Experten-Identifikation
Darüber hinaus bietet die Suche im Social Intranet vielfältige Möglichkeiten. Nach dem Urlaub filtert beispielsweise der Befehl * mit Eingrenzung des Veröffentlichungszeitraums die neuesten Beiträge, Dokumente, Personen und Kunden während der Abwesenheit.
Eine Personensuche unterstützt MitarbeiterInnen bei der Vernetzung. Zu den im Office-Profil auf freiwilliger Basis hinterlegten Informationen zählen Geburtsdatum, Fähigkeiten, Projekte und Hobbys. Innerhalb des Unternehmens tragen Profilinformationen zu offener Kommunikation und der Identifikation von Experten bei.
Fazit: Vorteile durch die erfolgreiche Einführung eines Social Intranets
Zusammenfassend resultiert die Einführung eines Social Intranets im Aufbau einer interaktiven, vernetzten Belegschaft. Das fördert den Wissensaufbau im Unternehmen und führt zur Steigerung der Produktivität.
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