Mitarbeitende begeistern, Gewinne maximieren: 5 effektive Schritte für den ultimativen Erfolg Ihres Microsoft 365 Projekts!
Veränderungsprozesse in der IT Landschaft erfordern nicht nur technische Expertise und Knowhow. Meist während der eigentlichen Umstellung auf Microsoft 365 stellen Projektbeteiligte mit Schrecken fest, dass Mitarbeitende die eingeführte Software wenig bis gar nicht nutzen.
Aber warum ist das so?
Trotz dessen, dass die neu errungenen Vorteile durch Microsoft 365 besonders für IT-Abteilungen offensichtlich erscheinen, plagt sich die Mehrheit der Mitarbeitenden mit Veränderungen ihrer Arbeitsweisen besonders im Hinblick auf Softwareneuerungen enorm.
Frustrierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden keinen Zugang zur richtigen Anwendung, sind überfordert und sehen keinen Mehrwert für sich. Im schlimmsten Fall verweigern sie die Anwendung als Ganzes, motivieren andere KollegInnen, die Software ebenfalls zu boykottieren oder verlassen sogar das Unternehmen.
Aber das muss nicht sein.
Wir bei Net at Work begleiten seit Jahren unsere Kunden vor, während und nach Veränderungen Ihrer IT Infrastruktur hin zu Microsoft 365. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Mehrwerte erkennen und sich mit der Anwendung in ihrer täglichen Arbeit wohl fühlen. So sichern wir die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, reduzieren massiv das Ticket-Aufkommen in den IT-Abteilungen und garantieren den Return of Invest des Gesamtprojekts.
Wie wir das machen? – Mit einer passgenauen Change Management Strategie.
Dabei haben sich in der aktiven Projektphase 5 Maßnahmen als besonders sinnvoll und effektiv erwiesen:
Microsoft 365 Schulungen für einen erfolgreichen Wandel
Erfolgreiche Veränderungsprozesse erfordern eine effektive Wissensvermittlung. Unsere interaktiven Live-Schulungen bieten das nötige Knowhow sowie praktische Anleitungen im Microsoft 365 Umfeld.
Zu Beginn legen wir gemeinsam die zu schulenden Mitarbeitergruppen fest und analysieren den tatsächlichen Bedarf. Vom initialen IT-Training vor dem eigentlichen Roll-Out bis hin zur Endanwenderschulung berücksichtigen wir die spezifischen Anforderungen verschiedener Gruppen, wie beispielsweise SekretärInnen, Multiplikatoren, AußendienstmitarbeiterInnen und ManagerInnen. Dabei ermöglichen wir sowohl klassische Vor-Ort Schulungen als auch remote oder hybride Formate, um den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden.
Unsere Schulungen zeichnen sich durch einen hohen Praxisanteil aus. Das Gelernte wird direkt in die Anwendung gebracht, sodass das Wissen langfristig verankert und unmittelbar genutzt werden kann. Zudem bieten wir Raum für die Diskussion von Herausforderungen und individuellen Problematiken, die in den jeweiligen Unternehmen auftreten können.
Im Rahmen einer ausgeklügelten Change Management Strategie für das gesamte Microsoft 365 Projekt erfassen unsere Consultants besonders in den Live-Schulungen die Stimmungslage der Mitarbeitenden. Wir nehmen uns Zeit, um Sorgen und Bedenken hinsichtlich der Nutzung anzusprechen und gewonnene Erkenntnisse in weitere Strategien und Maßnahmen für das gesamte Veränderungsvorhaben einfließen zu lassen.
Unsere Schulungen ermöglichen nicht nur die Vermittlung von Wissen, sondern fördern auch die Akzeptanz und Begeisterung für das neue System, um einen reibungslosen Übergang in die Microsoft 365-Welt zu gewährleisten.
Kostenlose Sprechstunde: 24.11.2023 | 11:00-12:00
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Kleine Lernhappen: Microsoft 365 Learning Nuggets
Eine weitere effektive und beliebte Maßnahme zur Vermittlung von Wissen zu besonderen Funktionen in Microsoft 365 sind unsere selbstentwickelten „Learning Nuggets“. Dabei handelt es sich um kurze, prägnante Videos von ca. 1-3 Minuten Länge, welche spezifische Funktionen im Microsoft 365 Umfeld erläutern. Das kann beispielsweise das Einstellen von Stellvertretungen in MS Teams sein oder das Erstellen von Online-Meetings.
Learning Nuggets treffen bei den AnwenderInnen oft auf große Beliebtheit, da diese im Gegensatz zur Schulung das flexiblere Abrufen von Wissen ermöglichen. Bei der Erstellung arbeiten unsere Consultants routiniert und zeitsparend: Gemeinsam mit unserem Kunden fixieren wir die zu verfilmenden Themen, erstellen Drehbücher und konzipieren das CI getreue Video.
Als Experten im M365 Umfeld bringen wir dazu das notwendige Knowhow für die technisch korrekte Darstellung mit und sorgen gleichzeitig mit beispielsweise animierten Passagen, einfliegenden Tipps, bewegten Icons und Zooms für eine simple, qualitativ hochwertige sowie unterhaltsame Darstellung der Inhalte. Dabei erstellen wir die Nuggets fast immer zusätzlich in englischer Sprache für internationale Standorte. Aber auch weitere Sprachen sind möglich, um eine globale Wissensvermittlung zu gewährleisten.
Das fertige Video binden wir anschließend gerne in Ihre Mediathek oder das Intranet ein und prüfen dieses auf Aktualität.
Kommunikationsseiten: Der Dreh- und Angelpunkt für nahtlose Kommunikation
Veraltete Bibliotheken, schwer zu erreichenden Materialen – die Aufgabe, Informationen zu verteilen und Kommunikationskanäle zu bündeln, erfordert zusätzliche Ressourcen während des Change Prozesses.
Wir bei Net at Work verstehen die einzigartigen Anforderungen jedes Unternehmens und bieten maßgeschneiderte Kommunikationsseiten, basierend auf SharePoint oder als ganzheitliches Intranet. Dabei erkennen wir die Vielfalt der Unternehmenskulturen an und ermöglichen es Ihnen, die Plattform nach Ihren individuellen Bedürfnissen zu gestalten.
Unsere Kommunikationsseiten sind das Herzstück eines nahtlosen Informationsaustauschs während der gesamten Umstellung und darüber hinaus – Dazu gehört eine ansprechende Startseite mitdynamischen Nachrichtenupdatesund und eine klare Präsentation der erarbeiteten Lernunterlagen. Zusätzlich erhalten Mitarbeitende wichtige Einblicke in den aktuellen Stand der Umstellung auf Microsoft 365.
Ein besonderes Highlight sind unsere FAQ Landingpages, die gemeinsam mit den Multiplikatoren auf Basis von Anwendungsfällen des täglichen Geschäfts erstellt werden. Hier finden Mitarbeitende schnell und einfach Antworten auf häufig gestellte Fragen; eine enorme Entlastung für das Ticketaufkommen in der IT. Alternativ bieten wir Ihnen einen etablierten Katalog mit den häufigsten Anwender-Fragen aus unseren bisherigen Projekt-Erfahrungen rund um das Thema Microsoft 365 und pflegen diesen zeitsparend und schnell in Ihre Kommunikationsseite ein.
Workshops: Mit den AnwenderInnen in den direkten Austausch treten
Als unterstützende Maßnahme nach dem tatsächlichen Roll-Out der Software bieten wir eine Starthilfe in Form eines Abteilungsworkshops. So können wir ermitteln, wie die Umstellung gelaufen ist, wie Maßnahmen von den Mitarbeitenden angenommen wurden und ggf. direkt Änderungen vornehmen.
Wir bei Net at Work beleuchten dabei vor Ort ganz konkret einzelne Abteilungen und Arbeitsweisen und bieten Raum, Fragen zu stellen, um ein noch besseres, individuelles Verständnis für die Software zu vermitteln. So beugen wir Frust vor und können die Arbeit mit M365 noch strukturierter und einfacher gestalten.
Beispielsweise räumen wir gemeinsam Strukturen auf und geben Tipps, welche Anpassungen für den konkreten Anwendungsfall sinnvoll erscheinen. Zusammen erarbeiten wir weitere Schritte und effiziente Vorgehensweisen, die wir in klaren ToDos festhalten.
Dabei steht der Mitarbeitende für uns im Mittelpunkt: Individuelle Hürden lösen wir sofort und bieten Raum für den direkten Austausch.
Multiplikatoren Konzept: Der Schlüssel zum Gesamterfolg
In zahlreichen Projekten hat sich unser bewährtes Multiplikatoren-Konzept bzw. die Champions Lounge als Schlüssel zum Gesamterfolg des Veränderungsprozesses erwiesen.
Was sind Multiplikatoren-Treffs und Champions Lounges? Es sind regelmäßige Austauschtermine, bei denen sich freiwillige, motivierte Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen für das Projekt engagieren. Sie sind das Sprachrohr ihrer Abteilungen und bringen die Wünsche, Bedenken und konkreten Herausforderungen ihrer Kolleginnen und Kollegen im Umgang mit der Software ein.
Oft entstehen Widerstände durch einseitige top-down-Kommunikation, die wenig Raum für Fragen, Anregungen und Wünsche lässt. Der Austausch in der Gruppe hingegen senkt die Hemmschwelle, Anwendungsszenarien kritisch zu betrachten und Rückfragen zu stellen. Dadurch schaffen wir eine enge Bindung zu Endanwenderinnen und -anwendern, denn ohne ihr Feedback kann keine noch so ausgetüftelte Change-Maßnahme den gewünschten Effekt erzielen.
Auch die Erstellung konkreter Maßnahmen gemeinsam mit den Multiplikatoren ist eine beliebte und effektive Vorgehensweise: So planen wir gemeinsam ein Jahres-Abschlussevent, erstellen Weihnachts-Quizze oder verlosen eine Smart-Watch. Wir als Projektteam feiern gemeinsam mit den Multiplikatoren wichtige Meilensteine und küren den Super-Champion.
Durch unsere Multiplikatoren erhalten wir wertvolle, ungefilterte Bedarfsanalysen. So können wir den Erfolg unserer bereits eingeleiteten Maßnahmen einschätzen und bei Bedarf optimieren.
Die Vorteile unseres Multiplikatoren-Konzepts in Kürze:
Gemeinsam mit unseren erfahrenen Experten gestalten Sie so einen Veränderungsprozess, der von Ihren Mitarbeitenden mitgetragen wird und zu nachhaltigem Erfolg führt.
Sie sind noch nicht überzeugt, haben Fragen oder möchten mit uns in den persönlichen Austausch treten?
Dann laden wir Sie herzlich zu unserer kostenlosen Sprechstunde am 24. November 2023 ein, bei der wir gemeinsam die Erfolgsgeschichte unseres Change Management Projekts mit unserem international renommierten Kunden CLAAS teilen werden – Ein Projekt, auf das wir sehr stolz sind.
Unsere Consultants sowie Andreas Stauff (CLAAS) freuen sich darauf, Ihre Fragen und Anregungen rund um das Thema erfolgreicher Veränderungsprozesse im M365 Umfeld zu beantworten.
Schauen Sie hinter die Kulissen und lassen Sie sich von den Ergebnissen inspirieren, die wir gemeinsam mit unserem Kunden CLAAS erzielt haben. Erfahren Sie aus erster Hand, wie wir eine nachhaltige Veränderungskultur geschaffen und die effektive Nutzung von Microsoft 365 ermöglicht haben.
Nutzen Sie diese einmalige Gelegenheit, um wertvolle Einblicke zu erhalten und von den Best Practices erfolgreicher Veränderungsprozesse zu profitieren.
Unsere Agenda für Sie:
- Präsentation der Erfolgsgeschichte unseres Projekts bei CLAAS
- Einblicke in unsere bewährte Vorgehensweise und umgesetzte Maßnahmen bei CLAAS
- Offene Diskussionsrunde mit unseren erfahrenen Change Management Consultants Nikolaj Marxcord und Isabel Holst sowie Andreas Stauff (Application Specialist Communication) bei CLAAS
- Austausch und Networking
Wir freuen uns darauf, Sie in unserer Sprechstunde persönlich zu begrüßen und Ihnen alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen, die Sie für Ihren eigenen erfolgreichen Veränderungsprozess benötigen .
Kostenlose Sprechstunde: 24.11.2023 | 11:00-12:00
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