Effektive User Adoption bei der Microsoft Copilot Einführung
Im Alltag gibt es diverse Zeitfresser, welche die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden bremsen. Um ein schnelles Ergebnis zu erzielen, ist der Austausch mit dem digitalen Assistenten Microsoft 365 Copilot oft eine gute Möglichkeit. Die Veränderung der Arbeitsweise durch dieses KI-basierte Tool führt bei einigen Mitarbeitenden jedoch auch zu Sorgen und Ängsten. Im nachfolgenden Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diesen bereits in der Planung Ihrer Microsoft Copilot Einführung proaktiv begegnen, um Ihren Veränderungsprozess erfolgreich zu gestalten.
Veränderungspotenzial durch Microsoft 365 Copilot
Bei Microsoft Copilot handelt es sich um ein KI-gestütztes, digitales Werkzeug, das den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden erleichtert. Hier können Fragen gestellt oder gemeinsam mit dem KI-Tool Aufgaben bearbeitet werden. Holen Sie sich beispielsweise Unterstützung bei ihrer Denkblockade, indem sie Copilot nach einem E-Mail-Entwurf für eine empathische und professionelle Antwort auf eine Kundenfrage bitten. Fehlende Informationen sind kein Problem mehr, da Sie sich eine automatische Zusammenfassung eines Meetings generieren lassen können. Insbesondere bei einfachen oder Routineaufgaben ist Copilot für Microsoft 365 in der Lage, Aufgaben zu automatisieren und dadurch mehr Zeit für die eigentliche Arbeit zu schaffen. Mehr Beispiele für die tägliche Anwendung finden Sie in unserem Microsoft 365 Copilot Blogartikel.
Die Beispiele zeigen die Vielfältigkeit der Anwendungsfälle für Microsoft 365 Copilot. Sie haben vermutlich aber auch erkannt, dass die Einführung dieses digitalen Werkzeugs in Unternehmen zu einer Veränderung in den Tätigkeiten, und möglicherweise Rollen oder Berufsbildern, führen wird. Neben der veränderten Arbeitsweise sollten Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeiten kennen, die das KI-basierte Tool mitbringt. Daher muss die Microsoft Copilot Einführung strukturiert begleitet werden, um Widerstände zu vermeiden und eine hohe Nutzungsquote zu schaffen.
Mitarbeitende einbeziehen mit effektiver Microsoft 365 Copilot User Adoption
Eine effektive User Adoption stellt Ihre Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. Unter dem Begriff User Adoption verstehen wir die Begleitung der Mitarbeitenden in den gewünschten Soll-Zustand und ihre Befähigung, mit den erforderlichen, neuen Arbeitsweisen umzugehen. Mit der effektiven User Adoption beginnen wir daher bei unseren Kunden bereits in der Planungsphase der technischen Microsoft Copilot Einführung.
Stimmungsbild erfassen
Um die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt zu rücken, ist es notwendig, sich mit den betroffenen Personen „auseinanderzusetzen“. Hier gilt es zunächst festzustellen, welche Meinungen zum Thema KI vorherrschend sind. Greifen Sie für die Aufnahme des Meinungsbilds auf Umfragen oder Interviews zurück. Optimalerweise wählen Sie ein Angebot im Workshop-Format, um einen Austausch mit und zwischen Mitarbeitenden zu schaffen. Auf diese Weise werden Sie Sorgen, Ängste oder auch Falschinformationen zu einem frühen Zeitpunkt wahrnehmen und diese direkt ausräumen können.
Neben der Aufnahme eines Stimmungsbilds bietet dieses Vorgehen den Vorteil, dass sich Ihre Mitarbeitenden beteiligt und gehört fühlen. Die aktive Teilnahme und die Möglichkeit, die eigene Meinung äußern zu dürfen, führt wiederum zu einer höheren Akzeptanz der Microsoft Copilot Einführung.
Transparente Veränderungskommunikation durch Multiplikatoren
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist es, diese Ergebnisse in einer transparenten Kommunikation zu berücksichtigen. Thematisieren Sie Sorgen und Ängste, damit sich Ihre Mitarbeitenden ernst genommen fühlen. Neben der Einbindung dieser Inhalte in bekannten Kommunikationsmitteln wie Newsletter oder Intranet-Beiträgen, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit sogenannten Multiplikatoren. Das sind Mitarbeitende, die sich freiwillig für die Begleitung des Veränderungsprozesses gemeldet haben und ihre Begeisterung für das Thema Microsoft 365 Copilot in das Unternehmen sowie in die Abteilungen tragen. Ihre besondere Rolle sieht es vor, dass diese Mitarbeitenden den Einführungsprozess mitgestalten und bei Entscheidungen nach ihrer Meinung gefragt werden. Auf diese Weise entwickeln sie Verständnis für die Veränderung und ihre Auswirkungen. Dieses Wissen wiederum tragen sie in ihre Bereiche und wirken durch eine transparente Kommunikation Sorgen und Ängsten entgegen.
Multiplikatoren sind Teammitglieder
Zusätzlich profitieren Sie durch die enge Zusammenarbeit mit Multiplikatoren von dem Vertrauensverhältnis zwischen Multiplikator und Mitarbeitenden. Für Ihre Mitarbeitenden ist es nun einmal einfacher „Günther von nebenan“ als einer fremden Person Sorgen und Ängste zu schildern. Zudem hat Günther einen Einblick in das Abteilungsgeschehen und kann Aussagen besser einordnen. So werden Äußerungen richtig bewertet und Herausforderungen, durch beispielsweise Falschinformationen, frühzeitig erkannt.
Falschinformationen bei der Microsoft Copilot Einführung entgegenwirken
Der Austausch mit den Multiplikatoren bietet zudem die Chance, möglichen Falschinformationen frühzeitig entgegenzuwirken. Sei es durch die verbale Kommunikation von Multiplikator, Führungskraft und Projektleitung oder in Form von schriftlichen Beiträgen über die üblichen Kommunikationswege des Unternehmens. In einem unserer Kundenprojekte hat unser Change Management Team beispielsweise eine „Gerüchteküche“ als Rubrik in das Mitarbeitermagazin aufgenommen, um diese proaktiv aus der Welt zu schaffen.
Microsoft Copilot Training für bessere Prompts als wichtiger Lerninhalt
Neben einer transparenten Kommunikation setzt eine effektive User Adoption die Wissensvermittlung bzw. Befähigung der Mitarbeitenden in der Nutzung des Tools voraus. Typischerweise wird bei der Gestaltung von Lernmaßnahmen der Fokus auf den Funktionsumfang einer Anwendung gelegt. Im Kontext der Microsoft Copilot Einführung ist das sogenannte Prompting ein wichtiger Inhalt vieler Lernmaßnahmen, zu dem wir in unserem Blogartikel bereits erste Tipps geben. Wichtig ist hier auf die speziellen Use Cases Ihres Unternehmens einzugehen.
Daneben wird ein weiterer wichtiger Lerninhalt gerne vergessen: das Verständnis über das Zusammenspiel der Anwendungen.
Schulung zum Teilen von Dateien in Microsoft 365
Das Wissen über die richtigen Berechtigungen beim Teilen von Dateien ist einer der Erfolgsfaktoren im Umgang mit dem KI-basierten Werkzeug. Mit den richtigen Entscheidungen beim Teilen aus OneDrive, Microsoft Teams oder SharePoint vermeiden Sie Data-Oversharing (das Teilen von zu vielen Informationen bzw. Dateien) und begegnen der Angst, etwas falsch zu machen. Um das zu erreichen, muss den Mitarbeitenden klar sein, was „richtiges“ Teilen bedeutet und welche Konsequenzen Fehler haben können. Daher empfiehlt es sich bei der Konzeption eines Schulungsplans eigene Maßnahmen für die Vermittlung dieses Lerninhalts zu berücksichtigen. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Microsoft 365 Copilot Governance Blogartikel.
Individuelle Use Cases bei der Microsoft Copilot Einführung beachten
In Kundenprojekten stellen wir fest, dass es Mitarbeitenden häufig schwerfällt, das allgemeingültige Wissen in ihrem persönlichen Arbeitsalltag umzusetzen. Daher empfehlen wir, neben einer Basisschulung zu den grundlegenden Zusammenhängen, immer individuelle Angebote zu schaffen, in denen Ihre Mitarbeitenden team- oder abteilungsspezifische Use Cases diskutieren können. Hierfür eignet sich beispielsweise ein Prozessworkshop, in dem die abteilungsspezifischen Prozesse untersucht und in den Microsoft 365 Kontext gebracht werden.
Fazit
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Microsoft Copilot Einführung ist ein individueller Ansatz, in dem Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen. Im Internet frei verfügbare (Lern-)Unterlagen können eine Basis beim Microsoft Copilot Training bilden, wir empfehlen allerdings mit individuell zugeschnittenen Inhalten und Lernmaßnahmen darauf aufzubauen. Daneben stellt die transparente Kommunikation, unterstützt durch Ihre eigenen Mitarbeitenden, einen wichtigen Baustein effektiver User Adoption dar. Mit individuellen Change Management Maßnahmen bauen Sie nicht nur Sorgen und Ängste ab, sondern erhöhen die Akzeptanz Ihrer Veränderung bei der Microsoft Copilot Einführung.
Copilot für Microsoft 365
Haben Sie eine konkrete Frage zum Thema Microsoft 365 Copilot Change Management oder benötigen Sie Unterstützung bei der Microsoft Copilot Einführung? Dann kontaktieren Sie uns gerne:
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