• Microsoft Stream Migration – warum Sie jetzt schon handeln sollten

Microsoft Stream Migration – warum Sie jetzt schon handeln sollten

Florian Aue, Dualer Student Intelligent Apps & Data bei Net at Work
Autor: Florian AueDualer Student Intelligent Apps & Data
Autor: Tobias MarkwartDualer Student Intelligent Apps & Data

Microsoft Stream ist ein beliebtes Videoportal für Unternehmen. Microsoft hat nun angekündigt, Stream (klassisch) bis zum 15. Februar 2024 komplett zu deaktivieren, der Video Upload wird sogar bereits Mitte Mai 2023 deaktiviert. Unternehmen sollten daher zeitnah handeln, um eine reibungslose Microsoft Stream Migration zu SharePoint sicherzustellen und von den neuesten Funktionen zu profitieren. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie am besten vorgehen, damit Ihre Videos sicher und zugänglich bleiben.

Microsoft Stream Vorteile

Der Einsatz des Videoportals Microsoft Stream bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Zum einen vereinfacht es den Upload, die Organisation und das sichere Teilen von Videos. Zum anderen fördert es den internen Informations- und Wissenstransfer. Viele Unternehmen nutzen Stream daher für Aufzeichnungen (von Webinaren, Meetings und Liveereignissen), Schulungsvideos und für die Unternehmenskommunikation. Eine Übersicht der Anwendungsmöglichkeiten finden Sie in unserem Blogartikel. Die Video-Plattform ist ein wichtiger Bestandteil von Office 365 (somit auch von Microsoft 365) und bereits in der kleinsten Lizenz enthalten.

Folgen der Deaktivierung von Stream (klassisch) und Timetable

Wie bereits erwähnt, wird Microsoft bald Stream (klassisch) deaktivieren, da die klassische Form den bedeutenden Nachteil hat, dass sie sich zwar im Microsoft 365 Netzwerk befindet, aber in diesem Netzwerk isoliert ist. Das bedeutet, dass Stream (klassisch) keine Verbindung zum Rest von Microsoft 365 hat, außer bei der Verwendung von Einbettungscodes und Links.

Am 15. Mai 2023 erfolgt der erste Schritt der Deaktivierung, denn bereits ab diesem Datum lassen sich keine Videos mehr hochladen. Admins können die Deadline im Stream Admin Center bis maximal zum 15. August 2023 verlängern. Danach können die User keine Videos mehr in Stream (klassisch) hochladen.

Die endgültige Deaktivierung von Stream (klassisch) erfolgt am 15. Februar 2024. Anschließend sind Ihre Videos auf der Plattform nicht mehr verfügbar. Wenn Unternehmen nicht reagieren, könnten wichtige Informationen verloren gehen. Zudem weichen Mitarbeitende eventuell auf alternative Video-Plattformen aus, die möglicherweise unsicher oder nicht datenschutzkonform sind.

Um derartige Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten Unternehmen eine fristgerechte Migration durchführen. Dabei werden alle Daten, die in Stream (klassisch) gespeichert sind, zu der neuen Stream-Version auf SharePoint Basis übertragen. Eine rechtzeitige Migration ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Informationen weiterhin zugänglich sind.

Vorteile von Microsoft Stream SharePoint

Microsoft Stream SharePoint ist Bestandteil von Microsoft 365 Apps. Es basiert auf derselben Speicherplattform wie andere Inhaltstypen. Videos werden dort z. B. wie Dokumente und Präsentationen in SharePoint und OneDrive gespeichert. Da alle Videos reguläre Dateien sind, fällt für Admins kein zusätzlicher Aufwand an, denn alle Verwaltungsfunktionen von Microsoft 365 sind darauf anwendbar (z. B. Archivierung, eDiscovery, Aufbewahrungsrichtlinien, usw).

Dass Mitarbeitende in Microsoft Stream SharePoint nun auf die gleiche Weise wie andere Microsoft 365 Dokumente, auch Videos kommentieren können, trägt zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit bei und regt damit den Wissensaustausch im Unternehmen an.

Microsoft Stream Migration: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Stream-Migration erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Wir empfehlen Ihnen folgende Schritte:

  • Kommunikation

    Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen User und Stakeholder über die bevorstehende Microsoft Stream Migration informiert sind. Bieten Sie zudem klare und regelmäßige Updates an, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt der Migration auf dem Laufenden sind.

  • Vorbereitung

    Machen Sie sich mit dem neuen System vertraut. Sichern Sie alle wichtigen Informationen, bevor Sie mit der Migration beginnen. Legen Sie klare Ziele und Meilensteine fest, um sicherzustellen, dass die Migration innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen wird.

  • Überprüfung von Daten und Inhalten

    Überprüfen Sie alle Daten und Inhalte, die Sie auf der klassischen Stream-Version gespeichert haben und entscheiden Sie, welche behalten und welche gelöscht werden sollen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Genehmigungen und Zustimmungen von den Usern haben, bevor Sie Inhalte löschen.

  • Microsoft Stream Migration

    Die eigentliche Migration erfolgt in der Regel automatisch durch Microsoft. Die Inhalte werden dabei in die neue Version in Microsoft Stream SharePoint übertragen. Überwachen Sie den Fortschritt der Migration und vergewissern Sie sich, dass alle Daten und Inhalte erfolgreich migriert wurden.

  • Überprüfung

    Überprüfen Sie, ob alle Inhalte und Funktionen in der neuen Version von Microsoft Stream korrekt funktionieren. Stellen Sie sicher, dass alle User Zugriff auf ihre Inhalte haben und alle Berechtigungen korrekt zugewiesen wurden.

  • Schulung

    Sorgen Sie dafür, dass alle User über die Migration informiert sind und sich mit der neuen Version von Stream vertraut machen können. Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, damit alle User die neuen Funktionen und Änderungen verstehen und effektiv nutzen können.

Fazit

Wichtig ist, dass die Microsoft Stream Migration trotz nahender Deadline gut geplant und koordiniert wird, um sicherzustellen, dass all Ihre Daten und Inhalte erfolgreich zu Microsoft Stream SharePoint migriert werden und Ihre User auf die neue Version von Stream zugreifen können. Wir empfehlen daher die frühzeitige Vorbereitung, um eine reibungslose Migration zu erreichen.

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